Resolución número 0280 de 2016, por la cual se crean los grupos internos de trabajo, se asignan y actualizan sus funciones
| Emisor | Establecimientos Públicos - Instituto Caro y Cuervo |
| Número de Boletín | 50090 |
La Directora General del Instituto Caro y Cuervo, en ejercicio de sus facultades legales, y
CONSIDERANDO:
Que el artículo 115 de la Ley 489 de 1998, facultó a los representantes legales de las entidades públicas para crear y organizar, con carácter permanente o transitorio, grupos internos de trabajo, con el fin de atender las necesidades del servicio y cumplir con eficacia y eficiencia los objetivos, políticas y programas del organismo;
Que el artículo 8º del Decreto número 2489 de 2006 señala que tratándose de grupos internos de trabajo los mismos no podrán ser inferiores a cuatro (4) empleados, destinados a cumplir las funciones que determine el acto de creación, las cuales estarán relacionadas con el área de la cual dependen jerárquicamente;
Que por medio del Decreto número 2700 del 22 de noviembre de 2013 se modificó la planta de personal del Instituto Caro y Cuervo y facultó en su artículo tercero, al Director General del Instituto para distribuir los cargos de la planta global mediante acto administrativo y ubicar el personal, teniendo en cuenta la estructura, las necesidades del servicio, los planes y programas de la entidad;
Que mediante la Resolución número 0362 del 17 de diciembre de 2013 se distribuyeron los empleos de la planta de personal, se crearon los grupos de trabajo y se designaron los coordinadores;
Que con el fin de reorganizar los equipos de trabajo, se expidieron las Resoluciones números 0143 de 2014 y 0312 de 2014, mediante las cuales se modificaron las conformaciones de los grupos de investigaciones, Seminario Andrés Bello y talento humano;
Que posteriormente se expidió la Resolución número 0241 de 2014 por la cual se eliminó el grupo de trabajo de control interno de gestión, en cumplimiento a los lineamientos señalados en el artículo 8º del Decreto número 2489 de 2006, toda vez que su conformación fue inferior a cuatro (4) personas;
Que teniendo en cuenta que la administración ha proferido diferentes actos administrativos que modificaron la conformación de los grupos de trabajo y a la luz de los principios de eficiencia administrativa y economía procesal, el ICC considera necesario derogar las Resoluciones números 0362 de 2013, 0143 de 2014, 0312 de 2014 y 0241 de 2014, para integrarlas en un solo documento e igualmente actualizar las funciones de los grupos, tomando como referente las nuevas exigencias normativas y las necesidades institucionales;
Que el Instituto Caro y Cuervo, a través del grupo de gestión documental, adscrito a la Subdirección administrativa y Financiera, ha liderado la actualización y aprobación de las tablas de retención documental de la entidad, cuyo insumo importante es el organigrama del ICC;
Que en el concepto emitido por el Archivo General de la Nación, del 25 de agosto de 2015, recibido en la entidad el 10 de febrero de 2016, se observó sobre la verificación de las funciones de los grupos de trabajo para la construcción de las series documentales;
Que con base en el concepto emitido por el AGN, el grupo de gestión documental identificó que algunas funciones asignadas a los grupos internos de trabajo del Instituto, a través de la Resolución número 0362 de 2013, eran ejecutadas por otras áreas y por lo tanto es necesario ajustarlas a la realidad institucional actual;
Que en consecuencia, para poder dar curso a la aprobación de las tablas de retención documental y dar cumplimiento al programa de gestión documental, es necesario ajustar las funciones de los grupos, que fueron informadas por su coordinadora;
Que por otra parte, la Ley 1753 del 9 de junio de 2015, mediante la cual se expidió el Plan Nacional de Desarrollo 2014-2018 "Todos por un Nuevo País", dispuso en el parágrafo 2º literal b) del artículo 45, que: "las entidades estatales tendrán un Director de Tecnologías y Sistemas de Información responsable de ejecutar los planes, programas y proyectos de tecnologías y sistemas de información en la respectiva entidad. Para tales efectos, cada entidad pública efectuará los ajustes necesarios en sus estructuras organizacionales, de acuerdo con sus disponibilidades presupuestales, sin incrementar los gastos de personal. El Director de Tecnologías y Sistemas de Información reportará directamente al representante legal de la entidad a la que pertenezca y se acogerá a los lineamientos que en materia de TI defina el MinTIC";
Que actualmente, las funciones relacionadas con el manejo de las tecnologías y la información se encuentran asignadas al grupo de planeación;
Que a la luz de lo anterior, el Instituto Caro y Cuervo, teniendo en cuenta su planta de personal y su disponibilidad presupuestal, busca ajustarse a lo ordenado, conformando el Grupo de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC), que dependerá de la Subdirección Administrativa y Financiera;
