Concepto Nº 152641 del Departamento Administrativo de la Función Pública, 20-04-2023
| Fecha de entrada en vigor | 20 Abril 2023 |
| Número de radicado | 20236000152641 |
| Año | 2023 |
| Fecha | 20 Abril 2023 |
| Número de oficio | 152641 |
| Materia | RETIRO DEL SERVICIO,Paz y Salvo |
Departamento Administrativo de la Función Pública
Concepto 152641 de 2023 Departamento
Administrativo de la Función Pública
1 EVA - Gestor Normativo
Concepto 152641 de 2023 Departamento Administrativo de la
Función Pública
*20236000152641*
Al contestar por favor cite estos datos:
Radicado No.: 20236000152641
Fecha: 20/04/2023 08:48:51 a.m.
Bogotá D.C
Referencia: RETIRO DEL SERVICIO. Solicitud de paz y salvo. Radicación: 20232060156092 del 10 de marzo de 2023.
En atención a la radicación de la referencia, en la cual plantea y consulta lo siguiente:
“laboró en una entidad territorial hace 26 años, como requisito para el pago de prestaciones sociales de un empleado que termina su relación
laboral, se le exige el paz y salvo de almacén y de la oficina de archivo, como también el informe de gestión, veo con extrañeza que el nuevo
asesor jurídico, emite un concepto jurídico que para el pago de prestaciones sociales no le debe exigir paz y salvo al empleado, ni informe de
gestión.”
Se da respuesta en los siguientes términos.
En primer lugar, es importante precisar que conformidad con el Decreto 430 de 20161, este Departamento Administrativo, efectúa la
interpretación general de la normatividad vigente, por lo tanto, no tiene competencia para intervenir en situaciones particulares de las
diferentes entidades públicas, dicha potestad corresponde concretamente a cada una de estas, dicho lo anterior, se procede a dar información
general respecto del tema objeto de consulta.
Ahora bien, en relación a los elementos que el exempleado tendría que entregar el momento de su retiro, el Decreto 2150 de 19952, dispone:
“ARTÍCULO 15. PROHIBICIÓN DE PAZ Y SALVOS INTERNOS. En las actuaciones administrativas queda prohibida la exigencia de cualquier tipo de
paz y salvo interno.”
La entrega del puesto de trabajo es definida en la Ley 594 de 20003, en el artículo 15 estipula:
"Responsabilidad especial y obligaciones de los servidores públicos. Los servidores públicos, al desvincularse de las funciones titulares,
entregarán los documentos y archivos a su cargo debidamente inventariados, conforme a las normas y procedimientos que establezca el Archivo
General de la Nación, sin que ello implique exoneración de la responsabilidad a que haya lugar en caso de irregularidades."
En su desarrollo reglamentario, el Decreto 2578 de 20124, en el artículo 24 complementa los requerimientos de la entrega de puestos de trabajo:
"Inventarios de documentos. Es responsabilidad de las entidades del Estado a través del Secretario General o de otro funcionario de igual o
superior jerarquía, y del responsable del Archivo o quien haga sus veces, exigir la entrega mediante inventario, de los documentos de archivo
que se encuentren en poder de servidores públicos y contratistas, cuando estos dejen sus cargos o culminen las obligaciones contractuales, De
igual forma, deberán denunciar ante los organismos de control el incumplimiento de esta obligación para las acciones del caso. // Parágrafo. El
deber de entregar inventario de los
documentos de archivo a cargo del servidor público, se circunscribe tanto a los documentos físicos en archivos tradicionales, como a los
documentos electrónicos que se encuentren en equipos de cómputo, sistemas de información, medios portátiles de almacenamiento y en
general en cualquier dispositivo o medio electrónico."
Referente a los deberes del servidor público, la Ley 1952 de 20195, establece:
ARTÍCULO 34. Deberes. Son deberes de todo servidor público (...)
Utilizar los bienes y recursos asignados para el desempeño de su empleo, cargo o función, las facultades que le sean atribuidas, o la información
reservada a que tenga acceso por razón de su función, en forma exclusiva para los fines a que están afectos. Custodiar y cuidar la
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