Resolución 3448, por la cual se adoptan las normas generales para la administración de los archivos en la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales
| Emisor | Unidades Administrativas Especiales - Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales |
| Número de Boletín | 43816 |
DIARIO OFICIAL 43.816 RESOLUCIÓN 3448 07/12/1999 por la cual se adoptan las normas generales para la administración de los archivos en la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. El Secretario General de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, en uso de sus facultades legales, y especialmente de las consagradas en los literales j) y k) del artículo 21 del Decreto 1071 del 26 de junio de 1999, y CONSIDERANDO: Que el artículo 74 de la Constitución Política de Colombia consagra el principio según el cual la documentación producida por las entidades públicas es de libre acceso a la consulta ciudadana, salvo los casos que establezca la ley; Que el artículo 1° de la Ley 80 de 1989 crea el Archivo General de la Nación, y el artículo 2, literal b) de la citada ley le asigna como función el expedir los reglamentos necesarios para organizar la conservación y uso adecuado del patrimonio documental de la Nación; Que mediante el Acuerdo 07 de 1994, la Junta Directiva del Archivo General de la Nación adopta y expide el Reglamento General de Archivos con el objeto de suministrar pautas y principios que regulan la función archivística en las entidades oficiales; Que por disposición del artículo 32 literal t) del Decreto 1071 del 26 de junio de 1999; del artículo 14, numeral 7, del artículo 30 numeral 20, del artículo 31, numeral 11, del artículo 32, numeral 10, del artículo 33, numeral 7, y del artículo 34, numeral 13 del Decreto 1265 del 13 de julio de 1999, corresponde a la Subsecretaría de Recursos Físicos, a las Direcciones Regionales y a las Administraciones Especiales y Locales de Impuestos, de Aduanas y de Impuestos y de Aduanas Nacionales organizar y conservar el archivo de los documentos originados en las actividades del despacho y de las Divisiones de su Regional o Administración, protegiendo su integridad, autenticidad y fidelidad; Que consecuente con lo anterior, el artículo 29, literales b) y e) y el artículo 62, literales c) y f) de la Resolución 5632 del 19 de julio de 1999 le asignan a la División de Documentación del Nivel Central y a la División Financiera y Administrativa de las Direcciones Regionales la responsabilidad por organizar y conservar el archivo originado en las actividades propias del Nivel Central y de las divisiones de las Regionales; el artículo 12, literal g) y el artículo 13, literales b) y e) de la Resolución 0156 de agosto de 1999, le asignan a las Divisiones de Recursos Físicos y Financieros y a las Divisiones de Documentación de las Administraciones Especiales y Locales la responsabilidad por atender el archivo de los documentos originados en las actividades de las dependencias y velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos de archivo, y responder por su organización, conservación y custodia, así como la prestación de los servicios archivísticos, RESUELVE: Artículo 1°. Adoptar las normas generales para la administración de los archivos de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, las cuales se describen a continuación. CAPITULO I Aspectos Generales Artículo 2°. Objetivo. La presente resolución tiene por objetivo suministrar las pautas y principios mínimos que regulan la función archivística en la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, definir los conceptos sobre los cuales se fundamenta la administración de los archivos, establecer los criterios para la organización, consulta, conservación, depuración y eliminación de los documentos de archivo de la entidad, y establecer las funciones y responsabilidades de los funcionarios encargados del manejo de los archivos en la entidad. Artículo 3°. Campo de aplicación. La presente resolución se aplicará en todas las dependencias de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, en el nivel nacional. Artículo 4°. Definiciones. Para efectos de la presente resolución se establecen las siguientes definiciones: 1. Administración de archivos. Operaciones administrativas y técnicas relacionadas con la planeación, dirección, organización, control, evaluación, conservación, preservación y servicios de todos los archivos de una institución. 2. Archivo. Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso na tural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión. 3. Conservación de archivos. Conjunto de medidas adoptadas para garantizar la integridad física de los documentos que alberga un archivo. 4. Descripción documental. Es el proceso de análisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones, materializado en representaciones que permitan la identificación, localización y recuperación de su información para la gestión o la investigación. 5. Expediente. Unidad documental formada por un conjunto de documentos generado orgánica y funcionalmente por una oficina productora de documentos en la resolución de un mismo asunto. Conjunto de documentos relacionados con un asunto, que constituyen una unidad archivística. 6. Serie documental. Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor de documentos como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas, informes. 7. Tabla de retención documental. Listado de series y sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo. Artículo 5°. Clases de archivos. Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, en la DIAN existen las siguientes clases de archivos: 1. Archivos de gestión o de las oficinas productoras de los documentos, en los que se reúnen los documentos que produce o recibe cada dependencia en desarrollo de las actividades que le son propias, que se requieren para el trámite de los asuntos de la dependencia y que son de consulta permanente mientras cumplen la función que les dio origen. Comprenden los dos últimos años de gestión: el actual y el anterior, para los documentos facilitativos. 2. Archivos satélites, compuestos por los expedientes que aún no terminan su trámite...
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