Gaceta N° 14760 de Cundinamarca, 08-06-2006
| Año | 2006 |
| Fecha de publicación | 08 Junio 2006 |
| Fecha | 08 Junio 2006 |
49
GACETA DE CUNDINAMARCA
No. 14.760
AG AC CT E S M
(C.C. F. ART.10 - A,F DECRETO 158 DE 2005)
12120.30.03
10 40
X
. Acciones de Tutela
CODIGO
SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCION DISPOSICION FINAL PROCEDIMIENTOS Y NORMAS
SECRETARIA DE HACIENDA
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
DEPENDENCIA PRODUCTORA: DIRECCION DE PENSIONES HOJA: 11
DE: 16
. Derechos de Petición con su respectiva respuesta
. Solicitud de Disponibilidad Presupuestal
.
Oficio
remisorio
de
liquidación
a
la
Secretaría
de
Salud
para
su
aprobación
(si es funcionario
o
exfuncionario
de
hospitales del Departamento)
.
Resolución
de
reconocimiento
y
pago
del
cupón
o
de la
cuota parte del bono pensional
.
Oficio
dirigido
ala
Secretaría
de
Hacienda
Departamental,
solicitando
el
pago
del
cupón
o
de
la
cuota
parte de bono pensional (según el caso)
.
Oficio
de
cobro
a
las entidades
contribuyentes
(en
caso
que
el
Departamento de Cundinamarca
sea
la
entidad
emisora)
.
Recibo
de
copia
del
oficio
mediante
el
cual
la
Secretaría
de
Hacienda
Departamental
da
aviso
al
Seguro
Social
sobre el pago efectuado)
Documento legal, administrati vo
e
informativo
al
cual se le
atribuye una valoraci ón
primaria
de
tipo
legal
penal
y
civil. El
tiempo de retención se
cuenta
a
partir
de
la
finalización del
proceso del último benef iciario.
Finalizado
este
tiempo
se debe
efectuar una selección
representativa
del
20%
de los
expedientes de aquellas
personas
que
hayan
tenido
trascendencia histórica cultural del Depart amento.
. Resoluciòn de Sustitución Pensional (si la hay)
. Fotocopia Recibo Consignación
. Liquidación Pensión
. Cuenta Cobro
. Resolución de Reconocimiento de Pensión
Historias Cuota Parte por Cobrar
. Número de cuenta Bancaria
. Oficio consulta y aceptación
AG AC CT E S M
(C.C. F. ART.10 - D,F DECRETO 158 D E 2005)
12120.30.04
10 40
X
(C.C. F. ART.10 - F,L DECRETO 158 DE 2005)
. Proyecto Resolución con Registro de Comprom iso
. Certificado Disponibili dad Presupuestal
. Oficio Solicitud Registro Compromiso
. Proyecto de Resolución
. Registro Civil de Nacim iento o Pártida de Bautismo
SECRETARIA DE HACIENDA
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
DEPENDENCIA PRODUCTORA: DIRECCION DE PENSIONES HOJA: 12
DE: 16
. Fotocopia Documento Identifi cación Pensionado
. Reintegro de Aportes por el ISS
. Oficio Aceptación u Objec ión
. Proyecto de Resolución Corregido
. Liquidación Corregida
. Oficio de Aviso de Pago
Hisorias Cuota Parte por Pagar
CODIGO
SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCION
. Certificado de Superviv encia
. Fotocopia Recibo Consignación
. Fotocopia de la Cédula
DISPOSICION FINAL PROCEDIMIENTOS Y NORMAS
. Oficio Orden de Pago
. Solicitud Cuota Parte por Pagar
. Certificado Actual de Superv ivencia
. Oficio Disponibilidad Presupuestal
Documento legal, administrati vo
e
informativo
al
cual se le
atribuye una valoraci ón
primaria
de
tipo
legal
penal
y
civil. El
tiempo de retención se
cuenta
a
partir
de
la
finalización del
proceso del último benef iciario.
