Ponencia para segundo debate al proyecto de ley 036 de 2007 cámara
PONENCIA PARA SEGUNDO DEBATE AL PROYECTO DE LEY 036 DE 2007 CÁMARA. por la cual se reglamenta el ejercicio profesional de la disciplina archivística, de sus profesiones auxiliares y se dictan otras disposiciones
Honorables Representantes:
Nos ha correspondido por designación de la honorable Mesa Directiva de la Comisión Sexta Constitucional Permanente de la Cámara de Representantes, el estudio para Segundo debate al Proyecto de ley número 036 de 2007 Cámara, por la cual se reglamenta el ejercicio profesional de la disciplina archivística, de sus profesiones auxiliares y se dictan otras disposiciones, iniciativa de origen parlamentario que pretende ajustar esta disciplina del conocimiento al ordenamiento jurídico colombiano; fue aprobada por la mayoría de los miembros que conforman la Comisión Sexta de esta Célula Legislativa, en Sesión de fecha 2 de octubre de 2007; lo anterior consta en el Acta número 09 del dos (2) de octubre de dos mil siete (2007).
Al presente proyecto actualmente le corresponde su trámite en la Plenaria de esta Corporación, con un propósito fundamental de contribuir en nuestra condición de Congresistas a que la historia del país se perpetúe per se, con el fortalecimiento del ejercicio profesional de quienes ostentan esta disciplina, con el fin de fortalecer la estructura del Estado en las competencias propias de la Archivística. Es relevante que continúe en el proyecto para mayor ilustración de los Representantes a la Cámara, los antecedentes de los archivos históricos y la situación actual de la archivística en Colombia.
ANTECEDENTES HISTORICOS Y TRANSFORMACION
DE LOS ARCHIVOS EN COLOMBIA
¿Desde los primeros años de la conquista española e Indias, las autoridades coloniales se dieron a la noble tarea, muy meritoria por cierto, de conservar sus valiosísimos archivos para poder informar periódicamente a la Corona de España sobre los acontecimientos en que les tocaba actuar, perpetuando su memoria¿[1] [1] .
Desde la época de la Colonia se ha visto el interés manifiesto por proteger la documentación de los archivos reales, tanto así que hoy gran parte de dicha documentación es custodiada y puesta al servicio de los ciudadanos por parte del Archivo General de la Nación. Sin embargo, no todos los documentos corrieron con la misma suerte ya que muchos de ellos fueron maltratados y sufrieron deterioros físicos (rasgaduras, mutilaciones, perforaciones, dobleces y faltantes), químicos (oxidación de tinta y soporte débil) y biológicos (ataque de hongos, insectos, roedores, etc.), aun los de la época republicana y los del actual siglo XXI.
El 17 de enero de 1868, el Presidente Santos Acosta expidió el Decreto Orgánico de los Archivos Nacionales, punto de partida para la conformación del Archivo Nacional, donde los documentos de archivo ¿fueron entendidos como elementos esenciales del patrimonio cultural de la Nación¿...
Aunque desde siempre hubo personas dedicadas a la latente necesidad de custodiar y servir la documentación, solo hacia inicios del siglo y de acuerdo con la urgente necesidad del país en materia archivística se crearon carreras técnicas y profesionales dedicadas a la formación de personas capaces de organizar...
Colombia como un Estado social de derecho democrático, participativo y pluralista cuyos fines esenciales son: ¿servir a la comunidad, promover la prosperidad general y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución; facilitar la participación de todos en las decisiones que los afectan y en la vida económica, política, administrativa y cultural de la Nación; defender la independencia nacional, mantener la integridad territorial y asegurar la convivencia pacífica y la vigencia de un orden justo¿¿. Soporta todas sus actuaciones y decisiones políticas, económicas y sociales en los documentos que a su vez constituyen los archivos del país.
El cumplimiento de los fines del Estado y el respeto de los derechos fundamentales consagrados en la Constitución Política de Colombia, como el derecho a la Información (artículo 23), Acceso a los Documentos Públicos (artículo 74), serán posibles si en la administración pública se establece una verdadera y responsable organización técnica de los archivos en todos sus niveles para poder recuperar con agilidad y en tiempo oportuno la información requerida por los ciudadanos.
