Circular Externa número 002 de 2014
| Emisor | Superintendencias - Superintendencia de Industria y Comercio |
| Número de Boletín | 49050 |
Bogotá, D. C.
Para: CÁMARAS DE COMERCIO
Modificación del numeral 1.2 del Capítulo Primero, Título VIII de la Circular Asunto: Única de la Superintendencia de Industria y Comercio
1. Objeto
Impartir instrucciones a las Cámaras de Comercio sobre la función de llevar el Registro Único de Proponentes, su inscripción, renovación, actualización, cancelación o la revocación de alguno de los actos inscritos y definir el formato y mecanismo a través del cual las entidades estatales deben reportar la información a las Cámaras de Comercio sobre contratos adjudicados, en ejecución, ejecutados, multas, sanciones e inhabilidades en firme.
2. Fundamento legal
De conformidad con lo establecido en el artículo 87 del Código de Comercio, en los numerales 17 y 19 del artículo 1º del Decreto 4886 de 2011 y en el numeral 13 del artículo 10 del mismo Decreto, "por medio del cual se modifica la estructura de la Superintendencia de Industria y Comercio, se determinan las funciones de sus dependencias y se dictan otras disposiciones", corresponde a la Superintendencia de Industria y Comercio ejercer las funciones de vigilancia, control e instrucción, respecto del desarrollo de las funciones propias de las Cámaras de Comercio, fijando criterios que faciliten su cumplimiento.
El artículo 6º de la Ley 1150 de 2007, reglamentado por el Decreto 1510 de 2013, establece que todas las personas naturales o jurídicas nacionales o extranjeras domiciliadas en Colombia, que aspiren a celebrar contratos con las entidades estatales, se inscribirán en el Registro Único de Proponentes de la Cámara de Comercio con jurisdicción en su domicilio principal. Así mismo, crea la obligación por parte de las entidades estatales de reportar mensualmente a la Cámara
de Comercio del domicilio principal del inscrito, la información concerniente a los contratos, su cuantía, cumplimiento, multas, sanciones e inhabilidades resultantes de los contratos que hayan sido adjudicados, los que se encuentren en ejecución y los ejecutados. Igualmente, señala que las condiciones de remisión de la información y los plazos de permanencia de la misma en el registro, serán los señalados por el Gobierno Nacional y que el servidor público encargado de remitir la información, que incumpla esta obligación incurrirá en causal de mala conducta.
Con fundamento en las disposiciones mencionadas la Superintendencia de Industria y Comercio imparte las siguientes instrucciones.
3. Instructivo
Modificar el numeral 1.2 del Capítulo Primero del Título VIII de la Circular Única, en los siguientes términos:
1.2. Registro Único de Proponentes
1.2.1. Libro de Registro de Proponentes
Para efectos del Registro Único de Proponentes, las Cámaras de Comercio llevarán el Libro I denominado "De los Proponentes", en el cual se inscribirá:
· El formulario RUES mediante el cual la persona natural o jurídica efectúe su inscripción en el Registro Único de Proponentes.
· El formulario RUES a través del cual, el proponente renueve su inscripción en el Registro Único de Proponentes.
· El formulario RUES contentivo de la actualización de los datos que figuren en el Registro Único de Proponentes.
· El formulario RUES mediante el cual la persona natural o jurídica cancele su inscripción en el Registro Único de Proponentes.
· El formulario RUES mediante el cual la persona natural o jurídica cambia su domicilio.
· El acto administrativo o la providencia judicial debidamente ejecutoriados, mediante los cuales se modifique la clasificación o los requisitos habilitantes del proponente.
· El acto administrativo debidamente ejecutoriado, en que se ordene la cancelación del Registro Único de Proponentes.
· El acto administrativo o la providencia judicial debidamente ejecutoriados, mediante los cuales se aclare, modifique, adicione o revoque parcial o totalmente la inscripción contenida en el Registro Único de Proponentes.
· El acto administrativo o la providencia judicial debidamente ejecutoriados, mediante los cuales se inhabilite al proponente.
· Los formatos en los cuales las entidades estatales suministren la información concerniente a contratos adjudicados, en ejecución y ejecutados, multas, sanciones e inhabilidades en firme.
· La cesación de efectos del Registro Único de Proponentes.
· Los demás actos que la ley o el reglamento prevea.
1.2.2. Procedimiento para llevar el Registro Único de Proponentes 1.2.2.1. Instrucciones generales
Los formularios y modelos de certificación serán uniformes en todas las Cámaras de Comercio.
Un ejemplar de los instructivos para el diligenciamiento del formulario deberá ser suministrado gratuitamente junto con el mismo. Adicionalmente, las Cámaras de Comercio podrán ofrecer a los proponentes el diligenciamiento de los formularios a través de medios virtuales y la información requerida para que puedan realizar cualquiera de los trámites enunciados en el párrafo anterior.
