Resolución número 09384 de 2022, por la cual se establecen lineamientos para la expedición de Certificados de Tradición y Libertad y, Certificaciones de no propiedad con el uso de tecnologías de la información, a través de canales presenciales y virtuales autorizados por la Entidad, y se fijan las condiciones de su operación
| Emisor | Superintendencias - Superintendencia de Notariado y Registro |
| Número de Boletín | 52122 |
El Director Administrativo y Financiero, en ejercicio de las facultades conferidas por la Resolución número 08922 de 29 de julio de 2022, en desarrollo de los artículos 36 y 37 de la Ley 1579 de 2012, y los numerales 4 y 19 del artículo 13 del Decreto número 2723
de 2014, y
CONSIDERANDO:
Que de conformidad con el artículo 2º de la Ley 1341 de 2009, modificado parcialmente por el artículo 3º de la Ley 1978 de 2019, las entidades públicas deberán adoptar todas las medidas necesarias para garantizar el máximo aprovechamiento de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en el desarrollo de sus funciones con el fin de lograr la prestación de servicios eficientes a los ciudadanos.
Que el artículo 4º del Decreto ley 019 de 2012 modificado por el Decreto ley 2106 de 2019, "Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública", estableció que las autoridades deben incentivar el uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones para que los procesos administrativos se adelanten con diligencia, dentro de los términos legales y sin dilaciones injustificadas al usuario por la prestación del servicio.
Que el artículo 9º del Decreto ley 2106 de 2019, estableció que, "[p]ara lograr mayor nivel de eficiencia en la administración pública y una adecuada interacción con los ciudadanos y usuarios, garantizando el derecho a la utilización de medios electrónicos, las autoridades deberán integrarse y hacer uso del modelo de Servicios Ciudadanos Digitales".
Que, en concordancia con lo anterior, el artículo 27 del Decreto ley 019 de 2012, el cual modificó el Decreto número 2150 de 1955, señaló que el pago de obligaciones dinerarias relacionadas con derechos a favor de las autoridades que por virtud de la ley recauden recursos públicos podrá hacerse a través de cualquier medio de pago, para lo cual conminó a las entidades y organismos públicos y particulares que prestan función administrativa a adelantar las gestiones necesarias para viabilizar los pagos y recaudos por medios electrónicos.
Que a su vez, en el artículo 38 ibídem, se estableció que la política pública de racionalización de trámites atenderá como principios fundantes, entre otros, los de: (i) facilitar el acceso a la información y ejecución de los trámites y procedimientos administrativos por medios electrónicos, creando las condiciones de confianza en el uso de los mismos y (ii) contribuir a la mejora del funcionamiento interno de las entidades públicas que cumplan una función administrativa, incrementando la eficacia y la eficiencia de las mismas mediante el uso de las tecnologías de la información, cumpliendo con los atributos de seguridad jurídica propios de la comunicación electrónica. Que el artículo 36 de la Ley 1579 de 2012, establece que los servicios electrónicos dispuestos para los trámites de registro son un derecho de los ciudadanos y se constituyen en un canal alterno a los esquemas presenciales en operación y deberán prestarse con fundamento en los principios, políticas y reglamentaciones adoptadas por la Superintendencia de Notariado y Registro.
Que de conformidad con el artículo 37 de la mencionada ley, el servicio público registral deberá prestarse dentro de criterios de máxima simplificación, diversificación de canales de atención y principios de celeridad en la gestión pública pero sin poner en peligro los bienes y derechos que protege el Estado.
Que de conformidad con lo dispuesto en el artículo 4º del Decreto número 2723 de 2014 la Superintendencia de Notariado y Registro tendrá como objetivo la orientación, inspección, vigilancia y control de los servicios públicos que prestan los Notarios y los Registradores de Instrumentos Públicos, para que estos servicios se desarrollen conforme a la ley y bajo los principios de eficiencia, eficacia y efectividad.
