RESOLUCION 590 RD 5271
| Número de Boletín | REGISTRO DISTRITAL 5271 2 ENERO 2014 |
| Emisor | Transmilenio S.a. |
REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 48 • Número 5271 • pP. 1-44 • 2014 • ENERO • 2
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Resolucióbn Número 590
(Diciembre 17 de 2013)
“Por la cual se modican las Resoluciones: 078
del 31 de Julio de 2000, con el n de actualizar
el Manual de Procedimientos de la Empresa de
Transporte del Tercer Milenio TRANSMILENIO S.A”
EL JEFE DE LA OFICINA ASESORA DE PLANEA-
CIÓN DE LA EMPRESA DE TRANSPORTE DEL
TERCER MILENIO “TRANSMILENIO S.A.”,
en ejercicio de sus facultades delegadas median-
te la Resolución 271 de Junio de 2013, y
CONSIDERANDO:
Que de conformidad con lo señalado en el artículo se-
gundo del Acuerdo 4 de 1999, corresponde a TRANS-
MILENIO S.A., la gestión, organización y planeación
del servicio de transporte público masivo urbano de
pasajeros en el Distrito Capital y su área de inuencia,
bajo la modalidad de transporte terrestre automotor.
Que cumpliendo con lo ordenado en el parágrafo úni-
co del artículo 1º de la Ley 87 de 1993, se adoptó el
Manual de Procedimientos de TRANSMILENIO S.A.,
según Resolución 078 de 2000.
Que mediante Acuerdo 002 de 2011 de la Junta Direc-
tiva de la EMPRESA DE TRANSPORTE DEL TERCER
MILENIO – “TRANSMILENIO S.A.” se determinaron
las funciones de las dependencias.
Que una vez presentado, discutido y ajustado, fue
aprobado en sesión del Comité de Calidad y Control
Interno del 10 de Agosto de 2012, el nuevo Mapa de
Procesos de la entidad, atendiendo el nuevo rol ins-
titucional como ente gestor del Sistema Integrado de
Transporte Público.
Que la Ocina Asesora de Planeación solicitó con los
memorandos internos 931, 932, 933, 934, 935, 936,
937, 938, 1070. 4100, 4101, 4102, 4103, 4104, 4105,
4107 del año 2012 y 3389, 3390, 3391, 3392,3393,
3394, 3395, 3398, 3399, 3400 y 3401 de 2013, la ac-
tualización de los Documentos Ociales del Sistema
Integrado de Gestión ajustándolos al nuevo Mapa de
Procesos, a las nuevas responsabilidades funcionales
y a la nueva planta de personal.
Que siendo TRANSMILENIO S.A., el ente gestor del
Sistema Integrado de Transporte Público, considera
necesario actualizar el Manual de Procedimientos
de la entidad, con el objeto de ajustarlo a las nuevos
parámetros documentales, necesidades y desarrollo
de la entidad y del Sistema TransMilenio y jar las
directrices y lineamientos al personal de la entidad y
a los actores que intervienen en la Operación.
Que la Ley 594 de 2000, reconoce que los documentos
institucionalizan las decisiones administrativas y los
archivos constituyen una herramienta indispensable
para la gestión administrativa, económica, política y
cultural del Estado y la administración de justicia; son
testimonio de los hechos y de las obras, documentan
las personas, los derechos y las instituciones.
Que el Decreto 514 de 2006 establece que toda enti-
dad pública a nivel Distrital debe tener un Subsistema
Interno de Gestión Documental y Archivos (SIGA)
como parte del Sistema de Información Administrativa
del Sector Público.”
Que el artículo 22 de la Ley 594 de 2009 entiende que
la gestión de documentos comprende procesos tales
como la producción, recepción, distribución, consulta,
organización, recuperación y la disposición nal de
los documentos.
