Concepto nº 220-003200, de Superintendencia de Sociedades, de 21 de Enero de 2015
OFICIO 220-003200 DEL 21 DE ENERO DE 2015
ASUNTO: CONSERVACIÓN DE LIBROS PAPELES DEL COMERCIANTE DE SOCIEDADES EN LIQUIDACIÓN.
Me refiero a su escrito radicado con el número 2014-536786, mediante la cual formula algunas inquietudes relacionadas con las sociedades en liquidación, que
plantea de la siguiente manera:
“Fundamentos:
Existen varias normas dispersas relacionadas con la conservación y posterior destrucción de los documentos de los comerciantes y de las sociedades comerciales.
Actualmente se encuentra vigente el artículo 28 de la Ley 962 de 2005, que derogó tácitamente el art. 60 del Código de Comercio y parcialmente el artículo 134 del Decreto 2649 de 1993. Este último consagra el siguiente aparte, que al parecer continua vigente:
El liquidador de las sociedades comerciales debe conservar los libros y papeles por el término de cinco (5) años, contados a partir de la aprobación de la cuenta final de liquidación.
Igualmente encontré la Circular Externa 115-000006 de 23-12-2010 expedida por esa Superintendencia, que consagra lo siguiente
10. CONSERVACIÓN Y DESTRUCCIÓN DE LOS LIBROS
El artículo 134 del Decreto 2649 de 1993 señala que los entes económicos deben conservar debidamente ordenados los libros de contabilidad, de actas, de registro de aportes, los comprobantes de las cuentas, los soportes de contabilidad y la correspondencia relacionada con sus operaciones. Agrega que el liquidador de las sociedades comerciales debe conservar los libros y papeles por el término de cinco (5) años, contados a partir de la aprobación de la cuenta final de liquidación.
INQUIETUDES
Con fundamento en todo lo anterior, tengo las siguientes inquietudes:
1. ¿Las normas arriba transcritas se encuentran actualmente vigentes?
2. De acuerdo con la respuesta anterior, ¿se puede entender que esta es una norma especial para el caso de sociedades en liquidación y que, por lo tanto, una vez se apruebe la cuenta final de liquidación, sólo se debe garantizar la
conservación de los documentos de la Compañía por 5 años, o deben tenerse en cuenta otras normas con términos diferentes, bien sea comerciales, tributarias o laborales?
Para los fines de su inquietud, basta remitirse a los apartes pertinentes del oficio 220-034917 del 2 de junio de 2006, en el que este Despacho se ocupó del tema:
“(…
Con posterioridad la Ley 962 de 2005, en relación con la racionalización de la conservación de libros y papeles de comercio, a través del artículo 28 dispuso que:
“Los...
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