Finalizado
este
tiempo
se debe
efectuar una selección
representativa
del
20%
de los
expedientes de aquellas
personas
que
hayan
tenido
trascendencia histórica cultural del Departamento.
. Certificado de Tiempo de Serv icios Sueldos y Primas
. Historia Laboral
. Liquidación Pensión
. Resolución de Reconocimiento de Pensión
AG AC CT E S M
12120.30.02 10 40
X
. Reporte de Novedad de Ingreso a Nómina
. Oficio Exclusión Nómina
. Informe de Mesadas
. Reporte de Novedad Afiliación a Salud del Sustituto
. Formulario de Afiliación EPS Sustitutos
Documento legal, administrativo e informativo al cual se le
atribuye una valoración primaria de tipo legal penal y civil. El
tiempo de retención se cuenta a partir de la finalización del
proceso del último beneficiario. Finalizado este tiempo se debe
efectuar una selección representativa del 20% de los
expedientes de aquellas personas que hayan tenido
trascendencia histórica cultural del Departamento .
. Oficio de solicitud de emisión y pago de un bono
. Fotocopia documento Identificación Beneficiario o
registro civil de defunción (según el caso)
. Certificado de empleadores para Bono Pensional
CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCION DISPOSICION FINAL PROCEDIMIENTOS Y NORMAS
. Oficio de envío de la liquidación provisional al Seguro
Social, Fondo Privado y Fondo de Revisión Social del
Congreso (si es el caso)
. Certificado Disponibilidad Presupuestal
SECRETARIA DE HACIENDA
TABLA DE RETENCI
Ó
N DOCUMENTAL
DEPENDENCIA PRODUCTORA: DIRECCION DE PENSIONES HOJA: 10 DE: 16
. Oficio de radicación de la liquidación definitiva
(C.C. F. ART.10 - A,F DECRETO 158 DE 2005)
Historias Bono Pensional
. Historia laboral del Seguro Social
. Formulario de autoliquidación de aportes
. Constancia de No pensión en ninguna entidad
. Solicitud Emisión Bono Pensional
. Certificados de sueldos a la última vinculación antes del
año 1992 (si el es caso)
. Certificado de sueldos devengados años 1991 - 1992
. Proyecto de resolución de pensión (en el caso que la
solicitud proceda del Seguro Social)
50 GACETA DE CUNDINAMARCA No. 14.760
AG AC CT E S M
12120.30.22 10 40
X
(C.C. F. ART.10 - A,F DECRETO 158 DE 2005)
10450.32 INFORMES
10450.32.02 Informes a Organismos de Control 28
X
Documento técnico al cual se le atribuy e una valoración
primaria de tipo legal administrativa. Cumplido su tiempo de
retención se debe efectuar una selección sistemática del más
significativo del año que consolide la mayor cantidad de
información, señalada
por
el
productor
documental
al
realizar la
transferencia primaria.
. Oficio Autorización Pago
. Comprobante Consignación
. Dos Declaraciones Extrajuicio Ter ceras Personas
. Archivo Magnético con Nov edades
. Oficio Remisorio
. Oficio Remisorio de Em bargo
. Fotocopia Documento de Identifi cación de Sustituto(s)
. Registro Civil de Defunc ión y Nacimiento del Pensionado
. Registro Civil Matri monio
. Declaración Extrajuici o Cónyuge
. Solicitud de Mesadas no causadas y no Cobradas
. Solicitud Pensión Post Morten
Historias Sustitución Pensional Document o legal, administrativo e informativo al cual se le
atribuye una valoraci ón
primaria de tipo legal penal y civil. El
tiempo de retención se cuenta a partir de la finalización del
proceso del último benef iciario. Finalizado este tiempo sedebe
efectuar una selección representativ a del 20% de los
expedientes de aquellas personas que hayan tenido
trascendencia histórica cultural del Depart amento.
