Resolución 2823, por la cual se fijan pautas, criterios y responsabilidades para el ejercicio de la supervisión de las órdenes, contratos y convenios suscritos
| Emisor | Ministerio de Hacienda y Crédito Público |
| Número de Boletín | 45058 |
El Ministro de Hacienda y Crédito Público, en aplicación del artículo 209 de la Constitución Política y en ejercicio de las facultades legales previstas en los artículos 4°, 14 y 26 de la Ley 80 de 1993, y
CONSIDERANDO:
Que es obligación del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, velar por el cumplimiento integral del objeto contratado a través de supervisores internos o externos, para garantizar la correcta ejecución del objeto contratado y el cabal cumplimiento de las obligaciones pactadas;
Que en desarrollo de las funciones de supervisión, todo servidor público deberá certificar la efectiva y real ejecución del objeto contratado y responder en los términos de la Constitución y la ley por sus acciones u omisiones en desarrollo de su actividad interventora,
RESUELVE:
La función de supervisión estará sometida a los principios generales de la buena fe, la igualdad, la moralidad, la celeridad, la economía, la imparcialidad, la eficacia, la eficiencia, la participación, la publicidad, la responsabilidad y transparencia.
La función de supervisión se ejercerá con plena autonomía respecto del competente contractual y demás funcionarios que tengan que ver con la ejecución del contrato, pero siempre acatando las autorizaciones previas que se hayan previsto para la toma de decisiones en la ejecución del contrat o.
La función de supervisión se ejercerá en sus modalidades de formal y material.
La supervisión formal consistirá en la verificación del cumplimiento de los requisitos que sean necesarios e indispensables para la ejecución y desarrollo del objeto contratado.
En la supervisión material se deberá comprobar y certificar la efectiva y real ejecución y cumplimiento del objeto contratado.
Los conceptos e informes de los supervisores, respecto del cumplimiento de las obligaciones pactadas, se tendrán en cuenta en el reconocimiento de las discrepancias que se planteen entre las partes contratantes, las cuales serán resueltas definitivamente por el competente contractual o en su defecto, por el Comité de Conciliaciones del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.
La función de supervisión de los contratos que suscriba el Ministerio de Hacienda y Crédito Público es de carácter interno y se ejercerá previa designación del competente contractual.
La designación del supervisor de la orden, contrato o convenio, será un funcionario perteneciente al área ejecutora de este, quien puede ser el mismo funcionario que lo suscribe o el funcionario que designe el competente contractual, previa sugerencia del Director o responsable del área ejecutora al remitir la minuta técnica para el trámite contractual respectivo, mínimo que tengan un perfil profesional que permita garantizar el estricto cumplimiento de normas técnicas, administrativas y/o legales.
En el evento que se designen varios supervisores, se especificarán las responsabilidades que cada uno debe cumplir, las cuales pueden ser exclusivas o conjuntas.
En el evento que se requiera el cambio de supervisor por razones de fuerza mayor o caso fortuito, ausencia temporal o definitiva, el competente contractual procederá a designar un nuevo supervisor.
Si el supervisor en ejercicio se encuentra en condiciones de suscribir un acta lo hará conjuntamente con el designado en su reemplazo y en esta constará el estado de ejecución de la orden, contrato o convenio y la relación de los documentos que entrega y las observaciones que se consideren pertinentes.
Si no es posible la suscripción conjunta del acta, el supervisor designado dejará constancia del estado en que se encuentra la orden, contrato o convenio al asumir el ejercicio de estas funciones.
El ejercicio de la función de supervisión de contratos comprenderá, entre otras funciones, las siguientes:
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La revisión de los documentos y antecedentes del contrato suscrito y de los derechos y obligaciones de las partes, y en particular, los mecanismos establecidos en el contrato para el reconocimiento de los derechos de contenido económico;
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La intervención formal en la coordinación, vigilancia y control del desarrollo del objeto contratado, para garantizar al Ministerio que las obligaciones contractuales se han cumplido y que este puede hacer los reconocimientos económicos al contratista;
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La expedición de informes sobre la ejecución del contrato y en especial el informe anexo al certificado de cumplimiento que sustente el debido pago de las obligaciones contraídas. Para los casos previstos en el presente literal, la Secretaría General del Ministerio, establecerá mediante Circular, el contenido formal de los informes y certificados de cumplimiento que expedirá el supervisor;
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Llevar control del gasto, para que no se exceda en ningún momento el valor del contrato dentro de la vigencia en que se suscribe el mismo, así como los recursos asignados para atender el pago de vigencias futuras, cuando así esté estipulado. De presentarse situaciones de desfinanciamiento, no imputables al ejercicio de la supervisión, deberá informar tal situación al competente contractual.
El supervisor, por ningún motivo, permitirá que los compromisos en los contratos asumidos por el Ministerio sobrepasen los valores pactados mensualmente, ni ampliará el tiempo para el cual fue contratado el suministro de un bien o la prestación de un servicio. De presentarse tal situación deberá ser aprobado por el competente contractual;
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La intervención formal en la liquidación de los contratos, dejando constancia sobre los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que llegaren las partes, en caso de divergencias presentadas.
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Momento y plazo para el ejercicio de la función supervisora:
Todos los supervisores, sean estos personas naturales o jurídicas específicamente contratadas para este efecto, o funcionarios designados por el competente contractual para el ejercicio de esta función, comenzarán su actividad, una vez se encuentre perfeccionado el contrato, esto es, suscrito, registrado y con aprobación de las pólizas.
El Jefe del Grupo de Contratos del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, o quien haga sus veces, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes al perfeccionamiento del contrato, les remitirá a los supervisores un memorando en el cual les informará sobre el cumplimiento de los anteriores requisitos y le enviará fotocopia del contrato y de la respectiva propuesta.
En todos los casos, los supervisores vigilarán la ejecución y cumplimiento del objeto del contrato durante todo el tiempo que el mismo esté...
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