Resolución 533-000105
| Emisor | Superintendencias - Superintendencia de Sociedades |
| Número de Boletín | 46156 |
El Superintendente de Sociedades (E.), en uso de sus facultades legales y, en especial, de las conferidas por los artículos 5° de la Ley 716 de 2001, modificado por el artículo 8° de la Ley 901 de 2004, y del Decreto 1282 de 2002, y
CONSIDERANDO:
Primero. Que es necesario crear mecanismos legales y procedimentales, con el fin de asegurar que la información contable de la Superintendencia de Sociedades revele en forma fidedigna la realidad económica, financiera y patrimonial de la entidad.
Segundo. Que es conveniente establecer procedimientos que faciliten castigar los valores incobrables de las deudas de difícil cobro, siempre y cuando hayan sido agotados los trámites administrativos y jurídicos tendientes a su recuperación;
Tercero. Que la Ley 716 del 24 de diciembre de 2001, por la cual se expiden normas para el saneamiento de la información contable en el sector público, modificada y prorrogada por las Leyes 901 de 2004 y 998 de 2005, tiene vigencia hasta el 31 de diciembre de 2006.
Cuarto. Que debe procurarse la uniformidad en el trámite de expedición de actos administrativos que impongan sanciones pecuniarias a favor de la Superintendencia de Sociedades.
Quinto. Que es necesario estandarizar el procedimiento para informar a los Grupos de Contabilidad y de Jurisdicción Coactiva y Cobro Persuasivo las providencias mediante las cuales se imponen multas, con el objeto de que su contabilización y cobro sean oportunos;
Sexto. Que debe definirse el procedimiento de cobro de las cuotas partes pensionales, cuando en las mismas concurre la Superintendencia de Sociedades con otras entidades pagadoras de pensiones;
Séptimo. Que la entidad debe garantizar la administración de la cartera y propender a su recaudo oportuno.
Octavo. Que, según lo dispone el numeral 16 del artículo 4° del Decreto-ley 1080 de 1996, corresponde al Superintendente de Sociedades asignar y distribuir las competencias de las distintas dependencias administrativas de la entidad para el mejor desempeño en la prestación del servicio, y
Noveno. Que, con mérito en lo expuesto anteriormente, este Despacho,
RESUELVE:
Generalidades
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Definición. El Manual de Administración de Cartera de la Superintendencia de Sociedades es el documento que contiene las políticas, el reglamento interno y los procedimientos relacionados con el origen, registro, recaudo y cobro de la cartera a favor de la entidad.
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Objetivo. Establecer reglas, procedimientos, funciones y responsabilidades para el buen manejo y el oportuno recaudo de la cartera a favor de la entidad, constituyéndose en una herramienta de consulta permanente por parte de los colaboradores.
De la cartera
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Conformación de la cartera. De acuerdo con su naturaleza, la cartera de la Superintendencia de Sociedades está conformada por los siguientes conceptos:
¿ Contribuciones de las sociedades vigiladas.
¿ Multas.
¿ Cuotas Partes Pensionales, y
¿ Créditos de Vivienda.
3.1. De las contribuciones
3.1.1 Marco legal
A través del artículo 88 de la Ley 222 de 1995 se estableció que ¿Los recursos necesarios para cubrir los gastos que ocasione el funcionamiento de la Superintendencia de Sociedades se proveerán mediante contribución a cargo de las sociedades sometidas a su vi gilancia o control¿.
Para liquidar dicha contribución, el artículo precitado señaló los siguientes pará- metros:
En primer término, la base para su cálculo la constituye el monto total de los activos, incluidos los ajustes integrales por inflación, que registre la sociedad a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior o que figuren en el último balance que repose en los archivos de la Superintendencia de Sociedades.
En segundo lugar, se tiene en cuenta el presupuesto de ingresos y funcionamiento de la Superintendencia de la vigencia fiscal respectiva.
Con base en la información anterior, se proyecta una tarifa para aplicar sobre el total de activos de las sociedades, cuyo resultado es el valor de la contribución. La sumatoria de dichos valores debe ser igual al total del presupuesto de ingresos estimado, esto es, la tarifa que se seleccione debe ser el punto de equilibrio entre las necesidades de ingresos y el total de activos de las sociedades. La tarifa para obtener la contribución puede ser diferente según se trate de sociedades activas, en período preoperativo, en concordato o en liquidación. En todo caso, la tarifa que se fije no podrá ser superior al uno por mil (1x1.000) de los activos mencionados.
Así mismo, la contribución a cobrar a cada sociedad no puede exceder del uno por ciento del total de las contribuciones.
3.1.2 Proceso de generación y registro
El proceso de generación y registro de las cuentas de cobro por concepto de contribuciones es el siguiente:
El Grupo de Presupuesto informa al Grupo de Contabilidad el monto de recursos que requiere la entidad para cubrir sus gastos de funcionamiento, con base en el presupuesto de ingresos y gastos de la respectiva vigencia, el cual podrá ser inferior según los excedentes de tesorería.
