Proyecto de Norma de Secretaría Distrital de Hacienda (Programa de Gestión Documental - PGD de la Secretaría Distrital de Hacienda de Bogotá D.C.")
| Fecha de Inicio de Comentarios Públicos | 28 Junio 2021 |
| Fecha de Fin de Comentarios Públicos | 07 Julio 2021 |
| Fecha de publicación | 28 Junio 2021 |
| Emisor | Secretaría Distrital de Hacienda |
| Materia | SECRETARIA DISTRITAL DE HACIENDA |
PROGRAMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL – PGD –2021-2024
JUAN MAURICIO RAMIREZ CORTES
Secretario Distrital de Hacienda
DIANA CONSUELO BLANCO GARZON
Subsecretaria General de Hacienda
GINA PAOLA SOTO CHINCHILLA
Directora de Gestión Corporativa
JOHN JAIRO VARGAS SUPELANO
Subdirector de Gestión Documental
Actualizado por:
OLGA LUCIA BONILLA OROZCO
Jefe Oficina Técnica del Sistema de Gestión Documental
SANDRA PATRICIA PALOMINO
Técnico Operativo
Tabla de Contenido
1. Aspectos Generales ......................................... ............................ ............................................................... 4
2. Introducción .................................... ............................ ............................................................................... 5
3. Alcance: ................................................................................... .................................................................11
4. Público al cual va dirigido ................................................... .....................................................................18
5. Requerimientos para el desarrollo del PGD ................................ ..............................................................19
5.1. Normativos.......................................................................................................................................19
5.2. Económicos: .................................................... .................................................................................24
5.3. Administrativos ...................................... .................................................................................. ........25
5.4. Tecnológicos ................................................................................. ...................................................31
5.5. Gestión del cambio ................................ .................................................................................. ........39
6. Lineamientos del proceso de gestión documental .....................................................................................4 1
6.1. Planeación .......................... .................................................................................... ..........................45
6.2. Producción: ................................................................. .....................................................................47
6.3. Gestión y Tramite: .......................................... .................................................................................48
6.4. Organización: .............................. .................................................................................... .................50
6.5. Transferencia: ........................................ .................................................................................. ........52
6.6. Disposición Final: ................................................................ ............................................................53
6.7. Preservación a largo plazo: ............................................. .................................................................54
6.8. Valoración: ...................................................... .................................................................................56
7. Fases de implementación del PGD ................................................. ..........................................................59
7.1. Fase de elaboración y actualización: ............................................................................. ...................59
8. Programas específicos ................................ .................................................................................. ............65
8.1. Programa de normalización de formas y formulario s electrónicos ..................................................65
8.2. Programa de documentos vitales o esenciales...... ............................................................................68
8.3. Programa de documentos electrónicos ............................................................................ .................69
8.4. Programa de archivos descentralizados ................. ..........................................................................74
8.5. Programa de reprografía......................... .................................................................................. ........77
8.6. Programa de auditoría y control ............................................................................. ..........................79
9. Armonización con planes y sistemas de gestión de la entid ad ........................................ ..........................8 1
Bibliografía ....................................................... ..................................................................................... ............83
Tabla de Ilustraciones
Ilustración 1. Programas objetivo PGD ................................................................... ........................................... 9
Ilustración 2. Programas específicos PDG ................................... .....................................................................10
Ilustración 3. Mapa estratégico SHD .............................. ...................................................................................1 1
Ilustración 4. Objetivos Estratégicos asociados al Prog rama de Gestión Documental ....... ...............................12
Ilustración 5. Actores responsables del PGD. .................. .................................................................................13
Ilustración 6 Requerimientos para el desarrollo del PGD ............................... .................................................19
Ilustración 7. Estructura Organizacional SGD. ....................... ..........................................................................26
Ilustración 8. Matriz de Riesgos Definidos para el CPR-43 ............................................................. .................31
Ilustración 9 Arquitectura SGDEA ............................................................... ...................................................32
Ilustración 10. Componentes BogData .................................................................... ..........................................33
Ilustración 11. Arquitectura Servicio SAP-WCC ........................................................... ...................................33
Ilustración 12 Arquitectura aplicaciones SDH ................................................................................ .................38
Ilustración 13 Potenciación de las capacidades en gestión documental ...................... .....................................40
Ilustración 14 Procesos de Gestión Documental ............................................................................. .................42
Ilustración 15. Mapa de macroprocesos SDH. ............................. .....................................................................43
Ilustración 16. Mapa de procesos implementación BogData. ............................................................................43
Ilustración 17. Proceso de Planeación ................................................. ..............................................................46
Ilustración 18 Producción documental ............................ .................................................................................47
Ilustración 19. Indexación en el SGDEA Desde la Digitalizació n ........................................................ ............48
Ilustración 20 Gestión y Tramite ........................... ............................ ..............................................................49
Ilustración 21 Organización Física ........................ .................................................................................... ......50
Ilustración 22 Organización Electrónica ....................................................................... ...................................51
Ilustración 23 Transferencias .......................................................................... .................................................52
Ilustración 24. Disposición documental .......................................................................... .................................54
Ilustración 25 Preservación documental ..................................... .....................................................................55
Ilustración 26. Proceso de Valoración ..................................................................... ..........................................56
Ilustración 27 Procesos de Gestión Documental en la SD H ......................................................... ...................58
Ilustración 28 Actores y responsabilidades del PGD en la SDH ....... ..............................................................62
Ilustración 29 Proceso CPR-43 ....................................................................... .................................................63
Tablas
Tabla 1. Componentes Normativos - Leyes ..................... .................................................................................20
Tabla 2. Componentes Normativos - Decretos ........................................................................ ..........................21
Tabla 3. Componentes Normativos Directivas ............................................................... ...................................21
Tabla 4. Componentes Normativos Acuerdos ......................................................... ..........................................22
Tabla 5. Componentes Normativos Circulares ............................................................... ...................................22
Tabla 6. Componentes Normativos Externos ............................................... .....................................................23
Tabla 7. Componentes Normativos Internos ....................................... ..............................................................24
Tabla 8. Recursos Humanos y Roles ................................................................ .................................................30
Tabla 9. Aplicaciones Transversales ....................................... ........................... ...............................................34
Tabla 10. Aplicaciones Legados ..................................... ...................................................................................3 7
Tabla 11. Proyectos Específicos Gestión del Cambio ......................................... ........................... ...................40
Tabla 12. Gestión del Cambio SIC .......................................................................... ..........................................41
Tabla 13. Procedimientos que Componen el CPR-43 ......................... ..............................................................45
Tabla 14. Proyectos Específicos del Proceso de Planeac ión .............................................. ...............................46
Tabla 15. Proyectos Específicos del Proceso de Producción .............................................................................4 8
Tabla 16. Proyectos Específicos del Proceso de Gestión y Trám ite ..................................................................49
Tabla 17. Proyectos Específicos del Proceso de Organización .......................................... ...............................51
Tabla 18. Proyectos Específicos del Proceso de Disposición Documental ............................... ........................53
Tabla 19. Indicadores ................................................... .................................................................................. ...64
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