Resolución número 01161 de 2021, por medio de la cual se adopta el reglamento interno para el funcionamiento de cajas menores del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social - Prosperidad Social y se derogan la Resoluciones números 00832 de 2012 y 02084 de 2014
| Emisor | Departamentos Administrativos - Departamento Administrativo Para La Prosperidad Social |
| Número de Boletín | 51708 |
La Directora General del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social - Prosperidad Social, en ejercicio de las facultades legales, establecidas en el Decreto número 2094 del 22 de diciembre de 2016, y
CONSIDERANDO:
Que, mediante la Resolución número 02084 de agosto 15 de 2014, se actualizó el reglamento Interno para el funcionamiento de las cajas menores del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social, adoptado mediante la Resolución número 00832, del 3 de abril de 2012.
Que, mediante ley expedida anualmente por el Congreso de la República, se decreta el Presupuesto de Rentas y Recursos de Capital y la ley de apropiaciones para cada vigencia fiscal, del cual hace parte el Departamento Administrativo para la Prosperidad Social.
Que el título 5 "constitución y funcionamiento de las cajas menores" de la parte 8 "Régimen presupuestal" del Libro 2 "Régimen reglamentario del sector hacienda y crédito público" del Decreto 1068 de 2015 expedido por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, reglamentó la constitución y funcionamiento de las cajas menores.
Que la administración del aplicativo SIIF Nación expide las guías que se constituyen en una herramienta para el adecuado manejo de las cajas menores en las entidades públicas.
Que Prosperidad Social debe cumplir con las normas establecidas y demás orientaciones relacionadas con la aplicación del marco normativo para entidades del Gobierno expedido por la Contaduría General de la Nación; por lo tanto, todas las obligaciones financieras y económicas que se originen con el manejo y utilización de recursos a través de las cajas menores deben registrarse oportunamente en el aplicativo SIIF Nación para que los estados financieros de la entidad revelen adecuadamente estos hechos económicos.
Que es obligación de Prosperidad Social cumplir con las normas contenidas en el Estatuto Tributario en materia de impuestos del orden nacional, departamental, distrital y municipal y, por lo tanto, las deducciones que se practiquen por concepto de retenciones en la fuente a las operaciones realizadas con los recursos de las cajas menores deberán hacerse atendiendo la normatividad vigente y en la debida oportunidad.
Que es obligación de Prosperidad Social cumplir con lo establecido en el Decreto número 1625 de 2016 Único Reglamentario en Materia Tributaria y las normas que lo sustituyan o modifiquen.
Que en concordancia con la normatividad vigente y lineamientos, tanto externos como internos, y dado que los decretos reglamentarios para el sector Hacienda y Crédito Público fueron expedidos con posterioridad a las Resoluciones números 00832 de 2012 y 2084 de 2016, se hace necesario realizar una actualización del Reglamento interno de cajas menores que por lo demás sea concisa y de mayor comprensión para la adecuada aplicación en la Entidad. Por ello, esta resolución deroga las dos resoluciones anteriores expedidas por la entidad en 2012 y su actualización en 2014.
Que en mérito de lo expuesto,
RESUELVE: CAPÍTULO I
Disposiciones Generales
Adóptese el presente reglamento interno para el funcionamiento de las cajas menores del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social.
Para la aplicación de la presente resolución, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:
Arqueo de Caja Menor: Verificación periódica y sorpresiva realizada por funcionarios designados de la Oficina de Control Interno a las cajas menores constituidas.
Caja Menor: Es un fondo de recursos en moneda nacional para sufragar gastos identificados y definidos en los conceptos del Presupuesto General de la Nación, que tengan el carácter de urgentes e indispensables.
Cuantía: Monto máximo definido para caja menor, el cual será establecido teniendo en cuenta el presupuesto vigente de la Entidad y la clasificación que para este fin establece el Decreto 1068 de 2015.
Cuentadante: Es el funcionario responsable de la administración a la caja menor, designado mediante resolución suscrita por el Director General de Prosperidad Social. Con la designación del responsable de la caja menor, se entenderá surtido el requisito de solicitud de creación del usuario con el perfil de Gestión Caja Menor al Coordinador SIIF Entidad.
Gasto: Egreso o salida de recursos, expresados en forma cuantitativa, requeridos para la compra de bienes o servicios.
Legalización de gastos: Es el trámite mediante el cual se formalizan los gastos de la caja menor, con la presentación de los documentos soporte que cumplan con los requisitos establecidos en la normatividad tributaria, para el respectivo reconocimiento del gasto de las operaciones efectuadas. La legalización es necesaria para el desembolso de nuevos recursos al fondo de caja menor.
Legalización Definitiva: Se entiende por legalización definitiva la última legalización de la caja menor de la vigencia fiscal en curso para la cual fue constituida.
Objeto de gasto: Identificación presupuestal para determinar la clasificación del gasto realizado.
Reembolso: Es el reintegro que se realiza a la caja menor, luego de la legalización de los gastos. Corresponde a la cuantía de los gastos realizados y legalizados, menos el valor de los descuentos por concepto de retenciones en la fuente.
Constitución y Gestión de Cajas Menores
Las cajas menores se constituirán, para cada vigencia fiscal, mediante resolución suscrita por el Director del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social conforme a lo establecido por el Decreto 1068 de 2015 o la norma que lo modifique, derogue o sustituya.
Para la constitución de las cajas menores se seguirán los siguientes pasos:
a) Autorización de constitución de las cajas menores: la dependencia que requiera la constitución, elaborará la justificación técnica y económica, explicando la necesidad de su constitución, los objetos del gasto y monto de cada uno de los rubros por solicitar para la...
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