Gaceta del Congreso del 08-07-2009 - Número 560TP (Contenido completo) - 8 de Julio de 2009 - Gaceta del Congreso - Legislación - VLEX 767225945
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Gaceta del Congreso del 08-07-2009 - Número 560TP (Contenido completo)

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Vincent
Fecha de publicación08 Julio 2009
Número de Gaceta560
GACETA DEL CONGRESO 560 Miércoles 8 de julio de 2009 Página 1
TEXTOS DEFINITIVOS
(Artículo 36, Ley 5a. de 1992)
IMPRENTA NACIONAL DE COLOMBIA
www.imprenta.gov.co
SENADO Y CAMARA
AÑO XVIII - Nº 560 Bogotá, D. C., miércoles 8 de julio de 2009 EDICION DE 52 PAGINAS
DIRECTORES:
REPUBLICA DE COLOMBIA
RAMA LEGISLATIVA DEL PODER PUBLICO
S E N A D O D E L A R E P U B L I C A
JESÚS ALFONSO RODRIGUEZ CAMARGO
SECRETARIO GENERAL DE LA CAMARA
www.camara.gov.co
EMILIO RAMON OTERO DAJUD
SECRETARIO GENERAL DEL SENADO
www.secretariasenado.gov.co
GACETA DEL C ONGRESO
I S S N 0 1 2 3 - 9 0 6 6
TEXTO APROBADO EN SESION PLENARIA
DEL SENADO DE LA REPUBLICA DEL DIA
11 DE JUNIO DE 2009 AL PROYECTO DE LEY
NUMERO 225 DE 2007 SENADO – 036 DE 2007
CAMARA
por la cual se reglamenta el ejercicio Profesional
de la Archivística, se dicta el Código de Etica y otras
disposiciones
El Congreso de Colombia
DECRETA:
TITULO I
DEL EJERCICIO PROFESIONAL DE LA
ARCHIVISTICA
Artículo 1º. 'H¿QLFLyQ. Para todos los efectos le-
gales, se entiende por ejercicio profesional de la ar-
chivística el desempeño laboral de profesionales, con
título legalmente expedido, en todo lo relacionado con
el manejo de los archivos, cuyo campo de acción se
desarrolla fundamentalmente en las áreas relaciona-
das con el conocimiento, organización, recuperación,
difusión, preservación de la información, conservación
y conformación del patrimonio documental del país.
Artículo 2°. Campos de acción. Para efectos de la
presente ley, el ejercicio de la archivística comprende:
a) La aplicación de los principios universales de pro-
cedencia y de orden natural en la organización tanto de
los archivos públicos como privados, bajo el concepto
de Archivo total, que comprende procesos tales como
la producción o recepción, la distribución, la consulta,
ODRUJDQL]DFLyQOD UHFXSHUDFLyQ\ ODGLVSRVLFLyQ¿QDO
de los documentos, en sus distintos soportes.
E /D SURGXFFLyQ LGHQWL¿FDFLyQ RUJDQL]DFLyQ
FODVL¿FDFLyQGHVFULSFLyQVHOHFFLyQ YDORUDFLyQGLDJ-
nóstico, conservación y custodia de documentos y en
general todas las actividades que propenden por el de-
sarrollo de la gestión documental.
c) La planeación, diseño, coordinación, control, ad-
ministración, evaluación y gerencia técnica de los pro-
cesos archivísticos, en sus distintos soportes.
G /D GRFHQFLD \ OD LQYHVWLJDFLyQ FLHQWt¿FD HQ HO
área de archivística, que se complementa de manera
interdisciplinaria con otras profesiones y disciplinas
D¿QHV
Parágrafo. Las actividades que propendan por el de-
sarrollo de la gestión documental se complementan de
manera interdisciplinaria con las tareas de reprografía,
PLFUR¿OPDFLyQ GLJLWDOL]DFLyQ UHVWDXUDFLyQ GLYXOJD-
ción, administración e investigación que en el marco
de la función archivística pueden realizar profesionales
y técnicos de otras disciplinas según su especialidad.