Las Cámaras de Comercio a través de la Confederación Colombiana de Cámaras de Comercio, Confecámaras, podrán determinar modelos estándar para las certificaciones que el interesado debe anexar a la solicitud de registro ante el Registro Único de Proponentes, los cuales, estarán a disposición de los proponentes en el Portal del Registro Único Empresarial y Social (RUES) y en los portales de las Cámaras de Comercio.
Al momento de ser presentado el formulario y los documentos soporte para registro, las Cámaras de Comercio los radicarán con la indicación de la hora y la fecha de recepción.
Los proponentes personas jurídicas deberán presentar junto con el formulario RUES, los estados financieros debidamente auditados con sus notas, por el Revisor Fiscal, Contador o Auditor según el caso y los siguientes anexos en los que se presenten, las principales cuentas a saber:
-
Principales cuentas detalladas del balance general
- Activo Disponible Inversiones Deudoras Inventarios
Propiedades, Planta y equipo
Intangibles
Diferidos
Otros activos
Valorizaciones
- Pasivo
Obligaciones financieras Proveedores Cuentas por pagar Impuestos, gravámenes y tasas Obligaciones laborales Pasivos estimados y provisiones Diferidos
Otros pasivos
Bonos y papeles comerciales
- Patrimonio Capital social Superávit de capital Reservas
Revalorización del patrimonio
Dividendos o participaciones decretados en acciones, cuotas o partes de interés social Resultados del ejercicio Resultados de ejercicios anteriores Superávit por valorizaciones ii) Principales cuentas del estado de pérdidas y ganancias
- Ingresos Operacionales No operacionales Ajustes por inflación
- Gastos
Operacionales de administración Operacionales de ventas No operacionales
Impuesto de renta y complementarios Ganancias y pérdidas
- Costos de ventas
Costo de ventas y prestación de servicios Compras
- Costos de producción o de operación Materia prima
Mano de obra directa Costos indirectos Contratos de servicios iii) Cuentas contingentes deudores y acreedores
- Cuentas de orden deudoras Derechos contingentes Deudoras fiscales Deudoras de control
Derechos contingentes por contra (CR) Deudoras fiscales por contra (CR) Deudoras de control por contra (CR)
- Cuentas de orden acreedoras Responsabilidades contingentes Acreedoras fiscales Acreedoras de control
Responsabilidades contingentes por contra (DB) Acreedoras fiscales por contra (DB) Acreedoras de control por contra (DB)
Una vez efectuada la inscripción, el secretario o quien haga sus veces insertará una constancia en el formulario que contendrá los siguientes datos:
· Cámara de Comercio correspondiente.
· Fecha de inscripción.
· Número de inscripción en el libro respectivo.
· Noticia de la inscripción, renovación, actualización o cancelación según el caso.
La constancia a insertar en el formulario podrá ser realizada en forma digital haciendo uso de medios electrónicos si así lo estima conveniente y si se dispone de los mecanismos tecnológicos adecuados para llevar a cabo en forma segura esta actividad.
Las Cámaras de Comercio asignarán a cada proponente persona natural o jurídica, nacional o extranjera un número único a nivel nacional, el cual corresponderá al número de identificación tributaria NIT.
En el caso de cambio de domicilio el proponente conservará este número, con independencia de que cada Cámara de Comercio asigne un número de inscripción y registro interno a los proponentes de su jurisdicción.
A cada proponente se le abrirá un expediente en el cual se archivarán en orden cronológico, el formulario y los documentos relacionados con su inscripción, renovación, actualización o cancelación, y demás documentos que sean objeto de inscripción en el Registro.
Los proponentes podrán solicitar su inscripción ante cualquier Cámara de Comercio, pero la inscripción la realizará aquella donde esté fijado el domicilio principal del proponente. En este caso, las Cámaras de Comercio remitirán la documentación a la Cámara competente de conformidad con lo señalado en el artículo 21 del Código de Procedimiento administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
La recepción que realicen las Cámaras de Comercio de los formularios, anexos y documentos soporte en la caja, no implica la aceptación del registro de la actuación del proponente por cuanto dicha solicitud está sujeta a la verificación documental que sobre el particular se haga
con el fin de determinar la congruencia de los requisitos habilitantes y la clasificación que se certifica, así como su correcto diligenciamiento y que se allegue la documentación completa, según lo establecido para cada caso en las disposiciones legales vigentes sobre la materia.
La Cámara de Comercio verificará la correcta aplicación de los criterios establecidos en las normas antes citadas para la verificación de los requisitos habilitantes de los proponentes constatando que la información suministrada, provenga de los documentos aportados por el interesado.
La inscripción en el Registro Único de Proponentes no implica la inscripción en el Registro Mercantil, ni en el Registro de Entidades sin Ánimo...
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