Que se expidió el Decreto 651 del 28 de 2011 “por me-
dio del cual se crean el Sistema Integrado de Gestión
Distrital -SIGD-y la Comisión Intersectorial del -SIGD-,
y se dictan otras disposiciones”, cuyo Artículo Primero
crea el Sistema Integrado de Gestión Distrital “como
una herramienta de gestión sistemática y transparente
compuesta por el conjunto de orientaciones, procesos,
políticas, metodologías, instancias e instrumentos que
permitan garantizar un ejerció articulado y armónico,
para dirigir y evaluar el desempeño institucional, en
términos de calidad y satisfacción social en la presta-
ción de los servicios a cargo de las entidades y agentes
obligados, enmarcada en los planes estratégicos y de
desarrollo de las entidades distritales” y que dentro
del artículo 2º del mencionado Decreto establece que
el Sistema Integrado de Gestión Distrital debe estar
conformado entre otros por el Subsistemas de gestión
documental Subsistema Interno de Gestión Documen-
tal y Archivo (SIGA),
Que dentro de lo dispuesto en el Decreto 2609 de 2012,
se dictan disposiciones sobre la Gestión documental y
se establecen como procesos en la gestión documental
la planeación, producción, gestión, tramite, organiza-
ción, transferencia, disposición, preservación a largo
plazo y valoración documental, así como el Sistema
de gestión documental y sus características,
Que en mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
ARTÍCULO PRIMERO: Modicar la resolución 078
del 31 de Julio de 2000 en lo que corresponde a: la
incorporación de los siguientes documentos:
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REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 48 • Número 5271 • pP. 1-45 • 2014 • ENERO • 2
Código Versión Nombre
M-DA-001 0 Manual de Gestión Documental
ARTÍCULO SEGUNDO: La presente Resolución rige a
partir de su publicación en la Gaceta Distrital y deroga
en su totalidad los procedimientos que le sean contra-
rios. Los demás procedimientos no modicados con la
presente resolución continúan vigentes.
PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.
Dada en Bogotá, a los diecisiete (17) días del
mes de diciembre de dos mil trece (2013).
JAIME GARCÍA MENDEZ
Jefe de Ocina Asesora de Planeación
TÍTULO:
MANUAL DE GESTION DOCUMENTAL
ALCALDÍA MAYOR DE
BOGOTA
Código
M-DA-001
Versión
0
Fecha
Diciembre 4 de 2013
TABLA DE CONTENIDO
1. OBJETO
2. ALCANCE
3. RESPONSABLE
4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
5. DEFINICIONES
6. CONDICIONES GENERALES
6.1 Planeación documental
6.2 Producción documental
6.3 Gestión y Trámite
6.3.1 Recepción Registro y digitalización de las comunica-
ciones ociales.
6.3.2 Distribución
6.3.3 Trámite de documentos
6.4 Organización de documentos
6.4.1 Clasicación
6.4.2 Ordenación
6.4.3 Foliación
6.4.4 Almacenamiento
6.4.5 Rotulación
6.5 Disposición de documentos
6.5.1 Inventario Documental
6.5.2 Consulta de documentos
6.5.3 Transferencias Documentales
6.6 Preservación a largo plazo
6.7 Valoración Documental
7. DESCRIPCION DE PROCEDIMIENTOS
7.1. Recepción, Radicación y Distribución de Documentos
Externos Recibidos
7.2. Asignación de Trámites
7.3. Radicación de Correspondencia
7.4. Envío en la Ocina de Correspondencia
7.5. Organización de los Archivos de Gestión
7.6. Préstamo de documentos en archivos de gestión
7.7. Transferencias al Archivo Central
7.8. Eliminación de Documentos de Apoyo
8. TABLA DE FORMATOS
1. OBJETO
Determinar los lineamientos de carácter técnico,
administrativo y procedimental para la planeación,
producción, trámite, clasicación, ordenación, valo-
ración, selección, eliminación y conservación de los
documentos que se producen y reciben en el ejercicio
de la gestión institucional.
2. ALCANCE
El Manual de Gestión Documental de TRANSMILENIO
S.A, establece condiciones para el manejo de las co-
municaciones escritas y los procesos archivísticos, y
por tanto está orientado a todos los Servidores Públicos
de la Entidad que en el ejercicio de sus funciones y ac-
tividades producen, reciben y conservan documentos.
Este Manual contempla las actividades necesarias para
la implementación del Sistema de gestión documental
tales como la planeación, producción, gestión, tramite,
organización, transferencia, disposición, preservación
a largo plazo y valoración documental.
Nota: La elaboración, control y seguimiento de los
documentos incluidos en el Manual de Procedi-
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