Artículo 3º. De los profesionales de la archivísti-
ca. Se entiende por profesionales de la archivística y
están amparados por la presente ley, los profesionales
técnicos, profesionales tecnólogos y profesionales uni-
versitarios que hayan recibido título de formación en
programas archivísticos en Instituciones de Educación
Superior, cuyo título corresponda a los niveles señala-
dos en la Ley 30 de 1992 o en las disposiciones legales
vigentes en materia de educación superior.
TITULO II
DEL EJERCICIO DE LA PROFESION DE AR-
CHIVISTICA
Artículo 4º. Requisitos para ejercer la profesión de
archivista. Para ejercer legalmente la profesión de Ar-
chivista en el territorio nacional, se requiere acreditar
su formación académica e idoneidad profesional me-
diante la presentación del título respectivo, el cumpli-
miento de las demás disposiciones de ley, la inscripción
en el Registro Unico Profesional de Archivistas y haber
obtenido la Tarjeta Profesional expedida por el Colegio
Colombiano de Archivistas.
Artículo 5°. De la tarjeta profesional. Solo podrán
obtener la Tarjeta Profesional de archivista, ejercer la
profesión y usar el respectivo título dentro del territorio
colombiano quienes:
Página 2 Miércoles 8 de julio de 2009 GACETA DEL CONGRESO 560
a) Hayan obtenido el Título Profesional de Archi-
vística otorgado por universidades, o Instituciones de
Educación Superior, legalmente reconocidas, confor-
me a lo establecido en el artículo 3º de la presente ley.
b) Hayan obtenido el Título Profesional de Archi-
vística, otorgado por universidades e Instituciones de
Educación Superior que funcionen en países con los
cuales Colombia haya celebrado tratados o convenios
sobre reciprocidad de títulos.
c) Hayan obtenido el Título Profesional de Archi-
vística, otorgado por universidades o Instituciones de
Educación Superior que funcionen en países con los
cuales Colombia no haya celebrado tratados o conve-
nios sobre reciprocidad de títulos; siempre y cuando
hayan obtenido la homologación o convalidación del
título académico ante las autoridades competentes,
conforme con las normas vigentes sobre la materia.
Artículo 6°. De la inscripción en el Registro Unico
Profesional de Archivistas y tarjeta profesional para
extranjeros. Quienes ostenten el título profesional de
Archivista y tengan la condición de extranjeros, y se
vinculen laboralmente o pretendan vincularse en Co-
lombia temporalmente en labores propias de la ar-
chivística, deberán obtener para tal efecto, Tarjeta
3URIHVLRQDO R FHUWL¿FDFLyQ GH LQVFULSFLyQ SURIHVLRQDO
temporal, según el caso, de acuerdo a las disposicio-
nes vigentes, concedidos por un período de un (1) año,
prorrogables por un periodo igual.
TITULO III
DEL EJERCICIO ILEGAL DE LA PROFESION
DE ARCHIVISTA
Artículo 7°. Ejercicio ilegal de la profesión. Quien
ejerza ilegalmente la profesión de Archivista sin el lle-
no de los requisitos, contemplados en la presente ley y
en las disposiciones legales vigentes, quedará inmerso
en el ejercicio ilegal de la profesión, sin perjuicio de las
sanciones que correspondan a las autoridades penales,
administrativas y disciplinarias, según el caso.
Igual sanción recibirá la persona que, mediante avi-
sos, propaganda, anuncios profesionales, instalación
GHR¿FLQDV ¿MDFLyQGH SODFDVPXUDOHV RHQ FXDOTXLHU
otra forma, actúe, se anuncie o se presente como Archi-
vista profesional, sin el cumplimiento de los requisitos
establecidos en la presente ley y en las disposiciones
legales vigentes.
