Concepto nº 220-128804, de Superintendencia de Sociedades, de 3 de Noviembre de 2009
Oficio 220-128804 Del 3 de noviembre de 2009
ASUNTO: Libro de Actas - Corrección de errores.
Me refiero a su escrito remitido inicialmente a la DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES, entidad que lo remitió a esta superintendencia donde fue radicado con el número 2009-01-263358, mediante el cual consulta “Si por error no se imprimió un acta en las hojas del Libro de Actas de Accionistas correspondiente al año 2007, es posible incorporarla en este momento al respectivo libro después de su fecha de elaboración? Tiene alguna implicación o alguna sanción? Cómo la ingreso, en el consecutivo que llevo al momento o cómo?”.
Sobre el particular, me permito manifestarle que de acuerdo con el artículo 125 del Decreto 2649 del 29 de diciembre de 1993, por el cual se reglamenta la contabilidad en general y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia, en su inciso segundo dispone: “….Los libros deben conformarse y diligenciarse en forma tal que se garantice su autenticidad e integridad. Cada libro, de acuerdo con el uso a que se destina, debe llevar una numeración sucesiva y continua. Las hojas y tarjetas deben ser codificadas por clase de libros.”
Por su parte, dispone el artículo 131 ídem: “LIBROS DE ACTAS. Sin perjuicio de lo dispuesto en otras normas legales, los entes económicos pueden asentar en un solo libro las actas de todos sus órganos colegiados de dirección, administración y control. En tal caso debe distinguirse cada acta con el nombre del órgano y una numeración sucesiva y continua para cada uno de ellos.
Cuando inadvertidamente en las actas se omitan datos exigidos por la ley o el contrato, quienes hubieren actuado como presidente y secretario pueden asentar actas adicionales para suplir tales omisiones. Pero cuando se trate de aclarar o hacer constar decisiones de los órganos, el acta adicional debe ser aprobada por el respectivo órgano o por las personas que este hubiere designado para el efecto.”
Y el artículo 132 ibídem preceptúa:”CORRECCION DE ERRORES. Los simples errores de trascripción se deben salvar mediante una anotación al pié de la página respectiva o por cualquier otro mecanismo de reconocido valor técnico que permita evidenciar su...
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