Conservación de documentos tributarios
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40 CONSEJO DE ESTADO
Conservación de documentos tributarios
Para declarantes y no declarantes, el plazo debe ser equivalente al término de rmeza de la declaración
de renta, que es la regla general, pero contabilizado a partir de momentos diferentes
Una primera lectura de los artículos 632 del
con fundamento en la entrada en vigencia de
cada uno, permitiría concluir lo siguiente: 1.-
Los documentos, informaciones y pruebas que
se hayan elaborado, expedido o recibido en vigen-
cia del artículo 632 del Estatuto Tributario, deben
conservarse por el tér mino de cinco años, conta-
dos a partir del 1º de enero del año siguiente al
de su elaboración, expedición o recibo. 2.- Los
documentos, informaciones y pruebas que se
hayan elaborado, expedido o recibido en vigen-
cia del artículo 46 de la Ley 962 de 2005, esto es,
luego del 8 de julio de 2005, siempre y cuando
hayan servido de soporte a u na declaración de
renta, deben conservarse “hasta que quede en
rme la declaración de renta”, término que, en
principio, puede ser de dos años. 3.- Tratándose
de documentos, informaciones y pruebas que se
hayan elaborado, expedido o recibido en vigen-
cia del artículo 46 de la Ley 962 de 2005, pero
que no son soporte de una declaración de renta,
deben conservarse por el término establecido en
el artículo 632 del Estatuto Tributario, esto es,
por espacio de cinco años. Eso porque la disposi-
ción del artículo 632 ibídem, impone el deber de
conservar los documentos, t anto para contribu-
yentes como para no contribuyentes y, el artícu-
lo 46 citado, sólo racionaliza el término para los
obligados a presentar declaración de renta . 4.- No
obstante la anterior alternativa hermenéutica, la
Sección no encuentra ninguna razón lógica que
justique que los plazos de cons ervación sean
diferentes para declarantes y no declarantes y
para documentos soporte o no. Mucho menos,
que el plazo sea mayor para los no declarantes
y para los documentos que no son soporte de las
liquidaciones privadas. No cabe duda alg una que
es más importa nte para la Administración Tribu-
taria contar con u n plazo mayor de conservación
de documentos respecto de los declarantes y sus
soportes documentales, precisamente porque
sobre ellos es que se ejerce ordinariamente la
facultad de scalización. Y dejar sólo la obliga-
ción de conservación de documentos contenida
en el artículo 632 del Estatuto Tributario para
los declarantes, bajo la consideración de que esa
fue la modicación introducida por la Ley 962
de 2005, le quitaría a la Administ ración Tribu-
taria una her ramienta importante para cumplir
sus funciones. En otros tér minos, entender que
el artículo 46 de la Ley 962 derogó o sustituyó
el artículo 632, en su totalidad, menosca baría las
facultades de scalización de la Administración.
En ese orden de ideas, una inter pretación armó-
plazo de conservación de documentos pa ra decla-
rantes y no declarantes debe ser equivalente al
término de rmeza de la declaración de renta,
que es la regla general, pero contabiliza do a par-
tir de momentos diferentes, a saber: 1.- Para los
contribuyentes el deber de conservación de los
documentos, informaciones y pruebas es de dos
años, hasta que quede en r me la declaración de
renta. 2.- Para los no contribuyentes el deber de
conservación de los documentos, informaciones
y pruebas es de dos años, conta dos a partir del 1º
de enero del año siguiente al de su elaboración,
expedición o recibo. Agréguese que el artículo
28 de la Ley 962 de 2005 no es aplicable para el
caso que se est udia, ya que éste se reere exclu-
sivamente a la obligación de los comerciantes de
conservar los libros y papeles de comercio, por su
calidad de comerciant e, que diere de la obliga-
ción de conservación de documentos, pruebas e
informaciones de todas las personas o entidades
contribuyentes o no contribuyentes. De acuerdo
con lo anterior, la Resolución, sí vulnera lo dis-
puesto en el artículo 632 del Estatuto Tributario,
de 2005, ya que la Administración Tributaria no
tiene la facultad de solicitar información, docu-
mentos y pruebas que excedan el tér mino de con-
servación de dos años, contados a par tir del 1º de
enero del año siguiente a la elaboración de los
documentos, o de la presentación de la declara-
ción, según el caso. (Cfr. Consejo de Estado, Sección
Cuarta de lo Contencioso Administrativo, sentencia
del 30 de abril de 2014, exp. 76001-23-31-000-2006-
00242-01 (18971), M.S. D r. Jorge Octa vio Ramírez
Ramírez).
