Circular Nº 7 Despacho Procurador General, 31-01-2008
| Fecha | 31 Enero 2008 |
| Emisor | Despacho Procurador General (Procuraduría General de la Nación (Colombia)) |
Le da alcance las Circulares 41 de 2005,39 del 2004, 58 del 2006 y Directiva 1 de 2004
Le dan alcance las Circulares 38 de 2009, 50 de 2009, 3 de 2011, 5 de 2011, Memorando 26 de 2013sg
CIRCULAR NÚMERO 007
(31 ENERO 2008)
DE: Procurador General de la Nación
PARA: Viceprocurador General, Procuradores Delegados, Secretario General,
Secretario Privado, Procuradores Auxiliares, Director Nacional de Investigaciones Especiales, Directora del Instituto de Estudios del Ministerio Público, Procuradores Regionales, Procuradores Provinciales, Procuradores Distritales, Veedora, Jefes de Oficina, Jefes de División, Coordinadores y demás servidores de la PGN
ASUNTO: Directrices sobre seguimiento a la documentación, registro en el SIAF y manejo de correspondencia.
El Sistema de Administración Financiera y Administrativa SIAF, Módulo de Correspondencia es un aplicativo para radicación y trámite de los documentos que ingresan y salen de la Procuraduría y cuenta con una tabla de entidades integrada por datos correspondientes al nombre, teléfono, dirección de las mismas, etc.
En lo atinente a las direcciones, la tabla de entidades fue cargada para algunas entidades con las direcciones de sus sedes principales y cuando se graba un documento en el sistema para su remisión, esta dirección es sugerida inicialmente por el mismo.
En el campo en el cual se diligencia la dirección en el módulo de correspondencia de entrada y el destinatario en el módulo de salida, el sistema permite que la dirección preestablecida sea reemplazada por una nueva, lo que es conveniente porque una misma entidad puede tener tantas direcciones como sedes tenga en el país y el sistema solamente puede cargar una.
Como quiera que la correspondencia se recibe ya organizada y en sobre cerrado por el Grupo de Correspondencia de la División de Registro y Control, los usuarios de las dependencias diferentes a dicho Grupo, deben verificar los datos de la correspondencia de salida, principalmente la dirección, teléfono, país, departamento y municipio de envío y hacer una verificación de las direcciones a través del directorio telefónico, de despachos públicos o por teléfono.
La Administración Funcional del SIAF módulo de Correspondencia incorporará la información de las direcciones de acuerdo con los datos que progresivamente se recaben y depuren, pero como es una tarea de ejecución sucesiva, es necesario que las diferentes dependencias, a través de sus respectivas secretarías hagan el seguimiento de los documentos que envían, especialmente si los temas allí tratados son importantes, porque conviene prever eventos ajenos a la PGN como que el documento se extravió en el correo o que el mismo pudo llegar a la entidad del destinatario pero no ser entregado al mismo, o que la entidad cambió de sede pero no publicó el traslado, por ejemplo, lo que escapa a las posibilidades del sistema y de sus Administradores Funcional y Técnico.
Por otra parte, en atención a los principios de celeridad y economía y por austeridad en el gasto se dispone lo siguiente respecto al...
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