Circular Nº 400 de Superintendencia de Notariado, 2022
| Número de circular | 400 |
| Año | 2022 |
| Fecha | 18 Julio 2022 |
CIRCULAR No.
Bogotá D.C.,
PARA: Notarios del país.
DE: Superintendencia Delegada para el Notariado
ASUNTO: Protocolo de interoperabilidad para apostilla y legalización de documentos originados en las
notarías.
Respetados Señores Notarios,
El 26 de mayo pasado se firmó entre la Superintendencia de Notariado y Registro y el Ministerio de Relaciones
Exteriores el protocolo de interoperabilidad e intercambio de información con el que se pretende automatizar y
brindar mayor seguridad a la apostilla y legalización de los documentos originados en las notarías.
En diciembre del año pasado se llevaron a cabo capacitaciones para familiarizar a los notarios con la
operatividad del sistema.
Con ocasión de la entrada en aplicación del protocolo de interoperabilidad e intercambio de información, se
busca que los documentos originados por las notarías que se pretendan apostillar o legalizar sean cargados
por los notarios al aplicativo dispuesto por parte de la Superintendencia, el cual se encuentra interoperando con
los sistemas del Ministerio de Relaciones Exteriores, que recibirá la información correspondiente y ll evará a
cabo el proceso de apostilla o legalización, según corresponda. Este procedimiento contará con un periodo de
transición entre el 1 y el 18 de julio de 2022, siendo obligatorio a partir del 18 de julio de 2022.
1. Capacitaciones
Para tal fin, se realizarán nuevamente las capacitaciones pertinentes con el fin de que los notarios tengan
presente los procedimientos que se pueden llevar a cabo mediante el aplicativo de apostilla y legalización.
Asimismo, se
Capacitación del 30 de junio de 2022:
Se impartirá capacitación de 9:00 a.m. a 11:00 a.m.
Es preciso que con anterioridad a ingresar a la capacitación se registren en el siguiente link:
https://teams.microsoft.com/registration/qs8em3XG7kKylw6utRvMTA,1bjfCEDc4kuBSn-
jX0MhCA,OuaGZaYTPkSyGWw_e6I2Rw,LR2e8xNbmkqNklRyrbFqbg,vWczZD3lT0OW5s0_N76Bcg,SlPE
OclRhk2nGrejP-SP1g?mode=read&tenantId=9b1ecfaa-c675-42ee-b297-0eaeb51bcc4c
FECHA:
Junio 24 de 2022
400
Una vez registrados, podrán ingresar a la reunión a través del siguiente link:
https://teams.microsoft.com/l/meetup-
join/19:meeting_ZmVkMDM5ZjgtM2Y0Mi00ZTAxLTg5ZmYtOTI5ODYwOTQwZDA1@thread.v2/0?context=
%7B%22Tid%22:%229b1ecfaa-c675-42ee-b297-0eaeb51bcc4c%22,%22Oid%22:%22362ef63c-66b2-
4502-baaa-dab2cbf45bd2%22%7D
2. Aspectos necesarios para la capacitación y utilización del aplicativo de apostilla y legalización
A efectos de utilizar de manera adecuada el aplicativo de apostilla, y con el fin de brindar un mejor desarrollo a
las capacitaciones que se van a llevar a cabo por parte del Ministerio de Relaciones Exteriores y la
Superintendencia de Notariado y Registro, es preciso que los notarios revisen los siguientes documentos, los
cuales serán necesarios en la prestación del servicio:
2.1. Manual de Notarios para cargar documentos firmados digitalmente con fines de apostilla o de
legalización
Se adjunta a la presente Circular el Manual de Notarios para cargar documentos firmados digitalmente con fines
de apostilla o de legalización, a efectos de que sea leída por parte de los notarios y funcionarios de las notarías,
en donde se describe el paso a paso para cargar documentos susceptibles de ser apostillados o legalizados.
2.2. Vídeos tutoriales.
Se allegan vídeos tutoriales donde se observa la forma en que se debe llevar a cabo el proceso de
diligenciamiento y cargue de la información al Sistema Integrado de Servicios y Gestión – SISG– por parte de
los notarios. Para acceder a los mismos, podrán ingresar al siguiente link:
https://supernotariadoyregistro-
my.sharepoint.com/:f:/g/personal/juan_medina_supernotariado_gov_co/Ejzr1STLx-
ROsWi1ctrYsDgBtFPMNWEk11rKY23hwrDyeQ?e=HTB8Pb
2.3. Catálogo de muestras
A efectos de observar qué elementos tener en cuenta para diligenciar la información que se requiere para llevar
a cabo la apostilla, se comparte el Catalogo de muestras diseñado por parte del Ministerio de relaciones
exteriores, el cual contiene información por cada tipo de acto objeto de apostilla.
3. Soporte técnico
De igual forma, se recuerda que, a efectos de brindar soporte técnico y atender los interrogantes que puedan
surgir respecto del funcionamiento del módulo del trámite de apostilla y los documentos apostillados, se
establecen las siguientes líneas de atención:
Por parte de la Superintendencia de Notariado y Registro:
o soporte.sin@supernotariado.gov.co
o Teléfono: 018000910034 opción 3
Por parte del Ministerio de Relaciones Exteriores:
o temas.internos@cancilleria.gov.co (para procedimientos).
o registro.firmas@cancilleria.gov.co (para registro de firmas).
o Teléfono: 6013814000 Ext: 2089
Cordialmente,
DANIELA ANDRADE VALENCIA
Superintendente de Notariado y Registro
Proyectó: Juan Andrés Medina Cifuentes – Asesor SDN
Angie Stéphanie Andrade Cabrera – Asesora SDN
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