Circular externa número 21 de 2017
| Emisor | Establecimientos Públicos - Archivo General de la Nación |
| Número de Boletín | 50158 |
Para: Partícipes del Sistema de Compra Pública
Asunto: Uso del Secop II para crear, conformar y gestionar los expedientes electrónicos del Proceso de Contratación
La Agencia Nacional de Contratación Pública -Colombia Compra Eficiente- como ente rector del Sistema de Compra Pública, y el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado como ente rector de la política archivística, establecen las siguientes directrices para crear, conformar y gestionar los expedientes electrónicos del Proceso de Contratación en el Secop II.
I. Consideraciones generales
El Sistema Electrónico para la Contratación Pública (Secop) está conformado por varias plataformas electrónicas. El Secop II hace parte del Secop y es la plataforma transaccional para los Procesos de Contratación de las Entidades Estatales.
El Secop II beneficia a compradores públicos y a proveedores, reduce los costos asociados a la impresión, fotocopias y desplazamientos, permite la presentación en línea de las ofertas, hace más fácil el seguimiento a los Procesos de Contratación, el control disciplinario y fiscal, y la solución de controversias, pues permite seguir el detalle en tiempo real de las etapas del proceso de compra pública.
Es necesario ser usuario y tener una contraseña para tener acceso al Secop II. Las Entidades Estatales están habilitadas para crear usuarios, definir perfiles y otorgar permisos
para ver, editar, modificar y aprobar documentos electrónicos. El público en general puede ver los Documentos del Proceso y el detalle de los Procesos de Contratación.
El Secop II genera un expediente electrónico siempre que una Entidad Estatal crea un Proceso de Contratación. El expediente electrónico del Secop II cumple con los criterios para crear, conformar, organizar, controlar y consultar los expedientes de archivo del Proceso de Contratación de acuerde con el Capítulo III del Acuerdo número 002 de 2014 del Archivo General de la Nación. Particularmente, cumple con los requisitos del proceso de gestión documental: producción, gestión y trámite, organización documental (clasificación, ordenación, descripción), transferencias documentales y preservación a largo plazo y Has condiciones para la aplicación de los criterios de disposición final.
Los expedientes electrónicos de los Procesos de Contratación que genera el Secop II...
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