Que por lo anteriormente expuesto y en ejercicio de su misión, al identificar la necesidad de ajustar las funciones de los grupos a la luz de las nuevas exigencias normativas y con el ánimo de mejorar los procedimientos internos del Instituto, es necesario actualizar la información y configurar un nuevo acto administrativo que introduzca los nuevos requerimientos en las funciones propias de los grupos;
Que en mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
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Dirección General:
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Grupo de Planeación
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Subdirección académica
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Grupo de Investigación
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Unidad Docente Seminario Andrés Bello - SAB
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Grupo de Procesos Editoriales
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Biblioteca
III: Subdirección administrativa y financiera:
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Grupo de Gestión Financiera
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Grupo de Talento Humano
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Grupo de Gestión Documental.
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Grupo de Gestión Contractual
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Grupo de Recursos Físicos
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Grupo de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC)
Hará parte del Despacho de la Dirección General, el siguiente Grupo Interno de Trabajo, desarrollando las funciones que a continuación se asignan:
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Grupo de Planeación, cumplirá con las siguientes funciones:
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Asesorar a la Dirección General en la formulación, diseño, programación, ejecución y evaluación de las políticas, planes, programas institucionales como también a las distintas dependencias del Instituto sobre estos mismos aspectos teniendo en cuenta los lineamientos a que haya lugar;
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Apoyar a las diferentes áreas del Instituto en la elaboración de los proyectos de inversión y viabilizarlos, sin perjuicio de la fuente de financiación;
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Coordinar con las dependencias de la entidad, de acuerdo con las instrucciones de la Dirección General, la elaboración del plan de acción y el plan estratégico. Realizar el seguimiento y evaluación a su ejecución;
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Organizar y administrar el banco de proyectos del Instituto, tramitar la inclusión de los proyectos aprobados en el Banco Nacional de Proyectos de Inversión y colaborar en
la gestión para la obtención de los recursos pertinentes. Realizar los diferentes reportes y seguimientos;
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Participar con la Subdirección Académica y la Subdirección Administrativa y Financiera, en la elaboración del proyecto de presupuesto anual del Instituto;
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Realizar el seguimiento a la ejecución presupuestal y viabilizar las modificaciones presupuestales del Instituto ante los entes correspondientes;
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Orientar y coordinar la implementación y desarrollo del Sistema Integrado de Gestión Institucional;
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Adoptar herramientas gerenciales que permitan incorporar racionalidad en la administración a partir de criterios de eficiencia, eficacia y efectividad;
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Diseñar metodologías para elaborar y/o actualizar los manuales de procesos y procedimientos de los grupos internos de trabajo de la entidad y coordinar su elaboración, desarrollo e implementación;
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Diseñar y establecer, en coordinación con las dependencias del Instituto, los indicadores para evaluar la gestión y proponer las medidas preventivas y correctivas en su aplicación;
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Realizar estudios, presentar propuestas sobre la organización y desarrollo misional y administrativo, simplificación, agilización y modernización de trámites y procedimientos y demás asuntos relacionados con la gestión y métodos de trabajo, en coordinación con las áreas y grupos internos de trabajo de la entidad;
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Coordinar y consolidar con los grupos internos de trabajo de la entidad, la preparación de todos los informes de gestión;
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Coordinar la implementación de las políticas de atención al ciudadano dadas por el Gobierno nacional;
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Establecer los lineamientos y protocolos de atención al ciudadano que se deben implementar en la entidad;
0) Liderar y coordinar junto con el grupo de Gestión Financiera, la elaboración, presentación y carga en el...
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