. Solicitud Sustitución Pensional
. Fotocopia Documento de Identifi cación del Pensionado
SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCION DISPOSICION FINAL PROCEDIMIENTOS Y NORMAS
SECRETARIA DE HACIENDA
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
DEPENDENCIA PRODUCTORA: DIRECCION DE PENSIONES HOJA: 14
DE: 16
CODIGO
. Registro Civil Nacim iento o Partidas de Bautismo de
Sustitutos
. Original del Ofici o Enviado por el Juzgado
(C.C. F. ART.10 - L DECRETO 158 DE 2005)
AG AC CT E S M
10450.32.28
Informes de Gestión
218
X
10450.32.42
Informes de Ejecución Presupuestal
218
X
10450.34
INVENTARIOS
10450.34.03
Inventario de Bienes y Recursos
46
X
12120.35.15
Libro Radicador de Resoluciones
23
X
10450.41
ÓRDENES DE PAGO 5 15
X
(C.C. F. ART.10 - L DECRETO 158 DE 2005)
. Factura
Documento administrativ o,
informativo
y
técnico
al
cual se le
atribuye una valoración
primaria
de
tipo
legal
penal y civil,
relevante para l a historia
institucional.
Cumplido
su
tiempo de
retención se debe efect uar
una
selección
sistemátic a del
informe más representativ o
del
año
que
consolide
la mayor
cantidad de información de la v igencia.
(C.C. F. ART.10 - L DECRETO 158 DE 2005)
Documento administrativ o,
informativo
y
técnico
al
cual se le
atribuye una valoración
primaria
de
tipo
legal
contable.
Conservación Total.
(C.C. F. ART.10 - G DECRETO 158 DE 2005)
Documentoadministrativo
al
cual
se
le
atribuye
una
valoración
primaria de tipo legal
penal
y
civil,
relevante
para
la historia
institucional. Cumplido
su
tiempo
de
retención
se
debe
efectuar
una selección sistemática
de
un
mes
por
año,
la
cual debe
señalar el productor documental
al
realizar
la
transferencia
primaria.
. Acta de recibido a satisfacción del serv icio
(C.C. F. ART.10 - L DECRETO 158 DE 2005)
Documento esencial al
cual
se
le
atribuye
una
valoración
primaria de tipo legal
penal
y
civil,
relevante
para la
investigación histórica, social y cultural. De conservación total.
Documento de apoyo
al
cual
se
le
atribuye
una
valorción
primaria de tipo legal
administrativa.
Cumplido
su
tiempo de
retención se debe eliminar .
(C.C. F. ART.10 - L DECRETO 158 DE 2005)
. Registro de proveedores
. Solicitud de disponibilidad
. Registro de compromiso
. Registro de control documental
CODIGO
SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCION DISPOSICION FI NAL PROCEDIMIENTOS Y NORMAS
SECRETARIA DE HACIENDA
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
DEPENDENCIA PRODUCTORA: DIRECCION DE PENSIONES HOJA: 15
DE: 16
AG AC CT E S M
10450.30.07 515
X
12120.30.21 Historias Pensión de Jubilación 10 40 X
(C.C. F. ART.10 - A,F DECRETO 158 DE 2005)
. Facturas de Pago de Servicios
. Solicitud de Pensión de Jubilación
. Registro Civil de Nacim iento o Partida de Bautismo
. Certificado de Tiempo de Serv icios Sueldos y Primas
. Declaración bajo Juramento de no recibi r Pensión
. Interposición de Recurso de Reposición
Documento Informativ o, al cual se le atribuye una valoración
primaria de tipo legal , penal y civil, relevante para la
investigación histórica, soci al y cultural. De Conservación Total
. Certificados de Matrícula Inm obiliaria
. Liquidaciones pago de Impuestos
Historias de Bienes Inmuebles del Fondo
PROCEDIMIENTOS Y NORMAS
HOJA: 13
DE: 16
CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMEN TALES RETENCION DISPOSICION FINAL
. Reporte de Novedad de Ingreso a Nómina
Documento legal, administrati vo e informativo al cual se le
atribuye una valoraci ón primaria de tipo legal penal y civil. El
tiempo de retención se cuenta a partir de la finalización del
proceso del último benef iciario. Finalizado este tiempo sedebe
efectuar una selección representativ a del 20% de los
expedientes de aquellas personas que hayan tenido
trascendencia histórica cultural del Depart amento.
