Resolución 000013 de 2021 de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, 11-02-2021
| Número de resolución | 000013 |
| Fecha | 11 Febrero 2021 |
RESOLUCIÓN NÚMERO
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Por la cual se implementa y desarrolla en el sistema de facturación electrónica la
funcionalidad del documento soporte de pago de nómina electrónica y se adopta el
anexo técnico para este documento.
EL DIRECTOR GENERAL DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL
DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES
En ejercicio de las facultades legales y en especial las consagradas en el numeral 12
del artículo 6 del Decreto 4048 de 2008, el parágrafo 6 y el parágrafo transitorio 2 del
artículo 616-1 del Estatuto Tributario y el artículo 1.6.1.4.27. del Decreto 1625 de 2016,
Único Reglamentario en Materia Tributaria y
CONSIDERANDO:
Que el parágrafo 6 del artículo 616-1 del Estatuto Tributario, establece: “El sistema de
facturación electrónica es aplicable a las operaciones de compra y venta de bienes y
de servicios. Este sistema también es aplicable a otras operaciones tales como los
pagos de nómina, las exportaciones, importaciones y los pagos a favor de no
responsables del impuesto sobre las ventas -IVA”-.
Que el parágrafo transitorio 2 del artículo 616-1 del Estatuto Tributario establece “La
Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN establecerá el calendario y los
sujetos obligados a facturar que deben iniciar la implementación de la factura
electrónica durante el año 2020, así como los requisitos técnicos de la factura
electrónica para su aplicación específica en los casos de venta de bienes y servicios,
pago de nómina, importaciones y exportaciones, pagos al exterior, operaciones de
factoraje, entre otras”
Que de acuerdo a lo indicado en el considerando anterior, el director de la Unidad
Administrativa Especial de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN,
esta en la facultad de expedir la presente resolución para establecer el calendario, los
sujetos y los requisitos técnicos y tecnológicos que debe contener el documento
soporte de pago de nómina, el cual hace parte del sistema de facturación electrónica.
Que el inciso tercero del artículo 771-2 del Estatuto Tributario señala: «Cuando no
exista la obligación de entregar factura o documento equivalente, el documento que
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RESOLUCIÓN NÚMERO de Hoja No. 2
Continuación de la Resolución «Por la cual se implementa y desarrolla en el sistema de
facturación electrónica la funcionalidad del documento soporte de pago de nómina electrónica
y se expide el anexo técnico para este documento.»
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pruebe la respectiva transacción que da lugar a costos, deducciones o impuestos
descontables, deberá cumplir los requisitos mínimos que el Gobierno Nacional
establezca».
Que de conformidad con el numeral 6 del artículo 1.6.1.4.3. del Decreto 1625 de 2016,
Resolución 000042 del 5 de mayo de 2020, no están obligadas a expedir factura de
venta y/o documento equivalente, “Las personas naturales vinculadas por una relación
laboral o legal y reglamentaria y los pensionados, en relación con los ingresos que se
deriven de estas actividades”.
Tributaria, entre otros dispone:
“Artículo 1.6.1.4.27. Porcentaje máximo que podrá soportarse sin factura electrónica.
Para efectos de lo indicado en el parágrafo transitorio 1 del artículo 616-1 del Estatuto
Tributario respecto del porcentaje máximo que podrá soportarse sin factura
electrónica, para la procedencia de impuestos descontables, y costos o gastos
deducibles, se tendrán en cuenta: (…)
5. Los demás documentos de los costos, deducciones e impuestos descontables en
la adquisición de bienes y servicios, de los cuales no se exija la factura de venta y/o
el documento equivalente.
(…)
El sistema de facturación electrónica es aplicable a las operaciones de compra y venta
de bienes y de servicios, las operaciones de nómina, las exportaciones,
importaciones, los pagos a favor de no responsables del Impuesto sobre las Ventas
(IVA).
Así mismo, el sistema de facturación electrónica de que trata el inciso anterior del
presente artículo podrá aplicarse al registro fiscal de compras y ventas, la contabilidad,
y en general los soportes de costos, gastos y deducciones y otro tipo de soportes
electrónicos que faciliten el cumplimiento de las obligaciones tributarias.
