Concepto nº 220-059016, de Superintendencia de Sociedades, de 30 de Julio de 2012
Oficio 220-059016 Del 30 de Julio de 2012
ASUNTO: Tanto los proyectos de acto administrativo, como aquellos que encontrándose en firme contienen datos reservados no resultan de acceso para terceros ajenos a las actuaciones administrativas.
Me refiero a su escrito radicado en esta superintendencia con el número 2012-01-166356 mediante el cual consulta “…con base en qué normas y/o sustento jurídico algunas actuaciones son declaradas de “reserva documental” y se niega el acceso a terceras personas que no tienen un interés directo sobre el caso en estudio”.
R/. En relación con la documentación que reposa en los archivos de esta superintendencia cuyo acceso es restringido a terceros ajenos a las actuaciones administrativas adelantadas al interior de la misma, se tiene que esta entidad la ha catalogado según se trate de documentos o información sujeta a reserva legal, proyectos de acto administrativo, o actos administrativos en firme continentes de información clasificada como privilegiada o de reserva legal.
Se entiende por información que goza de reserva legal aquella respecto de la cual, como su nombre indica, la ley expresamente reconoce tal condición, tal como es el caso de aquella relativa a los libros de comercio que en virtud de lo dispuesto en los artículos 61 ys.s. del Código de Comercio no pueden ser examinados por personas distintas de sus propietarios o autorizadas por éstos para ello y mediante orden de autoridad competente, o aquella a que alude el artículo 48 de la Ley 222 de 1995 tal como los secretos industriales o datos en general que de divulgarse pueden ser utilizados en detrimento de la sociedad, etc.
En cuanto a los proyectos de actos administrativos a expedirse con ocasión de las actuaciones desplegadas por esta entidad conviene referir que de conformidad con lo dispuesto en el artículo 127 del Código de Procedimiento Civil, aún en vigor dado que la vigencia sobre este punto en el nuevo Código General del Proceso se encuentra postergada, hallándose pendiente alguna notificación que deba hacerse personalmente, ni las partes ni sus dependientes, podrán examinar la actuación sino después de cumplida la notificación respectiva, espíritu normativo que es aplicado indirectamente en las actuaciones administrativas adelantadas por esta entidad (a pesar de que no resulta de uso específico en las mismas) ya que esta entidad ha sido del criterio de que hasta tanto se presente la ejecutoria de los actos...
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