El Grupo de Contabilidad calcula la tarifa en los términos y forma establecidos en el artículo 88 de la Ley 222 de 1995 y proyecta la resolución respectiva para firma del Superintendente de Sociedades.
Expedida la resolución antedicha, el Grupo de Contabilidad elabora y registra en los módulos de contabilidad y cartera del Sistema Financiero, STONE, las cuentas de cobro conforme al siguiente procedimiento:
3.1.2.1 Cargue de información en el aplicativo Financiero, STONE
El sistema debe actualizarse con la siguiente información:
¿ Datos contenidos en el Sistema de Información General de Sociedades - SIGS, en cuanto a información básica de las sociedades: nombre, dirección de domicilio, dirección de notificación judicial, ciudad, departamento, estado, situación, etapa, etc. Este procedimiento es realizado en forma automática y se cargan las tablas de Clientes, Detalle de Clientes, Contacto de Clientes y Contribuyentes en Stone.
Datos contenidos en el Sistema de Información Financiera, DATASIFI, en cuanto al monto de activos (base de contribución) y preoperatividad de las sociedades, contenidos en los reportes de Estados Financieros, Estado de Liquidación Voluntaria y Rendición de Cuentas y Estado de Patrimonio Líquido. Este proceso es realizado en forma automática y se carga la tabla de Actualización de Información del Balance en Stone.
3.2.2.2 Parametrización del sistema
Deben diligenciarse las siguientes tablas en el Sistema STONE:
¿ Cartera - condiciones comerciales: Diligenciar la información requerida, tal como el plazo para pago, el número de cuotas, etc.
¿ Parámetros de Contribuciones: Parametrizar lo relacionado con la respectiva vigencia, esto es, año; si aplica redondeo; cortes para cartera; firma digital, etc.
¿ Contribuyentes: Identificar las sociedades que por ley sean exentas de contribución, como es el caso de las sociedades de economía mixta en las que el Estado posea una participación en el capital social igual o superior al 90%.
¿ Contribuciones - tasas: Parametrizar las tasa de conformidad con lo establecido en la resolución expedida para la respectiva vigencia fiscal, teniendo en cuenta el estado, la situación y etapa de las sociedades vigiladas y controladas, digitando dos opciones: SI, NO por cada una, según su preoperatividad.
ESTADO
SITUACION
ETAPA
Activa
Activa
Cumplida
Liquidación Obligatoria
Ejecución
Trámite
Terminada
21-VIGILANCIA
Cumplida
Liquidación Voluntaria
Ejecución
Trámite
Terminada
Firmado
35-CONTROL
Acuerdo de Reestructuración
Negociación
Promoción
Solicitud
Cumplido
Concordato
Ejecución
Trámite
Terminado
Liquidación Forzosa Administrativa
Activa
¿ Contribuciones - vigencias: Digitar la información sobre monto mínimo y máximo a cobrar, teniendo en cuenta que este último no puede ser superior al 1% del presupuesto, así como los demás datos que requiere este programa.
¿ Contribuciones: Parametrizar los meses a cobrar, año de la vigencia, corte del balance, grupo que elabora la cuenta de cobro, cuenta contable débito, centro de costos, condición de pago, encargado y selección de sociedades objeto del cobro de la contribución.
3.1.2.3 Proceso de elaboración
Deben adelantarse los siguientes procesos:
¿ Prefacturación. En este proceso no hay afectación contable y en cartera. Es realizado con el fin de obtener información preliminar y verificar su resultado frente al monto del presupuesto para determinar la no existencia de valores inferiores al monto mínimo, ni superiores al monto máximo, el número de sociedades, el valor total e individual, etc.
¿ Facturación. Este proceso genera en forma definitiva en el sistema las cuentas de cobro con afectación en los libros de contabilidad y en cartera.
¿ Impresión de las cuentas de cobro. Posteriormente, se procede a la impresión de las cuentas de cobro en tres (3) copias, las cuales contendrán, por lo menos, el nombre de la sociedad, NIT, dirección y ciudad, bases de cálculo, monto a pagar, fechas de expedición y de vencimiento y forma de pago, así:
¿ Copia para el destinatario (la sociedad).
¿ Copia para el archivo de la Intendencia Regional.
¿ Copia para el consecutivo de Bogotá.
3.1.3 Causación de intereses moratorios
La contribución causará intereses moratorios después de la fecha de vencimiento, en la misma forma y tasa que opera para efectos del impuesto de la renta y complementarios (inciso octavo del artículo 88 de la Ley 222 de 1995).
El proceso de intereses deberá efectuarse en el Sistema Financiero, STONE, por lo menos una vez al mes, con afectación en los módulos de contabilidad y de cartera, bajo el siguiente procedimiento:
¿ El Grupo de contabilidad parametrizará las tasas de...
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