Para efectos de lo previsto en el presente artículo la Unidad Administrativa Especial
Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), deberá establecer la
información y el contenido de los respectivos documentos, así como los términos,
condiciones, mecanismos técnicos y tecnológicos que deben cumplir los sujetos
obligados a facturar para su elaboración y transmisión a la citada entidad.”
Que en virtud de lo anterior, el soporte de pago de nómina electrónica se configura
como documento soporte de costos, deducciones o impuestos descontables, que se
derivan de pagos que se realizan en virtud de una relación laboral o legal y
reglamentaria y de los pagos a los pensionados a cargo del empleador.
Que por lo tanto, se requiere establecer mediante la presente resolución la información
y el contenido del documento soporte de pago de nómina electrónica, así como los
términos, condiciones, mecanismos técnicos y tecnológicos para su generación,
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RESOLUCIÓN NÚMERO de Hoja No. 3
Continuación de la Resolución «Por la cual se implementa y desarrolla en el sistema de
facturación electrónica la funcionalidad del documento soporte de pago de nómina electrónica
y se expide el anexo técnico para este documento.»
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transmisión y validación a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y
Aduanas Nacionales -DIAN, así como una funcionalidad dentro del sistema de
facturación electrónica, atendiendo a las condiciones, términos y mecanismos
técnicos y tecnológicos que señale el anexo técnico correspondiente.
Que de conformidad con lo previsto en los artículos 17 y 18 de la Ley 1581 de 2012,
al recibir información que contenga datos personales, la entidad receptora toma el rol
de responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales. Por tanto, significa
que los datos personales no pueden ser divulgados, pues esta información involucra
derechos a la privacidad e intimidad de las personas y por ende gozan de reserva de
conformidad con la Constitución y la Ley.
Que la información que se suministra en el documento soporte de pago de nómina
electrónica no implica para la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos
y Aduanas Nacionales -DIAN: i) responsabilidad por la calidad de los datos que le
sean suministrados mediante las distintas fuentes de información, ii) ni la obligación
de entregar la totalidad de la información de que dispone, sino aquella que se
circunscriba estrictamente a los sujetos obligados a generar y transmitir el documento
soporte de pago de nómina electrónica.
Que la atención de los requerimientos de información, se podrá efectuar mediante su
transferencia siempre y cuando los sujetos obligados al documento soporte de pago
de nómina electrónica, que a su vez son responsables del tratamiento, antes de que
recolecten la información y durante todo el ciclo de vida de la misma, implementen
medidas preventivas de naturaleza técnica, humana o administrativa que sean
necesarias para: i) evitar vulneraciones al derecho a la privacidad o a la
confidencialidad de la información, ii) fallas de seguridad o indebidos tratamientos de
datos personales, iii) garantizar la autenticidad, integridad, disponibilidad,
confidencialidad, el acceso y circulación restringida de la información contenida en las
bases de datos o archivos que se le suministran, iv) evitar su adulteración, pérdida,
recolección, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Que para el suministro de la información que la Unidad Administrativa Especial
Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales –DIAN debe poner a disposición de los
sujetos obligados a generar y transmitir el documento soporte de pago de nómina
electrónica, herramientas preestablecidas de registro, diligenciamiento o reporte de
información, que se podrán utilizar y/o adaptar para facilitar el cumplimiento de los
procedimientos, sin perjuicio de desarrollar nuevas funcionalidades en el sistema de
facturación electrónica, donde se encuentra el documento soporte pago de nómina
electrónica, que complementen la solicitud, descargue y/o cargue de documentos.
Que mediante la Circular 000001 del 25 de enero de 2019, la Unidad Administrativa
Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN en su condición de
responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, señala en el numeral
5 su política de tratamiento de la información, conforme a las disposiciones legales
aplicables.
Que mediante el oficio radicado número 20215010017021 del 19 de enero de 2021,
la Directora Encargada de Participación, Transparencia y Servicio al Ciudadano del
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