Concepto nº 220-001173, de Superintendencia de Sociedades, de 13 de Enero de 2015
OFICIO 220-001173 DEL 13 DE ENERO DE 2015
Ref: Radicación 2014-01-526914 27/11/2014
PÉRDIDA, EXTRAVÍO O DESTRUCCIÓN DE LIBROS Y PAPELES DEL COMERCIANTE -ARTÍCULO 135 DE DECRETO 2649 DE 1993.
Me refiero a su escrito radicado en esta entidad con el número citado en la referencia, mediante el cual expone lo siguiente:
“En la compañía se perdió el libro de actas, estamos haciendo todo el procedimiento con la Cámara de Comercio para solicitarlo, ellos me indican que se debe imprimir desde la página 1 hasta la 100, y que ustedes son la entidad encargada de establecer el procedimiento de las actas perdidas… si debo imprimir las actas que ya estaban impresas y después continuar con las nuevas actas?.”
Sobre su inquietud, respecto a la pérdida del libro de actas y el procedimiento idóneo para su recuperación o reconstrucción, es pertinente citar el Oficio 220-031780 del 27 de febrero de 2014, el cual se ocupa de los tópicos enunciados y determina dentro del marco legal, la actuación jurídica a seguir en aras de solucionar dicho impase:
(…)
“Sobre el particular me permito señalar que el artículo 189 el Código de Comercio, prescribió lo siguiente: “Las decisiones de la junta de socios o de la asamblea se harán constar en actas aprobadas por la misma, o por las personas que se designen en la reunión para tal efecto, y firmadas por el presidente y el secretario de la misma, en las cuales deberá indicarse, además, la forma en que hayan sido convocados los socios, los asistentes y los votos emitidos en cada caso. La copia de estas actas, autorizada por el secretario o por algún representante de la sociedad, será prueba suficiente de los hechos que consten en ellas, mientras no se demuestre la falsedad de la copia o de las actas. A su vez, a los administradores no les será admisible prueba de ninguna clase para establecer hechos que no consten en las actas.” (Negrilla fuera de texto).
“Así mismo, el artículo 195 ibídem estableció: “La sociedad llevará un libro, debidamente registrado en el que se anotará por orden cronológico las actas de las reuniones de la asamblea o de la junta de socios. Estas serán firmadas por el presidente o quien haga sus veces y el secretario de la asamblea o de la junta de socios.” (Negrilla fuera de texto).
“De igual forma el artículo el artículo 431 ídem, estableció: “Lo ocurrido en las reuniones de la asamblea se hará constar en el libro de actas. Estas se firmarán
por el presidente de la asamblea y su secretario o, en su...
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