RESOLUCION 008 c RD 4000
| Número de Boletín | REGISTRO DISTRITAL 4000 18 JUNIO 2008 |
| Emisor | Contraloria de Bogota |
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REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 42 • Número 4000 • pP. 1-55 • 2008 • JUNIO • 18
No. RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTROS OBSERVACIONES
4.
Técnico o Auxiliar
de la Ofi cina de
Radicación y
Correspondencia.
Si los documentos están pendientes
por escanear
Recepciona, verifi ca y fi rma la planilla de
documentos pendientes por escanear.
Escanea los originales y anexos y de
inmediato asocia electrónicamente la
comunicación ofi cial externa al número de
radicación respectivo a través del módulo
GDOCS Scanner de SIGESPRO.
Si los documentos ya están
escaneados
Recepciona, verifi ca y fi rma la “Planilla de
distribución de comunicaciones ofi ciales”,
(ver formato código 7010005) como
constancia de conformidad.
Planilla
distribución de
comunicaciones
ofi ciales
(Generada por
SIGESPRO)
Punto de Control: Las copias
de la Planilla de documentos
pendientes por escanear y
de la Planilla distribución de
comunicaciones ofi ciales
deben ser fi rmadas por los
funcionarios asignados.
Todas las comunicaciones
ofi ciales externas deben llevar
rótulo electrónico en el original
y las copias.
5.
Técnico o Auxiliar
de la Ofi cina de
Radicación y
Correspondencia
Recibe los documentos o comunicaciones
ofi ciales externas que deben ser enviados
por correo certifi cado u ordinario, pesa,
liquida y consigna estos datos en las
Planillas de Servicios de Correo (Ver
formato código 7010002 ), realizando su
envío diariamente, antes de las 11:00
a.m.
Planillas de
Servicios de
Correo.
6.
Técnico o Auxiliar
de la Ofi cina de
Radicación y
Correspondencia
Entrega a las fi rmas de correo contratadas,
las comunicaciones ofi ciales externas
relacionadas en las planillas y recibe de
la fi rma de correo, las copias, verifi cando
su diligenciamiento (fi rma, nombre, fecha
y hora de recibo).
7.
Técnico o Auxiliar
de la Ofi cina de
Radicación y
Correspondencia
Organiza las comunicaciones ofi ciales
externas que por diferentes motivos no
fueron entregadas, diligencia “Planilla de
Devolución de comunicaciones ofi ciales”
(Ver formato código 7010003) y se
remiten a la dependencia origen.
Planilla de
Devolución de
Comunicaciones
Ofi ciales.
8.
Técnico de
la Ofi cina de
Radicación y
Correspondencia.
Entrega a la Subdirección de Servicios
Administrativos, reporte sobre desarrollo
de las actividades relacionadas con la
recepción, radicación, distribución y
devolución de comunicaciones ofi ciales
para que se tomen las acciones correctivas
necesarias, cuando las circunstancias lo
ameriten.
.
.
9.
Técnico o Auxiliar
de la Ofi cina de
Radicación y
Correspondencia
Archiva diariamente las comunicaciones
ofi ciales externas emitidas por las
diferentes dependencias (consecutivo)
en la correspondiente serie o subserie de
la Tabla de Retención Documental de la
Subdirección de Servicios Administrativos
e igualmente las planillas de servicio de
correo y devolución de comunicaciones
ofi ciales.
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