SECRETARIA DE HACIENDA
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
DEPENDENCIA PRODUCTORA: DIRECCION DE PENSIONES
. Aceptación u objeción de la Cuota Parte
. Historia Laboral ISS
. Certiticado Contrato Concurrencia Secret aría de Salud.
. Escritura o Título Propiedad
(C.C. F. ART.10 - G DECRETO 158 DE 2005)
. Fotocopia Documento de Identifi cación
. Avalúos
. Oficio Notificación Acto Administrativo
. Formulario de Afiliación en Salud
. Certificado Disponibili dad Presupuestal
51
GACETA DE CUNDINAMARCA
No. 14.760
AG AC CT E S M
12120.52 515
X
(C.C. F. ART.10 - A,B DECRETO 158 DE 2005)
10450.41 ORDENES DE PAGO 5 15
X
(C.C. F. ART.10 - L DECRETO 158 DE 2005)
12120.51 REPORTES
12120.51.02 28
X
. Registro de proveedores
. Sustición de pensiones
. Pensiones de Jubilación
Documento esencial al cual se le atribuye una valoración
primaria de tipo legal contable, relevante para la historia
institucional. De conservación total.
. Reajuste de pensiones
. Reliquidación de pensiones
. Registro de control documental
. Solicitud de disponibilidad
Reportes de Novedades de Nómina
RESOLUCIONES Documento esencial al cual se le atribuye una valoración
primaria de tipo legal penal y civil, relevante para la historia
institucional, la investigación histórica, social y cultural. De
Conservación Total. Ordenanza 24 de 1997 y Decreto 3206 de
1998.
. Acta de recibido a satisfacción del servicio
. Factura
. Registro de compromiso
Documento administrativo al cual se le atribuye una valoración
primaria de tipo legal penal y civil, relevante para la historia
institucional. Cumplido su tiempo de retención se debe efectuar
una selección sistemática de un mes por año, la cual debe
señalar el productor documental al realizar la transferencia
primaria.
HOJA: 16 DE: 16
PROCEDIMIENTOS Y NORMASCODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
(C.C. F. ART.10 - C DECRETO 158 DE 2005)
SECRETARIA DE HACIENDA
TABLA DE RETENCI
Ó
N DOCUMENTAL
DEPENDENCIA PRODUCTORA: DIRECCION DE PENSIONES
RETENCION DISPOSICION FINAL
AG AC CT E S M
11000.02
11000.02.10 515
X
11000.02.11 515
X
11000.02.12 515
X
11000.14 CIRCULARES
11000.14.01 Circulares Informativas Externas 28
X
11000.14.02 Circulares Informativas Internas 28
X
11000.16 CONCEPTOS
11000.16.07 28
(CCF ART. 2 - B DECRETO 63 DE 2005)
(CCF ART. 2 - B DECRETO 63 DE 2005)
Preconceptos Jurídicos
. Solicitud
Decreto 995 / 01
Documento esencialal cual se leatribuye una valoración primaria de
tipo legal penal y civil relevante para la historia institucional,
investigación histórica, social y cultural. De Conservac ión Total.
Documento esencialal cual se leatribuye una valoración primaria de
tipo legal penal y civil relevante para la historia institucional,
investigación histórica, social y cultural. De Conservac ión Total.
