Resolución 1009, por la cual se adopta el Manual para Manejo Administrativo de los Bienes de Propiedad del Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial.
| Emisor | Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial |
| Número de Boletín | 45659 |
La Ministra de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial, en uso de sus facultades legales y en especial las conferidas en el artículo 269 de la Constitución Política, artículo 61 de la Ley 489 de 1998, y
CONSIDERANDO:
Que de conformidad con el artículo 269 de la Constitución Política, en las entidades públicas, las autoridades correspondientes están obligadas a diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de control interno, de conformidad con lo que disponga la ley;
Que las entidades públicas deben señalar expresamente los procedimientos para el manejo de los bienes, mediante manuales, circulares y otros medios que consideren pertinentes;
Que el artículo 4º de la Ley 87 de 1993 señala, entre otros, como elementos de control, la simplificación y aplicación de normas y procedimientos por parte de los organismos o entidades de las ramas del poder público;
Que el Ministerio adoptó el Manual para el Manejo Administrativo de los Bienes de su propiedad, mediante la Resolución número 1352 del 22 de diciembre de 2000, y que se hace necesario actualizar lo referente al ingreso de bienes al almacén, baja y comercialización de bienes usados, obsoletos e inservibles y las disposiciones varias, en la citada resolución;
En mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
Objetivo
1 O BJETIVO DEL MANUAL
Diseñar, unificar y establecer los métodos, normas y procedimientos para el manejo, registro, bajas, responsabilidad, control y comercialización de los bienes de propiedad del Ministerio para que sirvan de guía e instrumentos de consulta permanente en todo lo relacionado con el trámite administrativo de dichos bienes.
Clasificación y definiciones
1 CLASIFICACION
Los bienes al servicio del Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial se clasifican en los siguientes grupos:
Grupo I: Elementos de Consumo.
Grupo II: Elementos Devolutivos.
Grupo III: Bienes inmuebles.
2 DEFINICIONES
2.1 Elementos de Consumo
Son aquellos que por el primer uso, por colocarlos, agregarlos o aplicarlos a otros, se extinguen, desaparecen como unidad o materia independiente o entran a formar parte integrante o constitutiva de un todo.
2.2 Elementos devolutivos
Son aquellos que por sus características permiten ser usados repetitivamente por varias personas, aunque con el tiempo, por razones de su naturaleza, se deterioren o deprecien.
2.3 Almacén
Espacio físico-administrativo cuyo objeto es la adecuada administración de los bienes y elementos de una entidad, que para efectos de la presente resolución debe entenderse bienes y elementos de propiedad del Ministerio.
2.4 Bienes
Elementos físicos susceptibles de valoración que hacen parte del inventario del Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial. Se adquieren o se reciben con el objeto de destinarlos al desarrollo de la misión deferida por ley.
2.5 Asignación de elementos
Es la acción de asignarle a un servidor público, mediante una orden de salida, los bienes o elementos, que siendo propiedad del Ministerio servirán de apoyo a su gestión. Va acompañada de la entrega material del bien o elemento.
2.6 Codificación
Es la clasificación que dentro de cada grupo se establece para identificar los bienes.
2.7 Ingreso de bienes
Es la incorporación de los bienes al inventario del Ministerio, que se refleja en un documento que contiene información sobre las características técnicas esenciales y el valor de dichos bienes, denominado Comprobante de Ingreso.
2.8 Baja de bienes
Es un proceso mediante el cual la administración decide retirar unos bienes del patrimonio de la entidad, por su estado de obsolescencia, deterioro, pérdida, extravío, hurto, exoneración de responsabilidad fiscal o bienes en buen estado.
2.9 Sifame
Sistema de Información Financiera y Administrativa del Ministerio, que interrelaciona la información contable, presupuestal, tesorería, nómina y almacén.
Codificación de los bienes
1 CODIFICACION
Para todos los efectos, se establece la siguiente codificación para identificar los bienes de propiedad del Ministerio:
1 GRUPO ELEMENTOS DE CONSUMO
1 01 ACEITES, GRASAS Y LUBRICANTES
1 0101 Aceites
1 0102 Grasas
1 0103 Lubricantes
1 03 DROGAS Y ELEMENTOS DE LABORATORIO
1 0301 Drogas
1 0302 Elementos de laboratorio
1 08 MANTENIMIENTO Y ADECUACION DE OFICINA
1 0801 De construcción
1 0802 De instalación
1 0803 De servicio
1 10 PAPELERIA Y UTILES DE ESCRITORIO
1 1001 Utiles de oficina
1 1002 De escritura y dibujo
1 1003 Didácticos
1 1004 Hojas de papel
1 1005 Sobres
