Circular externa número 005 de 2011 - 12 de Octubre de 2011 - Diario Oficial de Colombia - Legislación - VLEX 592797522
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Circular externa número 005 de 2011

Texto Original (Diario Oficial de Colombia) Citas 3 Citado por Relacionados
Vincent
EmisorEstablecimientos Públicos - Archivo General de la Nación
Número de Boletín48220

(200)

PARA: TODAS LAS ENTIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA EN SUS DIFERENTES NIVELES Y LAS ENTIDADES PRIVADAS QUE CUM-

_PLEN FUNCIONES PÚBLICAS REGULADOS POR LA LEY 594 DE 2000.

Asunto: PROHIBICIÓN PARA ENVIAR LOS ORIGINALES DE DOCUMENTOS _DE ARCHIVO A OTRO TIPO DE UNIDADES DE INFORMACIÓN.

El Gobierno Nacional mediante la Ley 594 de 2000 y el Decreto 4124 de 2004 reglamentó la obligación de los organismos del orden nacional, departamental, distrital y municipal, así como de las entidades privadas que cumplen funciones públicas, de crear archivos para la adecuada conservación de los documentos producidos o recibidos en función de sus actividades o funciones.

De igual forma, el artículo 24 de la Ley General de Archivos, establece como obligatoria la elaboración y aplicación de las tablas de retención documental. En complemento a lo anterior, el Reglamento General de Archivos establece que la transferencia de los documentos en las diferentes fases del archivo, deberá incluirse en un plan de transferencias al archivo que corresponda.

Así mismo, de acuerdo con el artículo 11 de la citada ley, todas las entidades del Estado deben tener en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo de vida de los documentos y la normatividad archivística.

Teniendo en cuenta lo anterior, el Archivo General de la Nación ha advertido que algunas series documentales de carácter misional o parte de las series documentales constituidas por diferentes documentos están siendo remitidas a otro tipo de unidades de información tales como bibliotecas y centros de documentación, lo cual no sólo viola las normas legales en materia archivística, sino que afecta la integridad de los fondos de archivos. Tal es el caso de las series documentales: informes, proyectos técnicos, estudios técnicos, conceptos, y otros materiales de archivo que se encuentran en soportes sonoros o audiovisuales, por cuyo contenido informativo se envían a otras unidades de información, desmembrando la...

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