Documento administrativo, informativo y técnico al cual se le
atribuye una valoración primaria de tipo legal c ontable,
relevante para la investigación histórica, social y cultural.
Cumplidosutiempoderetenciónserealizaunaselección
representativa del 10%
SECRETARIA DE LA FUNCION PUBLIC
A
TABLA DE RETENCI
Ó
N DOCUMENTAL
DEPENDENCIA PRODUCTORA: DESPACHO DEL SECRETARIO HOJA: 1 DE: 4
DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCIÓN PROCEDIMIENTOS Y NORMAS
(CCF Decreto Nacional 3492 de 1986)
Actas de Posesión de Registradores
Actas de Posesión de Notarios
Documento esencial al cual se le atribuye una valoración
primaria de tipo legal penal y civil relevante para la historia
institucional, investigación histórica, social y cultural. De
Conservación Total.
ACTAS
(CCF Decreto Nacional 2817 de 1974)
Actas de Posesión de Magistrados
(CCF Ley 4 de 1913)
Documento informativo al cual se le atribuye una valoración primaria
de tipo legaladministrativo. Estos documentos contienen información
importante para los municipios, entidadesy organizaciones externas;
una vez pasado el tiempo de retención se debe eliminar porque
pierden vigencia.
Documento informativo al cual se le atribuye una valoración primaria
de tipo legaladministrativo. Estos documentos contienen información
que solo concierne a la institución o a los funcionarios, una vez
pasado el tiempo de retención se deben eliminar porque p ierden
vigencia.
AG AC CT E S M
11000.17
11000.17.02 515
X
11000.19 CONVENIOS
11000.19.06 Convenios Interadministrativos 32
X
. Oficio de solicitud
. Certificado de disponibilidad presupuestal
. Estudio de conveniencia
. Minuta del convenio
. Pólizas de garantía
(CCF ART. 2 - B DECRETO 63 DE 2005)
SECRETARIA DE LA FUNCION PUBLIC
A
Documento esencial al cual se le atribuye una valoración
primaria de tipo legal administrativo relevante para la
investigación histórica, social, cultural e institucional.
Corresponde a convenios hechos con entidades de ed ucación
superior para el manejo de practicas es tudiantiles. Cumplido su
tiempo de retención se debe efectuar una selec ción
representativa del 10% por año de aquellos convenios que
tengan información relevante para el Departamento , que
señala el productor documental al realizar la transfer encia
primaria.
HOJA: 2 DE: 4
TABLA DE RETENCI
Ó
N DOCUMENTAL
Concursos de Carrera Administrativa
DISPOSICIÓN FINAL
. Convocatoria
Documento esencialal cual se le atribuye una valoración primaria de
tipo legal penal y civil, relevante para la historia institucional.Los
documentos productos de los Concursos de Carrera Adminis trativa,
son de conservación total debido a que dan cue nta de la vinculación
de los servidores públicos del Departamento. En la actualidad s e
encuentran en tramite los Decretos reglamentarios de l a Nueva Le
y
deCarrera Administrativa Ley909 de 2004 queregulen los procesos
de la Comisión Departamental de Servicio Civil, aun así, los
antecedentes de Carrera Administrativa son de trámite en el
despacho de Talento Humano.
. Pruebas practicadas diligenciadas
. Oficio de notificación a la reclamación
. Oficios de reclamación
. Reporte de inscripciones
. Inscripciones
. Resolución de ampliación de plazo para
inscripciones (opcional)
. Listado de admitidos y no admitidos
. Oficio de asignación de jurados
. Oficio de apelación
CONCURSOS
PROCEDIMIENTOS Y NORMAS
. Invitación pública
CÓDIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCIÓN
DEPENDENCIA PRODUCTORA: DESPACHO DEL SECRETARIO
SECRETARÍA DE LA FUNCIÓN PÚBLICA
Despacho del Secretario
Para continuar leyendo
Solicita tu prueba