Resolución 225, por la cual se crea, como grupo adscrito a la Procuraduría Primera Delegada para la Contratación Estatal, la Unidad Coordinadora de las Procuradurías Delegadas Primera y Segunda de Contratación Estatal, Delegada para la Moralidad Pública y Delegada para la Economía y Hacienda Pública, y se adopta su manual de procedimientos
| Emisor | Varios - Procuraduría General de la Nación |
| Número de Boletín | 44878 |
El Procurador General de la Nación, en ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial las conferidas en los numerales 6, 7, 8, 34, 38 y 39 del Decreto 262 de 2000, y
CONSIDERANDO:
Que el Plan de Desarrollo Estratégico de la Procuraduría General de la Nación está dirigido a fortalecer las áreas misionales de la Entidad con el fin de lograr resultados efectivos en la defensa y protección de los derechos humanos y en la prevención y sanción de las conductas que atentan contra el correcto manejo de los recursos públicos, como prioridad del Ministerio Público;
Que en el área disciplinaria, las Procuradurías Primera y Segunda Delegadas para la Contratación Estatal, la Delegada para la Moralidad Pública, y la Delegada para la Economía y Hacienda Pública, son dependencias esenciales para lograr sanciones ejemplares en relación con aquellas faltas disciplinarias que afectan el correcto manejo, destinación y custodia del patrimonio público, y así evitar el detrimento de los recursos sociales y fortalecer la credibilidad y legitimidad de la Nación en sus instituciones;
Que para lograr que las acciones de las Procuradurías Delegadas señaladas presenten una mayor efectividad, productividad, oportunidad, agilidad, y calidad, es necesario aplicar una reingeniería de procesos fundamentada en la separación y especialización de los puestos de trabajo en el área jurídica y técnica, de una parte, y en el área secretarial y administrativa de otra; en la incorporación eficiente de sistemas de información y tecnología que faciliten el trámite de las actuaciones y les impriman celeridad, seguridad y precisión; en la adecuación de la estructura física y técnica para que respondan a las exigencias del nuevo modelo de gestión disciplinaria;
Que es necesario organizar una dependencia responsable de la gestión secretarial y administrativa de las Procuradurías Delegadas mencionadas, definir los procedimientos y resultados a su cargo, y su ubicación dentro de la estructura de la Procuraduría General de la Nación;
Que en mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
-
Objeto y estructura
Crear, como grupo de trabajo adscrito a la Procuraduría Primera Delegada para la Contratación Estatal, la Unidad Coordinadora de las Procuradurías Primera y Segunda Delegadas para la Contratación Estatal, Delegada para la Moralidad Pública, y Delegada para la Economía y Hacienda Pública, que será la responsable del desarrollo de los trámites secretariales y administrativos relacionados con la gestión disciplinaria adelantada por las Procuradurías Delegadas señaladas.
La dirección de la Unidad Coordinadora estará a cargo del Comité de Procuradores Delegados, conformado por los Delegados Primero y Segundo para la Contr atación Estatal, para la Economía y Hacienda Pública, y para la Moralidad Pública. Este Comité se reunirá de manera ordinaria, una vez al mes, o extraordinariamente, cuando lo solicite uno de sus miembros o el Coordinador de la Unidad Coordinadora.
El Comité de Procuradores Delegados tendrá las siguientes funciones:
-
Revisar los informes de gestión de las delegadas, consolidado por la Unidad Coordinadora y verificar su contenido con los demás delegados, en caso de ser necesario.
-
Evaluar cada tres (3) meses la gestión integral de la Unidad Coordinadora.
-
Presentar los requerimientos y sugerencias, tanto al Coordinador como a los funcionarios de la Unidad Coordinadora para optimizar el apoyo a la gestión disciplinaria de las delegadas.
-
Velar porque la interrelación de los funcionarios adscritos a las procuradurías delegadas y a la Unidad Coordinadora sea la adecuada para la consecución de los objetivos comunes.
-
Las demás que le asigne el Procurador General de la Nación.
La Unidad Coordinadora tendrá una coordinación a cargo del asesor grado 19, quien desarrollará las siguientes actividades:
-
Dar trámite a las solicitudes de información o pruebas, de otras dependencias o entidades, relacionadas con acciones de tutela, derechos de petición u otros requerimientos con trámite preferencial, controlando estrictamente el recibo y envío de la correspondencia respectiva.
-
Informar a la División de Gestión Humana lo correspondiente a incapacidades, permisos, licencias, compensatorios, y todo lo demás relacionado con las novedades de personal.
