Resolución 000102, por medio de la cual se establecen pautas para el manejo de las comunicaciones oficiales en el Servicio Nacional de Aprendizaje, Sena, y se dictan otras disposiciones relacionadas con la gestión documental.
| Emisor | Varios - Servicio Nacional de Aprendizaje Sena |
| Número de Boletín | 45826 |
El Director General del Servicio Nacional de Aprendizaje, Sena, en ejercicio de las facultades conferidas en el numeral 4 del artículo 4° del Decreto 00249 de 2004, y
CONSIDERANDO:
Que la Ley 80 de 1989 le asignó al Archivo General de la Nación la función de fijar las políticas y reglamentos para el manejo de los archivos en Colombia;
Que la Ley 594 de 2000 establece las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado, por intermedio del Archivo General de la Nación;
Que mediante Acuerdo 060 del 30 de octubre de 2001, el Consejo Directivo del Archivo General de la Nación estableció pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas;
Que el Decreto 249 del 28 de enero de 2004 modificó la estructura del Servicio Nacional de Aprendizaje, Sena, y estableció las funciones asignadas a cada dependencia;
Que mediante Resolución 01863 del 13 de agosto de 2004 el Director General del Sena creó el Grupo Interno de Trabajo permanente de Administración de Documentos en la Secretaría General;
Que para la adecuada prestación del servicio ofrecido por el Grupo de Administración de Documentos de la Dirección General y de los procesos de gestión documental que deben asumir los despachos de los Directores Regionales y de Subdirectores de Centros de Formación Profesional, es necesario actualizar la normativa interna para establecer un procedimiento para la producción, recepción, radicación, direccionamiento, registro, entrega, distribución, seguimiento, conservación y consulta de documentos, y en general para la administración de las comunicaciones oficiales en el Servicio Nacional de Aprendizaje, Sena,
RESUELVE:
Aspectos generales
El objeto de la presente resolución es establecer los lineamientos para la administración de las comunicaciones oficiales, definir los conceptos que fundamentan la gestión de la correspondencia, determinar los criterios para la recepción, registro, entrega, alistamiento y distribución de las comunicaciones de la entidad y establecer las funciones y responsabilidades de los funcionarios del Servicio Nacional de Aprendizaje en el trámite de las comunicaciones.
La gestión documental estará al servicio de los intereses generales y se desarrollará con fundamento en los principios de igualdad, transparencia, moralidad, eficiencia, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad.
Los Directores Regionales y los Subdirectores de Centros de Formación Profesional velarán porque la recepción y distribución de las comunicaciones oficiales se realice de manera centralizada y normalizada a través de Unidades de Correspondencia adscritas a los despachos de cada uno de los Directores Regionales y Subdirectores de Centro, respectivamente.
En la Dirección General los procesos de correspondencia estarán a cargo del Grupo de Administración de Documentos.
Las unidades de correspondencia deberán contar con el personal suficiente y debidamente capacitado, lo mismo que con los medios físicos y tecnológicos necesarios que permitan recibir, enviar y controlar oportunamente el trámite de las comunicaciones de carácter oficial, mediante servicios de mensajería interna y externa, fax, correo electrónico y cualquier otro tipo de tecnología que se implemente para el manejo de estas, de modo que faciliten la atención de las solicitudes presentadas por los ciudadanos y garanticen el cumplimiento de los objetivos de la entidad.
Para ello, los directores regionales y los subdirectores de centro designarán entre los niveles ocupacionales asistencial (oficinista) o técnico, los funcionarios que apoyarán las Unidades de Correspondencia tanto en las Direcciones Regionales como en las Subdirecciones de cada uno de los Centros de Formación Profesional y les proporcionarán los espacios físicos, muebles, equipos e implementos necesarios para la adecuada prestación del servicio.
En la Dirección General se ha conformado el Grupo de Administración de Documentos adscrito a la Secretaría General.
Para los efectos de la presente Resolución se establecen los siguientes conceptos:
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Archivo electrónico. Es el conjunto de documentos electrónicos, producidos y tratados archivísticamente, siguiendo la estructura orgánico-funcional del productor, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión;
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Comunicaciones oficiales. Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a la entidad, independientemente del medio utilizado;
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Correspondencia. Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a la entidad, a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No genera trámite para la institución;
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Documento electrónico de archiv o. Es el registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos;
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Documento original. Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad;
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Documento público. Es el producido o elaborado por el funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención;
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Radicación de comunicaciones oficiales. Es el procedimiento por medio del cual, la entidad asigna un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establece la ley;
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Registro de comunicaciones oficiales. Es el procedimiento por medio del cual se ingresa en el Sistema de Información para la Gestión Documental, SIGD, la información relacionada con todas las comunicaciones recibidas o producidas, registrando datos tales como:
Nombre de la persona y/o entidad remitente o destinataria, nombre o código de la(s) dependencia(s) competente(s), número de radicación, nombre del funcionario responsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta (si lo amerita), entre otros.
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Serie documental. Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas;
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Tabla de retención documental. Listado de series y sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asigna el tiempo o permanencia en cada fase del archivo.
Clasificación de las comunicaciones oficiales
Se consideran comunicaciones oficiales todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a la entidad, independientemente del medio utilizado, que sean recibidas, enviadas y radicadas a través del Grupo de Administración de Documentos de la Dirección General y de las Unidades de Correspondencia de las Direcciones Regionales y de los Centros de Formación Profesional. Ningún funcionario del Sena podrá recibir o distribuir correspondencia a través de otras oficinas o dependencias.
Las comunicaciones oficiales del Sena se clasificarán en recibida y producida y se les definirá como a continuación se indica:
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Comunicaciones oficiales recibidas. Son las comunicaciones que ingresan a través del Grupo de Administración de Documentos de la Dirección General o a través de las Unidades de Correspondencia de las Direcciones Regionales o de los Centros de Formación Profesional, dirigidas al Sena, como entidad y a sus funcionarios en calidad de tales, a través de las redes de correos o entregadas en la ventanilla de recepción de correspondencia.
Las comunicaciones oficiales recibidas a su vez se clasificarán en Normal, Confidencial y Vía Fax o Correo Electrónico.
▪ Comunicaciones oficiales normales. Son aquellas que ingresan a través del Grupo de Administración de Documentos o de las Unidades de Correspondencia, dirigidas al Sena o a sus funcionarios y no traen anotaciones especiales sobre el empaque.
▪ Comunicaciones oficiales confidenciales. Son aquellas que ingresan a través del Grupo de Administración de Documentos o de las Unidades de Correspondencia, dirigidas al Sena o a sus funcionarios y en el sobre o empaque contiene la anotación explícita de Personal o Confidencial.
▪ Comunicaciones oficiales vía fax o correo electrónico. Son las comunicaciones que ingresan a las diferentes direcciones de...
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