Que en desarrollo de lo expuesto la Entidad dispuso en su sede electrónica el acceso para los servicios regístrales, a fin de que los usuarios del servicio público registral obtengan el certificado de tradición y libertad y el certificado especial de no propiedad, a través del canal oficial de la Entidad https://certificados.supernotariado.gov.co/certificado
Que la Superintendencia de Notariado y Registro estableció, entre otras, una modalidad de recaudo electrónico de los recursos originados con ocasión de la prestación de los servicios registrales señalados previamente.
Que mediante la Resolución número 10401 de 2017, la Superintendencia dispuso la prestación de los servicios de expedición de certificados de tradición y libertad, certificados de no propiedad y la consulta de índice de propietarios y se fijaron las condiciones de operación para tal fin, en los Centros de Atención Distrital Especializados (CADE) en la ciudad de Bogotá y a nivel nacional en los diferentes centros de servicios y atención a la ciudadanía, en observancia de las disposiciones establecidas a través del Decreto número 197 de 2014 y el Documento conpes 3649 del 2010, contentivo de la Política Nacional de Servicio al Ciudadano.
Que la anterior resolución fue modificada parcialmente mediante la Resolución número 11669 de 2018, con el objeto de promover la expansión de los canales de prestación de estos servicios por medios electrónicos, en las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos, para que se prestaran los mismos servicios, a través de máquinas denominadas "agilizadores electrónicos", en los círculos registrales del país dispuestos por la Entidad, en desarrollo de las disposiciones del previamente citado Estatuto Registral.
Que en ambos actos administrativos y dentro de las condiciones de operación de los servicios registrales por parte de los prestadores autorizados, se designó el uso de la modalidad de recaudo denominada "CUPOS" y la necesaria interrelación de esta operación, con la Sede Electrónica de la Entidad para el control de la prestación del servicio y del recaudo.
Que el acceso a los canales electrónicos y virtuales implementados por la Superintendencia, buscan contribuir a la mejora continua de la prestación del servicio que cumple la Entidad, para el cumplimiento de los objetivos dirigidos a la eficacia y la eficiencia en la prestación de sus servicios mediante el uso de las tecnologías de la información, observando los atributos de seguridad jurídica propios de la comunicación electrónica y brindando diferentes alternativas a los ciudadanos para la solicitud, pago y acceso a los diferentes servicios registrales prestados por la Entidad.
Que ofrecer varios canales presenciales, virtuales y electrónicos de prestación de servicios registrales de la Superintendencia garantiza al ciudadano el acceso a diversas modalidades de atención que le permiten escoger la que más se ajuste a sus necesidades, además de garantizar una cobertura suficiente, en relación con la demanda que estos servicios representan en el país.
Que en aras de garantizar la correcta prestación del servicio público registral relacionada con la expedición de los certificados de tradición y libertad, se hace necesario dictar nuevos lineamientos para el uso de los canales de atención al ciudadano y ampliar a todos aquellos que resulten en beneficio de la operación administrativa de la Entidad, los cuales redunden en beneficio a la ciudadanía.
Que dando cumplimiento al artículo octavo, Deber de Información al Público, del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, se publicó en la página principal de la SNR, el proyecto de la presente resolución del 15 de octubre al 1º de noviembre de 2021, con el objeto de recibir opiniones, sugerencias, propuestas alternativas y/o observaciones por parte de la ciudadanía.
Que mediante Resolución número 08922 del 29 de julio de 2022 "Por medio de la cual se delega una función al Director Administrativo y Financiero", se delegó la función de definir los lineamientos necesarios para la expedición de Certificados de Tradición y Libertad y Certificaciones de no propiedad con el uso de tecnologías de Información a través de canales presenciales y virtuales autorizados por la Entidad y, entre otras, se facultó al Director Administrativo y Financiero para la expedición de actos administrativos que se requieran para lograr dicho fin.
En mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
Dispóngase la...
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