RESOLUCION REGLAMENTARIA 042 c RD 3436
| Número de Boletín | REGISTRO DISTRITAL 3436 15 NOVIEMBRE 2005 |
| Emisor | Contraloria de Bogota |
REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 39 • Número 3436 • pP. 1-51 • 2005 • NOVIEMBRE • 15 51
conservación y restauración documental". Archi-
vo General de la Nación.
· Acuerdo No. 049 de mayo 5 de 2000. "Por el cual
se desarrolla el artículo 61 del capítulo VII. Con-
servación de documentos, del Reglamento Gene-
ral de Archivos sobre: Condiciones de edificios y
locales, destinados a archivos". Archivo General
de la Nación.
· Acuerdo No. 050 de mayo 5 de 2000. "Por el cual
se desarrolla el artículo 64 del capítulo VII. Con-
servación de documentos, del reglamento Gene-
ral de Archivos sobre: Prevención de deterioro de
los documentos de archivo y situaciones de ries-
go". Archivo General de la Nación.
· Acuerdo No. 037 de septiembre 20 de 2002. "Por
la cual se establecen las especificaciones técni-
cas y los requisitos para la contratación de los
servicios de depósito, custodia, organización.
Reprografía y conservación de documentos de
archivo en desarrollo de los artículos 13 y 14 y
sus parágrafos 1 y 3 de la ley General de Archivos
594 de 2000. Archivo General de la Nación.
· Acuerdo No. 038 de septiembre 20 de 2002. "Por
el cual se desarrolla el artículo 15 de la Ley Gene-
ral de Archivos 594 de 2000". (establece que los
servidores públicos al desvincularse de las fun-
ciones titulares, entregarán los documentos y ar-
chivos debidamente inventariados...) Archivo Ge-
neral de la Nación.
· Acuerdo No. 039 del 31 de octubre de 2002. "Por
la cual se regula el procedimiento para la elabora-
ción y aplicación de las Tablas de Retención Do-
cumental en desarrollo del artículo 24 de la Ley
594 de 2002 A.G.N.
· Acuerdo No. 041 de octubre 31 de 2002. "Por el
cual se reglamenta la entrega de documentos y
archivos de las entidades que se liquiden, fusio-
nen o privaticen y se desarrolla el artículo 20 y
parágrafo, de la ley 594 de 2000. Archivo General
de la Nación.
· Circular interna No. 16000-0867 de diciembre 5 de
2002. "Asignación administrador archivo de ges-
tión por dependencia y destinación de espacio fí-
sico para la debida conservación de los documen-
tos. Dirección Administrativa y Financiera de la
Contraloría de Bogotá, D.C.
· Resolución Reglamentaria No. 017 del 29 de junio
de 2001 "Por la cual se asigna funciones de cus-
todia y autenticación de documentos", o los actos
que la modifiquen. Contraloría de Bogotá.
· Resolución Reglamentaria No. 017 de abril 29 de
2002."por la cual se conforma y reglamenta el fun-
cionamiento del Comité de Archivo de la entidad",
o los actos que la modifiquen. Contraloría de Bo-
gotá D.C.
4. DEFINICIONES:
ACERVO DOCUMENTAL: Conjunto de documen-
tos de un archivo.
ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS: Operaciones
administrativas y técnicas relacionadas con la
planeación, dirección, organización, control, eva-
luación, conservación, preservación y servicios de
todos los archivos de una entidad.
ARCHIVO CENTRAL (semiactivo, intermedio):
Unidad administrativa donde se agrupan documen-
tos transferidos por los distintos Archivos de Ges-
tión de la entidad respectiva, cuya consulta no es
tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y
son objeto de consulta por las propias oficinas y
particulares en general.
ARCHIVO DE GESTIÓN (administrativo, activo,
de oficina): Comprende toda la documentación
que es sometida a continua utilización y consulta
administrativa por las oficinas productoras u otras
que la soliciten. Su circulación o trámite se reali-
za para dar respuesta o solución a los asuntos
iniciados.
CARPETA: Cubierta con la que se resguardan los
documentos para su conservación.
CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS: Conjunto de
medidas adoptadas para garantizar la integridad
física de los documentos que alberga un archivo.
CONSERVACIÓN DE REGISTROS: Conjunto de
medidas adoptadas para garantizar la identifica-
ción, almacenamiento, protección, recuperación y
disposición final de los registros.
CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS: Conjunto de
medidas para garantizar el buen estado de los do-
cumentos. Puede ser preventiva o de intervención
directa. Métodos utilizados para asegurar la
durabilidad física de los documentos, por medio de
controles efectivos incluyendo los atmosféricos.
COPIA AUTENTICADA: Es la reproducción de un
documento, refrendada por el funcionario compe-
tente para revestirlo de ciertas formas según lo
establecido por la ley y que le confieren la fuerza
jurídica del original.
CUSTODIA DE DOCUMENTOS: Responsabilidad
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jurídica que implica por parte de la institución
archivística la adecuada conservación y adminis-
tración de los fondos, cualquiera que sea la titula-
ridad de los mismos.
REGISTRO: Documentos que proporcionan evi-
dencia objetiva de las actividades realizadas o re-
sultados obtenidos.
5. REGISTROS:
· Memorando
· Formato Unico de inventario documental
· Informe de seguimiento.
6. ANEXOS:
Este procedimiento no contiene anexos.
7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
No RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTROS OBSERVACIONES
Asigna mediante memo rando a un funciona rio de
su dependencia como A dministrador de Archivo
de Gestión, a quien le cor responde realizar las
actividades señaladas e n los procedimientos del
Proceso de Gestión Documental i nherentes a la
administración y organizació n de los documentos
de archivo.
Memorand o
Ver circular interna No.
16000-867 de
diciembre 5 de 200 2.
1
Contralor,
Contralor Auxiliar,
Jefes de Oficinas
Asesoras,
Directores,
Subdirectores,
Coordinadores
Grupos Especiales
y Jefes de Unidad.
Dispone o utiliza en cada oficina un área de
almacenamiento que garantic e el fácil acceso,
seguridad y la adecuada m anipulación de los
registros impresos o en m edio magnético,
ajustándose a los requisitos mín imos de humedad
y temperatura relativas, ventilac ión, iluminación,
limpieza permanente y adecua da de las áreas de
archivos, teniendo en cuenta los recursos propios
con que cuente la entidad, por razones de
austeridad y racio nalización del gasto.
Ver circular interna No.
16000-867 de
diciembre 5 de 200 2.
Controla la producción documental aplicando la
Tabla de Retención Documental aprobada para
cada dependencia, ofi cina o grupo, evitando
conservar documentos innecesa rios, descartando
y eliminando toda la documentación que haya
perdido sus valo res primarios y secu ndarios,
conforme a los principios básicos archivísticos
contemplados en instructivo.
Véase tabla de
retención documental
e instructivo de
organización y
transferen cias
documentales.
Mantiene actualizados los inventarios
documentales de los a rchivos de gestión a cargo,
con el diligenciamiento oportuno del formato único
de inventarios documentales, mediante la correcta
aplicación del procedimien to que trata este tema.
El mismo procedimient o surte para la conservación
de los documentos e n el Archivo Central.
Formato único
de inventario
documental
Véase procedimiento
administración de
archivos mediante
elaboración de
inventarios
documentales
Realiza oportunamente las tran sferencias de
documentos al Archivo Cen tral de acuerdo con el
calendario de transferencias doc umentales y lo
estipulado en las Tabla de Retención Doc umental
con el propósito de ev itar la acumulación de
documentos en los Arc hivos de Gestión.
Véase procedimiento
de transferencias
documentales
2
Técnico, Secretaria
o Auxiliar
Administrativo
asignado como
administrador de
Archivos de
Gestión.
Revisa las áreas asign adas para la conservación
de los archivos, informando por esc rito al jefe de
cada dependencia l as irregularidades presentadas,
en cuanto a deteri oro de los documentos, por
presencia de hongos o bacterias, mala
organización o situacione s ambientales
inadecuadas.
Esta actividad aplica
igualmente al Archivo
Central de la entidad.
3 Profesional
(Dirección de
Informática).
Revisa el área destinada para la cons ervación de
los Registros Magnéticos ( BackUps), y presenta
informe si se en cuentran irregularidades.
Véase procedimiento
para el manejo del
control de registros
magnéticos (Backups)
4
Profesional
Especializado
(Coordinador)
Archivo Central
Verifica el cumplimien to de las dependencias en la
adecuada conservación de l os documentos y
registros y presenta info rme a la Oficina Asesora
de control Interno s i se encuentran irregularid ades.
Informe de
seguimiento.
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