1 1006 Libretas y blocks
1 1007 Carpetas
1 1008 Acetatos
1 1009 Formas continuas
1 1010 Otros papeles
1 1011 Insumos de computación
1 1012 Insumos de comunicación
1 1013 Insumos de fotocopiadora
1 11 ELEMENTOS DE CAFETERIA
1 1101 Alimentos de cafetería
1 1102 Utensilios de cafetería
1 12 REPUESTOS
1 1201 Repuestos de motocicleta
1 1202 Repuestos para equipos de cómputo
1 1203 Repuestos para vehículo
1 1204 Repuestos y accesorios telefónicos
1 1205 Repuestos y accesorios teléfonos celulares
1 1206 Repuestos para equipo de cocina
1 1207 Repuestos para equipos fotográficos y proyección
1 1208 Repuestos para instalaciones eléctricas
1 1209 Repuestos equipos de comunicación
1 1212 Repuestos para equipos de oficina
1 1213 Otros repuestos
1 13 ELEMENTOS DE ASEO
1 1301 Jabones
1 1302 Utensilios de aseo
1 1303 De uso personal
115 DOTACIONES
1 1501 Dotaciones caballeros
1 1502 Dotaciones Damas
1 1503 Dotaciones de Seguridad Industrial
1 1504 Otros elementos para el control de Incendios
1 20 OTROS
1 2001 Varios de consumo
1 2002 Premios
1 2003 Elementos de decoración
1 2004 Material divulgativo
1 2005 Revistas y ejemplares
1 2006 Libros
1 2007 Gacetas
1 2008 Pendones y pancartas
1 2009 Manuales
1 2010 CD Informativos
1 2011 Mapas
1 2012 Elementos y accesorios deportivos
1 2013 Formularios de impuestos y declaraciones
2 GRUPO ELEMENTOS DEVOLUTIVOS
2 01 ARMAS
2 0101 Armas
2 03 AUDIOVISUALES Y ACCESORIOS
2 0301 Vídeos, videoteca
2 0302 Audioteca
2 0303 Archivo fotográfico
2 0304 Cámaras fotográficas
2 0305 Videocámaras
2 0306 Proyectores
2 0307 Binóculos
2 0399 Otros equipos de audio y accesorios
2 06 EQUIPOS DE CAFETERIA Y ASEO
2 0601 Equipos de cocina
2 0610 Equipos de cafetería
2 0616 Accesorios de cocina
2 0624 Accesorios de comedor
2 0649 Accesorios de despensa
2 0699 Accesorios de cafetería
2 07 EQUIPOS DE COMUNICACION
2 0701 Equipos de posicionamiento
2 0721 Equipos de radio y radiocomunicación
2 0738 Teléfonos
2 0748 Equipos de televisión y vídeo
2 0762 Equipos de sonido
2 0795 Fotocopiadoras
2 0799 Otros equipos de comunicación
2 08 OTROS EQUIPOS
2 0805 Equipos de construcción
2 0835 Equipos de precisión
2 0836 Equipos de cálculo
2 0851 Equipos de instalación
2 0856 Equipos de servicio
2 0861 Equipos de taller
2 0865 Accesorios para equipos
2 0870 Equipos de campo
2 0899 Otros equipos de construcción
2 09 EQUIPOS Y MAQUINAS PARA DEPORTE
2 0901 Equipos para deporte
2 0902 Máquinas para deporte
2 0999 Otros equipos y máquinas para deporte
2 10 MAQUINAS Y EQUIPOS PARA LABORATORIO
2 1001 Máquinas para laboratorio
2 1002 Equipos para laboratorio
2 1099 Otros equipos y máquinas
2 11 EQUIPOS Y MAQUINAS PARA MEDICINA
2 1101 Botiquines
2 1102 Equipos para medicina
2 1103 Máquinas para medicina
2 1199 Otros equipos y máquinas para medicina
2 12 EQUIPOS Y MAQUINAS PARA OFICINA
2 1252 Equipos de oficina
2 13 EQUIPOS Y MAQUINAS PARA TRANSPORTE Y SUS
ACCESORIOS
2 1301 Automóviles y accesorios
2 1302 Camionetas, camiones y accesorios
2 1303 Motocicletas
2 1304 Equipos y máquinas de navegación
2 1399 Otros equipos y máquinas de transporte
2 14 EQUIPOS HERRAMIENTAS Y ACCESORIOS
2 1401 Equipos y herramientas
2 1402 Extintores
2 1499 Otras herramientas y accesorios
2 16 LIBROS, PLANOS, MAPAS, DOCUMENTOS DE COLECCION
2 1601 Libros
2 1602 Publicaciones
2 1603 Planos y mapas
2 1699 Otros libros, planos y mapas
2 18 MUEBLES Y ENSERES
2 1801 Biblioteca y archivadores
2 1803 Muebles y enseres de oficina
2 1805 Muebles y enseres de cafetería
2 1845 Muebles y enseres de recepción y antesala
2 1853 Muebles y enseres de exhibición y exposición
2 1899 Otros muebles y enseres
2 20 VESTUARIO, ROPA Y EQUIPO
2 2001 Cascos e impermeables
2 2002 Maletines
2 2099 Otros vestuarios, ropa y equipos
2 24 EQUIPOS DE COMPUTACION
2 2401 Computadoras portátiles
2 2402 CPU
2 2403 Monitores y pantallas
2 2404 Teclados
2 2405 Computadores de escritorio
2 2409 Impresoras
2 2420 Accesorios para computador
2 2499 Otros equipos de computación
225 PROGRAMAS DE COMPUTACION
2 2501 Software aplicativo
2 2502 Software (programas y licencias)
2 2503 Sistemas operativos y desarrollo
2 2599 Otros programas de cómputo
3 GRUPO INMUEBLES
3 10 TERRENOS
3 1001 Terrenos
3 1099 Otros terrenos
3 11 TERRENOS CON EDIFICACIONES
3 1101 Terrenos con edificaciones
3 1199 Otros terrenos con edificaciones
Ingreso de bienes al almacén
-
INGRESO DE BIENES
El Comprobante de Ingreso o comprobante de entrada es el único soporte, que acredita el recibo a satisfacción de un bien o elemento por el Almacén del Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial válido para el movimiento de almacén, tesorería y contabilidad.
El Comprobante de Ingreso debe contener: Nombre del proveedor, NIT, fecha de elaboración, número...
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