Concepto nº 220-085459, de Superintendencia de Sociedades, de 18 de Septiembre de 2010
Oficio 220-085459 Del 18 de Septiembre de 2010
Asunto: Reuniones No Presenciales – Artículo 19 de la Ley 222 de 1995.
Me refiero a su escrito radicado con el número 2010-01-173772, por medio del cual eleva una consulta en los siguientes términos:
“…informar las determinaciones de la Superintendencia de Sociedades respecto a lasreuniones No presenciales de la Junta Directiva y Asamblea de socios (para el caso de sociedades anónimas) y la manera en que en los Estatutos correspondientes deben adaptarse para tal efecto, de ser necesario.”
Sobre particular me permito manifestarle que las llamadas ‘reuniones no presenciales’, son aquéllas en virtud de las cuales, las mayorías pertinentes podrán deliberar o decidir por comunicación simultánea o sucesiva, utilizando para tal efecto los avances tecnológicos en materia de telecomunicaciones tales como fax, teléfono, teleconferencia, video conferencia, internet, conferencia virtual o vía "chat" y todos aquellos medios que se encuentren al alcance de los asociados.
En términos prácticos la posibilidad de realizar reuniones de esta manera, permite un acercamiento real entre los asociados, o de los miembros de la Junta Directiva, reportando beneficios tales como agilidad en la adopción de decisiones, reducción de gastos de desplazamiento y mayores condiciones de seguridad, posibilitando una mayor fidelidad, por cuanto la voluntad de cada uno puede ser expresada directamente, igualmente mediante grabaciones puede ser archivada, con lo cual se puede garantizar que no va a ser alterada, o mal interpretada por un vocero o representante, no requiriéndose para el efecto ninguna adecuación ni modificación alguna a los estatutos sociales.
Igualmente merece destacar, que para posibilitar este tipo de reuniones será preciso sujetarse a todos los requisitos que para tal efecto establece la ley, entre ellos, la participación de todos los socios o de todos los miembros de la junta directiva,según sea el caso, y la utilización de un medio susceptible de probarse; pero además, contar con la presencia de un delegado de esta Superintendencia 1.
Finalmente, no resulta de más agregar, que conforme quedó expresado en el punto 4 de la Circular 005 de 1996, la función primordial que está llamado a cumplir el delegado de la Superintendencia de Sociedades, es la de verificar la realidad e idoneidad del medio que se emplee para surtir la comunicación entre los asociados o miembros de la junta directiva, pues...
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