Resolución Nº 387 de Procuraduría General de la República, 21-09-2020
| Fecha | 21 Septiembre 2020 |
| Tipo de documento | Resolución |
| Materia | ARCHIVISTICA |
| Emisor | DESPACHO PROCURADOR GENERAL |
RESOLUCIÓN No.
( )
"Por la cual se adoptan instrumentos archivísticos para la gestión documental de la
Procuraduría General de la Nación y se deroga la Resolución 10 de 2017”
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EL PROCURADOR GENERAL DE LA NACIÓN
En
ejercicio de sus atribuciones constitucionales y legales, en especial las conferidas en
los numerales 6°, 7° y 41 del artículo 7° del Decreto Ley 262 de 2000, y
CONSIDERANDO:
Que el artículo 209 de la Constitución Política estableció que la función administrativa
está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los
principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y
publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de
funciones.
Que el artículo 3° de la Ley 594 del 2000
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, define la Gestión Documental como el
“Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo
y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su
origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.”
Que el artículo 21 ibídem consagra el deber de las entidades públicas de elaborar
Programas de Gestión Documental, contemplando la posibilidad del uso de nuevas
tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos
archivísticos.
Que el Decreto 2609 de 2012
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, en su artículo 8° fijó como Instrumentos Archivísticos
para la gestión documental en las entidades públicas, los siguientes: el Cuadro de
Clasificación Documental - (CCD), la Tabla de Retención Documental - (TRD), el
Programa de Gestión Documental - (PGD), el Plan Institucional de Archivos de la
Entidad - (PINAR), el Inventario Documental, un modelo de requisitos para la gestión de
documentos electrónicos, los bancos terminológicos de tipos, series y sub-series
documentales, los mapas de procesos, flujos documentales y la descripción de las
funciones de las unidades administrativas de la entidad y Tablas de Control de Acceso
para el establecimiento de categorías adecuadas de derechos y restricciones de acceso
y seguridad aplicables a los documentos.
1
Por medio de la cual se dicta la Ley G eneral de Archivos y se dictan otras disposiciones
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Por el cual se reglamenta el Título V de la L ey 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la L ey 1437 de 2011 y se dictan
otras disposiciones en materia de Gesti ón Documental para todas las Entidades del Estado
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Ésta DEROGA la Resolución 10 de
2017; le da ALCANCE a la Res. 229
de 2015; Res. 633 de 2017
RESOLUCIÓN No.
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"Por la cual se adoptan instrumentos archivísticos para la gestión documental de la
Procuraduría General de la Nación y se deroga la Resolución 10 de 2017”
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Que el artículo 15 de la Ley 1712 de 2014
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, establece la obligación de adoptar un
Programa de Gestión Documental, en el cual se determinen los procedimientos y
lineamientos necesarios para la producción, distribución, organización, consulta y
conservación de los documentos públicos, atendiendo los lineamientos y
recomendaciones que el Archivo General de la Nación y demás entidades competentes
expidan en la materia.
Que el artículo 16 ibídem establece que los sujetos obligados deben asegurar dentro de
sus entidades la existencia de procedimientos claros para la creación, gestión,
organización y conservación de sus archivos.
Que el artículo 2.8.2.5.6 del Decreto Nacional 1080 de 2015, establece los componentes
de la política de gestión documental, la cual está constituida, entre otros, por los
siguientes: “(…) d). Programa de gestión de información y documentos que pueda ser
aplicado en cada entidad. e). La cooperación, articulación y coordinación permanente
entre las áreas de tecnología, la oficina de archivo, las oficinas de planeación y los
productores de la información. (…)”.
Que el artículo 2.8.2.5.8 íd., establece los instrumentos archivísticos para la gestión
documental en las entidades públicas, contemplando, entre otros, el PGD, MOREQ,
Banco Terminológico, Tablas de Control de Acceso y el Plan institucional de archivos de
la entidad - PINAR.
Que el artículo 2.8.2.5.10 ibíd., establece la obligatoriedad del Programa de Gestión
Documental, por lo que todas las entidades del Estado deben formularlo, a corto,
mediano y largo plazo, como parte del Plan Estratégico Institucional y del Plan de acción
anual.
Que mediante Resolución 229 del 10 de junio de 2015, se implementó el Proyecto de
Gestión Documental Electrónico y de Archivo de la Procuraduría General de la Nación,
con el fin de garantizar la integridad, confiabilidad, autenticidad, disponibilidad y
trazabilidad de los activos de información de la entidad, facilitando la gestión,
clasificación, organización, conservación y disposición final de la información desde su
creación hasta su disposición final, con fines de conservación permanente o temporal y
su eliminación.
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Ley de transparencia y del derecho al acceso a la información pública nacional
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RESOLUCIÓN No.
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"Por la cual se adoptan instrumentos archivísticos para la gestión documental de la
Procuraduría General de la Nación y se deroga la Resolución 10 de 2017”
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Que a través de la Resolución 10 del 13 de enero de 2017 la Procuraduría General de la
Nación adoptó el Programa de Gestión Documental de la Entidad.
Que por Resolución 633 del 24 de noviembre de 2017 se creó el Comité de Archivo de la
entidad y dispuso en los numerales 1°, 2° y 10° del artículo 4°, como funciones del
Comité, entre otras, las siguientes: “1. Asesorar al Procurador General de la Nación en la
formulación de políticas de gestión documental 2. Evaluar y aprobar los planes,
programas, reglamentos y procedimientos de gestión documental” y “10. Aprobar el
programa de gestión documental”.
Que los instrumentos archivísticos en mención se encuentran articulados con el Plan
Estratégico Institucional (PEI), con el Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG) y
la norma NTC - ISO 9001:2015 sobre el Sistema de Gestión de Calidad, que señalan la
relevancia del manejo de la información y de la aplicación de la Ley 594 de 2000 como
componente de Gestión de la información y la Gestión Documental del Sistema de Gestión
de Calidad.
Que dados los avances en la implementación del sistema de Gestión Documental
Electrónico y de Archivo y la transformación digital liderada por el Gobierno nacional, la
División de Documentación presentó ante el Comité de Archivo los instrumentos
archivísticos, el Plan Institucional de Archivos -PINAR, la Tabla de Control de Acceso, el
Banco Terminológico de series y Subseries, el Modelo de Requisitos de la Gestión de
Documentos Electrónicos - MOREQ y la actualización del Programa de Gestión
Documental, los cuales fueron aprobados en sesión del 11 de diciembre de 2019 mediante
Acta No. 42 de igual fecha.
Que los instrumentos archivísticos tendrán la finalidad de propender por un adecuado
desarrollo e implementación de la gestión documental en la entidad, facilitando la toma de
decisiones, constituyendo la memoria institucional y agilizando el acceso a la información,
al aumentar la capacidad de atender de manera oportuna, eficiente y eficaz los
requerimientos de las autoridades y los ciudadanos.
Que la implementación de Programa de Gestión Documental - PGD y el Plan Institucional
de Archivo - PINAR 2018-2023, en la Procuraduría General de la Nación, será liderada por
la División de Documentación, quien desarrollará los lineamientos institucionales
conducentes a su aplicación, en atención a lo dispuesto en el numeral 5° del artículo 19 del
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