La Organización Personal
| Autor | Interconsulting Bureau S.L - ICB Editores |
| Páginas | 29-60 |
Objetivos
¿CÓMO INCREMENTAR SU ENERGÍA Y SU TIEMPO?
“Todo requiere tiempo. Es una ley universal. Todo trabajo lleva y precisa tiempo. Sin
embargo, mucha gente utiliza sin pensar este recurso único, irremplazable y necesario.
Ninguna otra cosa, distingue, quizás a los ejecutivos eficaces como su cuidadosa, y casi
amorosa, utilización del tiempo”.
Peter Drucker
Peter Drucker señala que el tiempo es el recurso más importante que tenemos.
Sin embargo, la pérdida del tiempo sólo la puede determinar uno mismo. Todo depende
de los objetivos que cada uno se plantee. Así lo que para una persona puede ser una
pérdida de tiempo, para otra puede ser un rato espléndidamente aprovechado.
Cuando vemos que no tenemos tiempo suficiente para sacar nuestro trabajo, ¿cuáles
pueden ser las soluciones? ¿Pasarse más tiempo trabajando?, ¿Trabajar más deprisa?.
Ambas soluciones nos llevan a problemas e inconvenientes de similar gravedad y riesgo.
En primer lugar, porque una persona no trabaja lo mismo cuando está descansada que
cuando está cansada. Después de ocho horas de trabajo, es imposible rendir de la
misma forma. Con el agravante de que cuanto más cansados nos encontramos, hay más
posibilidad de cometer errores.
En segundo lugar, es muy probable que la tarea efectuada no la realice adecuadamente
a la primera, y tenga que rehacerla una segunda vez, con la consabida pérdida de
tiempo y de productividad.
CARACTERÍSTICAS Y COMPONENTES DEL TIEMPO
Para realizar nuestro trabajo nos encontramos a diario con dos variables que tenemos
que administrar:
‚La carga de t
trabajo.
‚El
tiempo
disponible para realizarlo (habitualmente ocho horas).
De nuestra habilidad para ajustar ambas variables depende nuestro éxito para
organizarnos y, en consecuencia, nuestra capacidad para controlar el estrés.
Sin embargo, la variable tiempo presenta algunas características de las cuales a veces
no somos conscientes y que pueden, si no se tienen en cuenta, acarrear consecuencias
trascendentales.
El tiempo es un recurso totalmente diferente de los que solemos manejar y totalmente
atípico.
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REGLAS DE LAS CUATRO “I”
Todos conocemos las principales características del tiempo y, sin embargo las tenemos
muy poco en cuenta. Qué duda cabe de que el tiempo es como nos recuerda J. M.
Acosta:
‚
IMPRESCINDIBLE:
ningún acto humano puede ser realizado sin tiempo.
‚
INSUSTITUIBLE:
el factor tiempo no puede ser sustituido por ningún otro valor.
‚
INEXORABLE:
el tiempo pasa de forma inevitable y no podemos hacer nada por
detenerlo.
‚
INELÁSTICO:
no podemos hacer nada por estirar el tiempo.
Luego parece evidente que, en realidad, cuando perdemos tiempo, perdemos vida.
Hemos oído muchas veces el dicho: “ el tiempo es oro”. A mí me parece más acertado:
el tiempo es vida.
Y sin embargo, aún sabiendo que el tiempo es vida:
“Dedicamos más tiempo a decidir que hacemos con nuestro dinero que a cómo
gastamos nuestro tiempo”
Serban Shreiber
Pero siendo todas las características que ya hemos mencionado muy importantes, el
tiempo tiene una característica adicional, es tan o más importante que las anteriores, y
es que:
‚El tiempo se percibe de forma SUBJETIVA.
¿No es verdad que si estamos realizando un trabajo interesante o que nos agrada, se
nos pasa el tiempo rápidamente? Sin embargo, en otras ocasiones en la que, por
ejemplo, hemos decidido arreglar nuestro archivo, veinte minutos de dedicación nos
parece el doble. Las razones son principalmente subjetivas, el archivo nos aburre, no nos
gusta, etc., y hace que nos parezcan los minutos más largos.
Esta percepción subjetiva del tiempo tiene muchas consecuencias en el día a día.
¿SABES CÓMO UTILIZA SU TIEMPO?
Para conocer cómo podemos mejorar, lo primero que necesitamos saber es ¿de qué
punto partimos?
Si llamamos a un operario para que nos repare o nos haga un trabajo en casa, veremos
que tiene una estimación clara del tiempo que le puede llevar la operación.
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En consecuencia, sabe también, de forma bastante aproximada, conociendo el tipo de
reparaciones, la carga de trabajo que puede asumir para esa jornada.
Si nosotros queremos aprovechar bien nuestro tiempo, deberíamos tener la percepción
bastante ajustada del tiempo r
real
que nos llevan las tareas.
No obstante, tenemos que empezar por los cimientos y hacernos la pregunta clave:
‚¿En qué se nos va el tiempo? (¿cómo uso mi tiempo?)
Ésta es la piedra angular de mi mejora.
¿CÓMO DISTRIBUYO MI TIEMPO?
Después de ver cómo utilizo en general mi tiempo, nos vamos a centrar en nuestro
tiempo como profesionales en el trabajo.
Todos los días tomo decisiones estableciendo prioridades para realizar mi trabajo. De lo
que tengo pendiente y de lo que quiero que salga. Sin embargo, ¡cuántas veces al salir
del trabajo tenemos una sensación de no haber hecho nada de provecho!
EVALÚE SU JORNADA
Cada día decidimos la carga de trabajo que queremos realizar pero rara vez hacemos
una estimación del tiempo aproximado que me va a llevar cada tarea.
La consecuencia habitual es que con frecuencia no consigo terminar todo lo que me
había propuesto.
Sin embargo, si, desde un primer momento, hubiese adjudicado a cada tarea tiempos
aproximados, habría tenido una imagen bastante ajustada de lo p
posible a realizar
y no
de lo d
deseado.
El tener una visión de la realidad posible nos permite:
‚
Estructurar de nuevo prioridades, a la vista de las tareas que se nos han quedado
fuera.
Por ejemplo: tenemos varias reservas de viajes que realizar que se han quedado
fuera. Si las sigo posponiendo para otros días, me puedo encontrar con no
conseguir más adelante lo que necesito. Así que probablemente tendré que
revisar las tareas que he priorizado para:
oCambiarlas por otras que había programado y que quizás tiene menos
importancia si se quedan para otro día.
oAnticiparme y buscar para adelantar las tareas que, si se atrasan, pueden
constituir una crisis.
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