Policía Nacional
La prima y subsidios por homologación al nivel ejecutivo no tienen el carácter de prestaciones periódicas al expedirse
el acto a la terminación de la relación laboral, razón por la cual frente a ellas opera la caducidad de la acción
La Sala debe precisar que, en efecto, la jurispr udencia de esta Corpora-
ción ha sido enfática en señalar que no opera el fenómeno de la caducidad
para demandar los actos que reconozcan o nieguen las mismas; sin embar-
go, al producirse la desvinculación d el servicio, se ha ce un reconoci miento
de prestaciones den itivas y, en tal medida, las prestaciones o reconoci-
mientos salariales que per iódicamente se reconocían y pagaban, bien sea
mensual, tri mestral, semestral, anu al o quinquenalmente, dejan de tener el
carácter de periód icos, pues ya se ha expedido un acto de reconocimiento
denitivo, al momento de niquitar la relación laboral. Siendo así, la Sala
estima que en este caso, el demand ante debió demandar oportuna mente el
acto en virt ud del cual se suspendió el pago de los emolumentos pretendi-
dos, el acto mediante el cual se produjo su homologación e incluso, recla-
mar oportunamente ante la administración su devolución al grado que
venía ostenta ndo en el escalafón d e Subociales de la Policía Nacional,
con posterioridad a la declaratoria de inexequibilidad del térm ino “nivel
ejecutivo”, mediante sentencia C-417 de 1994, si no estaba de acuerdo con
su continuidad en dicho nivel, y no esperar a que se produjera la desvin-
culación del servicio para hacer u na reclamación provocando un pronun-
ciamiento de la administración, pues se entiende que con dicha petición
lo que pretendió f ue revivir tér minos, razón suciente para con rmar el
fallo inhibitorio que declaró la caducidad de la acción. (Cfr. Consejo de
Estado, Sección Seg unda de lo Contencioso Administrativo, sentenc ia del 13 de
febr ero de 2 014, e xp. 47001-23 -31-000 -2010-0 0020- 01(1174-12), M. S Dr. Raf ael
Vergara Quintero).
Recurso de apelación en proceso disciplinario
Vulneración del derecho al debido proceso cuando se excede el término razonable para resolverlo
La Sala Disciplinaria de la Procuraduría
General de la Nación explicó que en el sub lite,
el término para resolver el recurso de apelación
propuesto contra la decisión de la Procuraduría
Delegada para la Moralidad Pública que sancionó
al tutelante con destitución e in habilidad para el
ejercicio de funciones públicas por el término de
diez (10) años por conductas acaecidas mientras
fungía como Gobernador, si bien está superado,
se justica por la complejidad que el examen del
expediente requiere dado su volumen -que com-
prende diez (10) cuadernos principales, siete (7)
anexos y quince (15) medios de grabación- y por
las diferentes peticiones que ha debido resolver
luego de haber asumido la competencia en segu n-
da instancia. De acuerdo con lo alegado, para la
Sala el proceso disciplinario no ha presentado
inactividad, pues luego del traslado para alegar
de conclusión -auto No. 25 del 19 de julio de 2012-
la Procuradur ía atendió solicitudes referentes a
expedición y remisión de copias auténticas de la
actuación a otras ent idades y también sobre infor-
mación del estado actual del tr ámite disciplinario,
por tal motivo se descarta la existencia de negli-
gencia por parte de los funciona rios responsables
de adoptar la decisión que se echa de menos. Pero,
justamente en atención al contenido de la sanción
apelada -destitución e in habilidad para el ejercicio
de funciones públicas-, y al momento en que se
inició la investigación disciplinaria, esto es, el 3
de octubre de 2011, la Sala encuentra fundado el
reclamo que invoca el accionante sobre la necesi-
dad de resolución del trámite seguido en su cont ra.
Entonces, en un examen de ponderación entre el
derecho que le asiste al investigado de conocer
prontamente la situación jurídica especíca que
en este caso presenta la condición especial de t ra-
tarse de una in habilidad para el desempeño de car-
gos públicos por el término de diez (10) años, de
cara a la justicación que tiene la entidad acciona-
da para sustenta r la omisión en resolver el recurso
de apelación en contra de dicha sanción por fuera
de los términos establecidos en la ley discipli-
naria, encuentra la Sala que la Procuradur ía ha
superado un térmi no razonable para la denición
del asunto lo impone mantener el amparo, pero
modicará la decisión de tutela en cuanto al plazo
concedido para el efecto. Tal decisión atiende a la
importancia de las de cisiones a cargo de la entidad
accionada y en esa medida considera la Sala que
dos (2) meses para denir el asu nto -que de paso
la propia Procuraduría señaló que se encuentra
en etapa nal cuando contestó la tutela-, son su-
cientes para que resuelva el recurso de apelación
interpuesto. (Cfr. Consejo de Estado, sentencia del 19
de junio de 2014, exp. 25000-23-41-000-2014-00415-
01(AC), M.S. Dra. Susana Buit rago Valencia).
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