Parágrafo. Incurre en ejercicio ilegal de la profe-
sión, el profesional de la archivística que estando de-
bidamente inscrito en el Registro Unico Profesional de
Archivistas, ejerza la profesión estando suspendida o
FDQFHODGDVX 7DUMHWD 3URIHVLRQDO R FHUWL¿FDGR GH LQV-
cripción profesional. De igual manera, quienes se en-
cuentren sancionados disciplinariamente.
Artículo 8°. Para el desempeño de un cargo público
o privado que requiera el ejercicio de la archivística,
en concordancia con lo dispuesto en el artículo 2° de la
presente ley, se requiere presentar la tarjeta o matrícula
SURIHVLRQDOGHDUFKLYLVWDRHOFHUWL¿FDGRGHLQVFULSFLyQ
profesional según el caso, expedido por el Colegio Co-
lombiano de Archivistas.
Parágrafo. Corresponderá a la Función Pública re-
JODPHQWDUODVFDUDFWHUtVWLFDV\SHU¿OHVGHORVFDUJRVGH
archivistas en las diferentes entidades del Estado y ni-
veles de la administración pública.
Artículo 9º. Prestación de servicios archivísticos.
Cualquier Sociedad, que preste servicios en el campo
del ejercicio de la archivística deberá contar con los
servicios de archivistas de acuerdo con lo establecido
en la presente ley, la Ley 594 de 2000, y las demás nor-
mas que las complementen.
TITULO IV
DE LAS FUNCIONES DEL COLEGIO COLOM-
BIANO DE ARCHIVISTAS
Artículo 10. El Colegio Colombiano de Archivistas
como entidad asociativa, que representa los intereses
profesionales, académicos y de responsabilidad deon-
tológica de esta área de las ciencias sociales y huma-
QtVWLFDVFRQIRUPDGR SRU XQ PD\RU Q~PHUR GH D¿OLD-
dos activos de esta profesión, con estructura interna y
funcionamiento democrático, plural y equitativo, que
IXQFLRQDUiFRQVXSURSLRSHFXOLR\FX\D¿QDOLGDGHVOD
defensa, fortalecimiento, apoyo, inspección y vigilan-
cia en el ejercicio profesional de la Archivística. A par-
tir de la vigencia de la presente ley tendrá las siguientes
funciones públicas:
a) Expedir la Tarjeta Profesional a los Archivistas,
previo cumplimiento de los requisitos establecidos en
la presente ley.
b) Crear el Registro Unico Profesional de Archivis-
tas y realizar el trámite de inscripción correspondiente.
c) Conformar el Tribunal Nacional Etico de Archi-
vística, para darle cumplimiento a las responsabilida-
des establecidas en el Código Deontológico o Código
de Etica, de que trata la presente ley y de conformidad
con las disposiciones legales vigentes y de su Regla-
mento Interno.
TITULO V
DEL CODIGO DEONTOLOGICO O CODIGO
DE ETICA PARA EL EJERCICIO DE LA PROFE-
SION DE ARCHIVISTICA
CAPITULO I
De los principios generales del Código de Etica
para el ejercicio de la profesión de Archivística
Artículo 11. De los principios generales. El ejerci-
cio profesional de la archivística debe ser guiada por
FULWHULRV FRQFHSWRV \ HOHYDGRV ¿QHV GH UHVSRQVDEL-
lidad, que propendan a enaltecer la profesión, por lo
tanto los profesionales de la archivística ejercerán su
profesión bajo los siguientes principios:
1. El archivista protegerá la integridad de los
bienes documentales que custodian, para que cons-
WLWX\DQ¿HOWHVWLPRQLRGHOSDVDGR La primera misión
del archivista consiste en proteger la integridad de los
documentos, conservarlos y custodiarlos. Simultá-
neamente velará por la integridad de los documentos,
IDFWRUTXHHQRFDVLRQHVSXHGHHQWUDU HQFRQÀLFWRFRQ
intereses y derechos de empleados, propietarios, usua-
rios, y en contradicción con el pasado, el presente y
el futuro. Actuará siempre con objetividad e imparcia-
lidad. Resistirá las presiones de cualquier fuerza que
intente manipular las evidencias, encubrirlas o distor-
sionar los hechos.
