Resolución Nº 670 de Secretaria General de la Alcaldia Mayor de Bogota D.C., 31-12-2021
| Fecha de emisión | 31 Diciembre 2021 |
| Fecha de publicación | 04 Enero 2022 |
| Emisor | Secretaria General de la Alcaldia Mayor de Bogota D.C. |
| Número de Gaceta | 7330 |
BOGOT/
RESOLUCIÓN No.
__670__DE
20
1
3
f DIC 20211
"Ror la cual se adopta la Política de Gestión Documental de la Secretaría General de la Alcaldía
Mayor de Bogotá, D.C."
LA SECRETARIA GENERAL DE LA ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ,
DISTRITO CAPITAL
En ejercicio de las facultades legales, en especial las conferidas en el artículo 16 de la Ley
y
el numeral 7 del artículo 13 del Decreto Distrital 140 de 2021 y,
CONSIDERANDO:
Que la Ley
de 2000 denominada
estableció reglas y principios
generales que regulan la función archivística del Estado.
Que el artículo 3
ibídem,
define la gestión documental como el '(...)
conjunto de actividades
administi'ativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación
producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de
facilitar su utilización y conservación.
(...)"
Que el artículo 4 ibídem, establece dentro de los principios generales que rigen la función archivística
el siguiente:
( ...
) a, Fines de los archivos. El objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la
documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable
para uso de la administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia,' Por
lo mismo, los archivos harán suyos los fines esenciales del Estado, en particular los de servir
a la comunidad y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados
en la Constitución y los de facilitar la participación de la comunidad y el control del
ciudadano en las decisiones que los afecten, en los términos previstos por la ley.
( ... )"
Que el artículo 11
ibídem,
estableció, entre otras, la '(.,.)
obligatoriedad de la conformación de los
archivos públicos, en donde el Estado está obligado a la creación, organización, preservación y
control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo
vital de los documentos y la norn2atividad archivística.
(...)"
Que el artículo 12 ibídem, indica que la responsabilidad de la gestión de documentos y de la
administración de sus archivos será de la administración pública.
Cra8No 10-65
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I,ltO:
Lir,ea 195
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DBOGOTÁC.C.
4203000-FT-997 Versión 02
BOGOT/
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CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN No.
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3 1 DIC 2021.
"Por la cual se adopta la Política de Gestión Documental de la Secretaría General de la Alcaldía
Mayor de Bogotá, D.C."
Que el artículo 21
ibídem,
estableció que las "(.,)
entidades públicas deberán elaborar programas
de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya
aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos.
( ... )"
Que el artículo 15 de la Ley 1712 de 2014, determina la obligación de adoptar un Programa de Gestión
Documental, en donde
'( ... )
se establezcan los procedimientos y lineamientos necesarios para la
producción, distribución, organización, consulta y conservación de los documentos públicos.
( ... )"
Que el artículo 16
ibídem,
indica sobre los archivos que, (...)
en su carácter de centros de
información institucional que contribuyen tanto a la eficacia y eficiencia del Estado en el servicio al
ciudadano, como a la promoción activa del acceso a la información pública, los sujetos obligados
deben ase gurarse de que existan dentro de sus entidades procedimientos claros para la creación,
gestión, organización y conservación de sus archivos. Los procedimientos adoptados deberán
observar los lineamientos que en la materia sean producidos por el Archivo General de la Nación.
(...)
Que el artículo 17
ibídem,
establece que "(...)
para asegurar que los sistemas de información
electrónica sean efectivamente una herramienta para promover el acceso a la información pública,
los sujetos obligados deben asegurar que estos: a) Se encuentren alineados con los distintos
procedimientos y articulados con los lineamientos establecidos en el Programa de Gestión
Documental de la entidad.
(...)"
Que el numeral 6 del artículo 2.8.2.1.16. del Decreto No. 1080 de 2015, indica que, entre una de las
funciones establecidas del Comité Interno de Archivo se encuentra
( ...
) aprobar el programa de
gestión de documentos fisicos y electrónicos presentado por el Area de Archivo de la respectiva
Entidad. (..) ",
dicha función la ejerce comité a nivel institucional el Comité Institucional de Gestión
y Desempeño de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.
Que el artículo 2.8.2.5.6
ibídem,
establece que las entidades públicas deben formular una política de
gestión de documentos.
Que la Resolución No. 299 del 6 de junio de 2013, estableció el Comité Interno de Archivo de la
Secretaría General y derogó la Resolución No. 410 de 2004.
Que la Resolución No. 164 de 2017, derogó la Resolución No. 299 del 2013,
y
conformó el Comité
Interno de Archivo de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.
Cro8No 10-65
CÓdo postat 111711
Tel 381 3000
www bogota gov co
tntc: Linea 195
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OC eGOTAO.C.
4203000-FT-997Versiói 02
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3 1 DIC 2021
"Por la cual se adopta la Política de Gestión Documental de la Secretaría General de la Alcaldía
Mayor de Bogotá, D.C."
Que el artículo 2.2.22.3.8 del Decreto No. 1499 de 2017, establece que en cada una de las entidades
del
Orden Nacional y Territorial deberán integrar un
"( ... )
Comité Institucional de Gestión y
Desempeño encargado de orientar la implementación y operación del Modelo Integral de Planeación
y Gestión - MIPG
(,..)",dentro del cual es inclu ida la política de Gestión Documental.
Que mediante Resolución No. 494 de 2019, la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá
D.C., constituyó el Comité Institucional de Gestión y Desempeño y reorganizó las instancias de
coordinación de la Entidad.
Que en los numerales 13
y
24 del artículo 6 ibídem, estableció las funciones del
Comité Institucional
de Desempeño,
entre ellas, "( ... )
Aprobar el Plan Institucional de Archivos - PINAR, junto con las
Tablas de Retención Documental - TRD.
( ... )"; y "( ... )
Las demás asignadas por el Secretario
General, que tengan relación directa con la implementación, desarrollo y evaluación del Modelo
Integrado de Planeación y Gestión - MIPG. ( .... )..
Que el artículo 33
ibídem
suprimió varios comités entre ellos el Comité Interno de Archivo.
Que dando cumplimiento a lo establecido por el artículo 2.8.2.5.6 del Decreto 1080 de 2015 por
medio del cual se expide el Decreto Unico Reglamentario del Sector Cultura, en el que se señala que
las entidades públicas deben formular una política de gestión de documentos, se remitió dicho
instrumento al Comité Institucional de Gestión y Desempeño.
Que mediante Acta No. 26 del 29 de diciembre de 2021, el Comité Institucional de Gestión y
Desempeño aprobó la Política de Gestión Documental.
En mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
Artículo 1.
Adoptar la Política de Gestión Documental de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor
de Bogotá, D.C., la cual forma parte integral de la presente Resolución.
Cra 8 No, 10 65
CÓdsgo postal 111711
y
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ALCALOtA
Info: Linea 195
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