Circular Externa 050
| Emisor | Unidades Administrativas Especiales - Contaduría General de la Nación |
| Número de Boletín | 44923 |
Señores:
REPRESENTANTES LEGALES, JEFES DE ÁREAS FINANCIERAS, JEFES DE CONTROL INTERNO, JEFES DE CONTABILIDAD Y CONTADORES DE LOS ENTES PÚBLICOS DEL NIVEL NACIONAL Y TERRITORIAL DE LOS SECTORES CENTRAL Y DESCENTRALIZADO
Referencia: Actualización del Proceso de identificación y reclasificación de saldos por depurar, e incorporación de partidas no reconocidas para dar cumplimiento a la Ley 716 de 2001 y Decreto Reglamentario 1282 de 2002.
Apreciados señores:
Este Despacho, en cumplimiento de sus funciones legales y en particular las establecidas en los literales b) y c) del artículo 3º de la Ley 298 del 23 de julio de 1996, se permite impartir instrucciones tendientes a facilitar el proceso de saneamiento de la información contable pública de acuerdo con lo dispuesto en la Ley 716 de 2001 y Decreto Reglamentario 1282 de 2002; dada la necesidad de actualizar el procedimiento establecido en las Circulares Externas 013 de 1996 y 032 de 2000.
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Objetivos
¿ Inducir el proceso de identificación de las partidas inconsistentes que afectan los estados contables institucionales, con el objeto de revelar la magnitud y origen de los problemas, y generar el espacio que conlleve a que se adelanten las acciones pertinentes y la expedición de los actos administrativos que se requieran para que las áreas contables procedan a efectuar los ajustes que en cada caso correspondan.
¿ Definir lineamientos generales que contribuyan a la depuración de saldos antiguos, y permitan la incorporación de operaciones ciertas y verificables frente a la existencia de bienes, derechos y obligaciones.
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Ambito de aplicación
Estas instrucciones serán aplicadas por todos los entes públicos a que se refiere el Plan General de Contabilidad Pública, adoptado por la Resolución 400 de 2000.
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Procedimientos para el saneamiento contable
3.1 Depuración de saldos
Teniendo en cuenta que la información contable de las entidades objeto del presente procedimiento deberá cumplir con las condiciones y cualidades establecidas en los numerales 1.2.4 y 1.2.5 del Plan General de Contabilidad Pública-Marco Conceptual, en particular las correspondientes a la integridad, verificabilidad y objetividad de las cifras reveladas frente a la realidad económica de los bienes, derechos y obligaciones existentes, es indispensable que las entidades adelanten, una vez agotada la gestión administrativa, procesos de depuración de los diferentes rubros contables que conforman el Catálogo General de Cuenta s que presenten saldos no razonables e inconsistentes y que afecten la situación financiera y los resultados de la actividad, de acuerdo con lo dispuesto en la Ley 716 de 2001 y su Decreto Reglamentario 1282 de 2002; como consecuencia, entre otras, de las siguientes situaciones:
¿ Saldos pendientes de conciliar.
¿ Valores pendientes de recaudo o pago con elevada antigüedad.
¿ Acreedores y Deudores no identificados.
¿ Diferencias entre las existencias físicas de bienes y derechos y los saldos contables.
¿ Inexistencia de comprobantes de contabilidad, o de sus documentos soporte.
¿ Omisión en liquidación de contratos.
Para solucionar las falencias y deficiencias de orden contable anotadas, sin perjuicio de las acciones fiscales y legales que se deriven como responsabilidades a cargo de los servidores públicos producto de la disminución o deterioro del patrimonio público, deberá aplicarse el procedimiento establecido en la presente circular relativo al debido reconocimiento, valuación y revelación de las operaciones financieras, económicas y sociales.
En esta norma se indica que la información contable debe reflejar en forma consistente, razonable y ajustada a la realidad económica, la totalidad de las operaciones, y que en cumplimiento del proceso contable éstas deben quedar evidenciadas en documentos y libros de contabilidad, constituyéndose así, en una herramienta para el análisis y control de los distintos...
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