Los archivos activos o de gestión, así como los archivos centrales son fundamentales para la administración pública y la guarda de los derechos ciudadanos, a su vez los archivos históricos conservan la memoria colectiva que es esencial para la identidad de la Nación. Por tales razones a ningún ciudadano y tanto menos a ningún funcionario le pueden ser indiferentes los archivos. En este sentido, la normatividad archivística sustenta la elaboración de proyectos y la definición de acciones archivísticas que hagan de los archivos centros de información útiles para la gestión administrativa y partes fundamentales del patrimonio cultural del país.
Teniendo en cuenta lo anterior, las entidades públicas en Colombia tienen la obligación de conformar archivos debidamente organizados al servicio de la comunidad, por tanto las personas responsables de su administración, deben ser profesionales en este campo. Dichos profesionales deberán atender lo dispuesto en la Ley 594 de 2000. Ley General de Archivos y las demás normas que la reglamentan. Así mismo, toda organización gestiona documentos que deberán estar organizados para dar cuenta de su gestión administrativa, su trayectoria y su importancia en desarrollo de su misión, conformando archivos que se convertirán tanto en la memoria institucional como en patrimonio documental del país, por lo cual deberán ser administrados por profesionales en archivística.
En la Constitución Política de Colombia y en la Ley 594 de 2000, conocida como Ley General de Archivos, y en los Acuerdos emitidos por el Archivo General de la Nación (AGN), se definen metodologías de trabajo para desarrollar la función archivística y se enuncia la necesidad de contar con personal profesional que reúna el perfil y las competencias requeridas, como se señala a continuación:
¿ El artículo 26 de la Constitución Política establece que las autoridades competentes inspeccionarán y vigilarán el ejercicio de las profesiones y de aquellas ocupaciones y oficios que impliquen un riesgo social.
¿ El artículo 14 de la Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos, estipula los principios relacionados con la propiedad, manejo y aprovechamiento de los archivos públicos y consagra en el parágrafo 1°: ¿La administración pública podrá contratar con personas naturales o jurídicas los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo¿.
¿ El artículo 18 de la Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos, contempla que las entidades tienen la obligación de capacitar y actualizar a los funcionarios de archivo, en programas y áreas relacionadas con su labor, así como propiciar y apoyar programas de formación profesional y de especialización en archivística desarrollados por instituciones educativas.
¿ El Acuerdo 037 de 2002, expedido por el Archivo General de la Nación determina:
Artículo 1°. Las personas naturales o jurídicas de derecho privado que tengan dentro de su objeto social la prestación de los servicios de que trata el artículo 14 parágrafos 1° y 3° de la Ley 594 de 2000, sin detrimento de lo establecido por otras leyes en forma general, deberán reunir los siguientes requisitos mínimos:
a) SERVICIOS EN PROCESOS ARCHIVISTICOS DE ORGANIZACION Y DESCRIPCION DE DOCUMENTOS, ELABORACION DE TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL Y TABLAS DE VALORACION DOCUMENTAL.
La persona natural deberá acreditar que tiene formación académica en archivística y/o ciencias de la información o que cuenta con una experiencia mínima de cinco (5) años en trabajos archivísticos.
La persona jurídica deberá acreditar que cuenta en su planta de personal con profesionales con formación académica en Archivística y/o ciencias de la información y será responsable del desarrollo de los procesos archivísticos que se le contraten.
Haber desempeñado la actividad y/o servicio con buen crédito que demostrará mediante certificaciones de prestación efectiva del servicio.
Artículo 2°. La administración pública en sus diferentes niveles y las entidades privadas que cumplen funciones públicas, para la contratación de los servicios archivísticos de que trata el artículo 14 de la Ley General de Archivos deberán evaluar las propuestas y verificar que estas cumplan los requisitos administrativos y técnicos regulados en el presente Acuerdo. Del estudio realizado se dejará constancia en el expediente del contrato que se adjudique.
La Administración pública para la contratación de los servicios reprográficos deberá previamente haber organizado los documentos y archivos de conformidad con las técnicas archivísticas.
Para la contratación de cualesquiera de los servicios a que se refieren los artículos 13 y 14 de la Ley General de Archivos, la Entidad deberá contar con la asesoría del Jefe de Archivo o quien haga sus veces.
¿ El Decreto número 4124 de 2004, por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos y se dictan otras disposiciones relativas a los archivos privados, determina:
¿Artículo 15. Régimen de los Archivos o Documentos...
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