-
Decidir lo relativo a situaciones administrativas que, en los términos del Decreto 262 de 2000, corresponda decidir al superior inmediato, en relación con los funcionarios adscritos a la Unidad Coordinadora.
-
Supervisar el cabal cumplimiento de las tareas asignadas a cada uno de los funcionarios de la Unidad Coordinadora.
-
Llevar el control estricto de términos procesales, y vigilar su discurrir oportuno, con base en los registros del sistema Gedis, rindiendo los informes necesarios sobre esta labor.
-
Supervisar la actualización oportuna del Gedis y el Siaf.
-
Elaborar y presentar mensualmente el informe de gestión de las procuradurías delegadas y de la Unidad Coordinadora al Comité de Delegados, para lo cual actualizará semanalmente los registros de control de gestión tanto de los despachos como de la Unidad Coordinadora.
-
Coordinar la utilización de las salas de audiencia y de declaración.
-
Llevar controles periódicos sobre el consumo de elementos de oficina, con el fin de determinar su necesidad real y presentar el programa de requerimientos correspondientes.
-
Coordinar la realización de un inventario físico de expedientes que tienen las delegadas a cargo y confrontarlo con la información registrada el Gedis, dando solución inmediata a las inconsistencias que se detecten.
La Unidad Coordinadora desarrollará las actividades de apoyo secretarial y administrativo a las Procuradurí as Delegadas, con base en una organización por áreas, así:
-
Area de Gestión Documental: que desarrollará las siguientes actividades:
-
Fotocopiar la documentación necesaria para adjuntarla a cada proceso o asunto, llevando su respectivo control.
-
Organizar, recoger y repartir la correspondencia, transportar expedientes y oficios y hacer su entrega a las entidades correspondientes.
-
Administrar el archivo de gestión de las delegadas y velar por su correcto manejo, conservación y entrega oportuna de información.
-
Organizar, embalar y enviar la correspondencia a la División de Registro y Control y Correspondencia.
-
Anexar los documentos recibidos en la Unidad Coordinadora a los expedientes correspondientes que se encuentren allí, o a las carpetas de la serie documental a la que corresponda.
-
Llevar el inventario de expedientes y demás series documentales.
-
Facilitar la lectura y fotocopiado de los expedientes y su registro en el sistema.
-
Llevar a cabo la depuración y traslado documental cuando corresponda, según la Tabla de Retención Documental de la Unidad Coordinadora.
-
Realizar mensualmente el inventario físico de expedientes de las delegadas de su piso, y confrontarlo con el listado que arroja el Gedis, comunicando al coordinador cualquier inconsistencia que se detecte.
-
Recibir y efectuar la distribución de la correspondencia entre delegadas y procurar su pronto y adecuado trámite.
-
-
Area Gedis ¿ Sireno que desarrollará las siguientes actividades:
-
Mantener actualizado el Sistema de Información de Gestión Disciplinaria, Gedis, registrando todas las actuaciones procesales y el movimiento de expedientes entre profesionales, coordinadores y delegado.
-
Solicitar la notificación personal de autos, fallos y resoluciones al Centro de Notificaciones a través del Sistema de Registro de Notificaciones ¿ Sireno.
-
Hacer seguimiento a la notificación de autos solicitada al Centro de Notificaciones.
-
Efectuar reparto automatizado de expedientes, hacer el registro de la entrega de los mismos e imprimir el acta de reparto.
-
Orientar a los usuarios y público en general suministrando la información que estos soliciten.
-
-
Area Siaf que desarrollará las siguientes actividades:
-
Proyectar los oficios y documentos que debe elaborar la Unidad Coordinadora.
-
Elaborar las comunicaciones siguiendo las instrucciones impartidas en los autos que se alleguen a la Unidad Coordinadora y con base en los formatos que hacen parte de la presente resolución.
-
Administrar el módulo de correspondencia del Sistema de Información Administrativa y Financiera, SIAF, radicando y registran do el movimiento de la correspondencia recibida y enviada por la Unidad Coordinadora.
-
-
Area Técnica: que desarrollará las siguientes actividades:
-
Apoyar en la gestión de sistemas los procedimientos en que intervienen tanto profesionales de las delegadas como la Unidad Coordinadora.
-
Dar soporte técnico a los funcionarios de la unidad coordinadora encargados del manejo del Sistema de Información de Gestión Disciplinaria, Gedis, Sistema de Información Administrativa y Financiera, SIAF y CD-ISIS, relatoría.
-
Orientar a los profesionales de las delegadas en el uso del correo electrónico y de las plantillas preestablecidas por el sistema.
-
Llevar actualizado el inventario físico de equipos e impresoras de las delegadas y de la unidad...
-
Para continuar leyendo
Solicita tu prueba