2. El archivista valorará, seleccionará y conser-
vará el material de archivo en su contexto histórico,
legal, administrativo y documental, manteniendo el
principio de procedencia de los documentos de ar-
GACETA DEL CONGRESO 560 Miércoles 8 de julio de 2009 Página 3
chivo. El archivista procederá de acuerdo con los prin-
cipios archivísticos generales aceptados y practicados.
Tendrá en cuenta la creación, conservación y difusión
de la información en soportes tradicionales, así como
la contenida en medios electrónicos y los multimedia.
Se interesará por seleccionar y recibir documentos para
resguardarlos y conservarlos en los archivos que tiene
a su cargo, así como para ordenarlos, describirlos y di-
fundirlos, facilitando su consulta. Valorará imparcial-
mente el material, basándose en el conocimiento de los
requerimientos que presenten las instituciones admi-
nistrativas y en las políticas de adquisición. Adelantará
la ordenación y descripción de los documentos que se
haya decidido conservar de acuerdo con los principios
archivísticos de procedencia y orden original, y siste-
matizará la información tan pronto como los recursos
se lo permitan. Adquirirá los documentos teniendo
como base la misión de las instituciones y los recursos
con que cuentan; por ningún motivo los adquirirá cuan-
do corran peligro su integridad o seguridad; y asegura-
rá su preservación en los lugares más apropiados. Co-
operará para que retornen al país de origen documentos
públicos que hubieran salido en tiempos de guerra u
ocupación.
3. El archivista evitará la realización de inter-
venciones que puedan afectar la autenticidad de los
documentos. El archivista garantizará el valor de los
documentos, incluyendo los soportes electrónicos y los
multimedia, durante el proceso archivístico: desde el
ordenamiento y la descripción hasta la conservación y
la consulta. Toda selección se realizará utilizando mé-
todos cuidadosos y de acuerdo con criterios estableci-
dos. El reemplazo de originales por otros formatos lo
hará de acuerdo con las normas legales y con el valor
intrínseco e informático de los documentos. El archi-
vista informará al usuario sobre los caminos tempora-
les de ubicación de los documentos, en caso de estar
restringida la consulta.
4. El archivista garantizará el continuo acceso y
la legitimidad de los documentos. El archivista selec-
cionará los documentos para ser conservados o destrui-
dos no sólo con el criterio de garantizar el testimonio
de la actividad de personas o entidades que los han pro-
ducido o acumulado, sino también para que sean objeto
de estudio en diferentes investigaciones. Será cons-
ciente de que adquirir documentos de dudoso origen,
aunque revistan gran interés, puede estimular el co-
mercio ilegal. Cooperará con colegas y otras entidades
judiciales en la persecución y aprehensión de personas
sospechosas de hurtar documentos.
 (O DUFKLYLVWD UHJLVWUDUi \ MXVWL¿FDUi SOHQD-
mente las acciones realizadas sobre el material que
tuvieren a su cargo. El archivista realizará acciones
favorables para salvaguardar los documentos durante
todo su ciclo vital y cooperará con quienes los produ-
cen para aplicar nuevos formatos y emplear nuevas
formas de gestión de la información. Se preocupará
no solo por recuperar archivos existentes, sino que ga-
rantizará que los procesos de producción de documen-
tos y el empleo de sistemas archivísticos se guíen por
procedimientos adecuados para preservar su valor. En
las negociaciones que adelanten los archivos para que
OHVVHDQ WUDQVIHULGRV GRFXPHQWRV R¿FLDOHV R SULYDGRV
VHWHQGUiQHQFXHQWDODDXWRULGDGTXH ORVWUDQV¿HUHHO
GRQDQWHRYHQGHGRUORV DFXHUGRV¿QDQFLHURVORVSUR-
gramas de procesamiento, los derechos de autor y las
condiciones de acceso. El profesional hará un registro
permanente de la documentación que ha ingresado y el
trabajo archivístico y de conservación realizado.
