Circular externa número 000009 de 2018
| Emisor | Superintendencias - Superintendencia de Puertos y Transportes |
| Número de Boletín | 50535 |
PARA: SOCIEDADES PORTUARIAS MARÍTIMAS
SOCIEDADES PORTUARIAS FLUVIALES
MUELLES HOMOLOGADOS
LICENCIAS PORTUARIAS
AUTORIZACIONES TEMPORALES
EMPRESAS DE TRANSPORTE FLUVIAL
EMPRESAS DE TRANSPORTE MARÍTIMO
__OPERADORES PORTUARIOS_
DE:__SUPERINTENDENCIA DELEGADA DE PUERTOS_
FECHA:__MARZO 2018_
ASUNTO: SOCIALIZACIÓN POLÍTICA SECTORIAL - ARCHIVO _I DOCUMENTAL_
El Gobierno nacional expidió la Ley 594 de 2000, por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. Su objeto es establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado y comprende a la administración pública en sus diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen funciones públicas y los demás organismos regulados por la presente ley.
El artículo 26 del Decreto 2578 de 2012, establece la obligatoriedad por parte de las personas naturales o jurídicas de derecho privado, que estén bajo vigilancia del Estado de contar con un archivo institucional creado, organizado, preservado y controlado, teniendo en cuenta los principios de procedencia y de orden original, el ciclo vital de los documentos, y las normas que regulen a cada sector, así como las establecidas en la Ley 594 de 2000.
Igualmente, el Decreto 2609 de 2012, en su artículo 35 establece que es responsabilidad de las Superintendencias y los Ministerios en sus respectivos sectores, establecer normas para la formulación, implementación y evaluación del Programa de Gestión Documental de las entidades privadas bajo su inspección y vigilancia, de conformidad con lo establecido en el presente decreto, la Ley General de Archivos y demás normas reglamentarias.
Por lo anterior, y dada la diversidad de los sujetos de supervisión por parte de esta Delegada, es importante que los mismos conozcan algunos de los términos que se utilizarán en el cumplimiento de las normas mencionadas.
La Ley 509 de 2000, define:
Archivo. Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura.
Archivo público. Conjunto de documentos pertenecientes a...
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