6. El archivista promoverá el mayor acceso posi-
ble a los documentos y ofrecer sus servicios a todos
los usuarios de manera imparcial. El archivista for-
mulará objetivos generales y particulares que involu-
cren la totalidad de los documentos que custodia. Ofre-
cerá información imparcial a los usuarios y utilizará
todos los recursos que estén a su alcance para prestar
sus servicios. No impondrá restricciones insensatas que
impidan el acceso a los documentos, pero podrá suge-
rir o determinar límites claramente establecidos y por
XQSHUtRGR GH¿QLGR 'HEHUi REVHUYDU GH PDQHUD SOH-
na e imparcial los acuerdos con los que se llegó en el
momento de adquirir los documentos, pero en aras de
liberalizar el acceso, y según las circunstancias, podrá
renegociar las condiciones. Responderá objetivamen-
te y con espíritu de colaboración a los requerimientos
razonables sobre los documentos que custodia y esti-
mulará la mayor consulta de acuerdo con las políticas
institucionales, los criterios de preservación, las condi-
ciones legales, los derechos individuales y los conve-
nios establecidos en casos de donación. Explicará de
manera imparcial las restricciones impuestas para la
consulta de los documentos.
7. El archivista respetará tanto el acceso público
como la privacidad de la documentación dentro del
marco de la legislación vigente. El archivista protege-
rá el carácter privado de la documentación institucional
y personal así como la referida a la seguridad nacional,
sin recurrir a la destrucción de la información, especial-
mente en el caso de los registros electrónicos que están
siendo continuamente actualizados y corregidos. Res-
ponderá la privacidad de los individuos que han produ-
cido los documentos o que son mencionados en ellos
y en particular de aquellas personas que no tuvieron
la oportunidad de manifestar su opinión sobre el uso o
disposición del documento.
8. El archivista no deberá de utilizar en bene-
¿FLRSURSLR R GH WHUFHURV VX SRVLFLyQ HVSHFLDO \ OD
FRQ¿DQ]DTXHODFRPXQLGDGKDGHSRVLWDGR HQpO El
archivista se abstendrá de realizar acciones que vayan
en detrimento de su integridad, objetividad e imparcia-
OLGDG1R EXVFDUiEHQH¿FLRSHUVRQDOHFRQyPLFR RGH
otro tipo, en detrimento de las instituciones, los usua-
rios, los documentos o de sus colegas. No recolectará a
título personal originales en el área de su competencia,
ni participará en el comercio de documentos. Evitará
realizar actividades que puedan crear en la opinión
S~EOLFDDSDULHQFLD GHXQ FRQÀLFWRGHLQWHUHVHV 3RGUi
consultar fondos documentales institucionales para
realizar investigaciones o publicaciones personales, las
cuales serán realizadas dentro de los mismos paráme-
tros aplicados a otros usuarios de los mismos fondos.
No revelará ni hará uso de la información obtenida en
su trabajo cuyo acceso sea restringido. Podrá revisar
o comentar investigaciones efectuadas en su campo,
incluyendo aquellos que han tomado fuentes documen-
tales de su propia institución. Impedirá a personas ex-
trañas a la profesión intervenir en su trabajo y en sus
obligaciones. Impedirá que su investigación particular
RVXV LQWHUHVHV GH SXEOLFDFLyQ LQWHU¿HUDQ FRQ HO SUR-
grama de trabajo o con las actividades administrativas
de la entidad donde labora. En caso de que pretenda
usar investigaciones inéditas u otras que reposen en su
institución como parte de sus propios estudios, deberá
QRWL¿FDUDORVDXWRUHVODLQWHQFLyQGHKDFHUOR

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