Sentencia de Tutela nº 398/23 de Corte Constitucional, 9 de Octubre de 2023

El accionante presentó solicitud de tutela en contra del Centro de Documentación Judicial, Dirección Ejecutiva Seccional de Administración Judicial, la Sala Penal del Tribunal Superior del Distrito Judicial de Bogotá (la ingeniera de sistemas y la secretaría), invocando la necesidad de protección de sus derechos fundamentales de petición, habeas data y al trabajo.

1. Hechos relevantes

1. Hechos narrados en el escrito de tutela. El demandante señala que en la página de consulta de procesos judiciales aparece vinculado en dos procesos penales identificados con los radicados 12345 y 67890.

2. El 19 de septiembre de 2022 presentó un derecho de petición ante la ingeniera de sistemas del Tribunal Superior de Bogotá, Centro de Documentación Judicial, Dirección Ejecutiva Seccional de Administración Judicial de Bogotá, Cundinamarca y Amazonas, el Tribunal Superior del Distrito Judicial -Sala penal solicitándole ocultar su nombre del sistema de información web “Consulta de Procesos Nacional Unificada” -CPNU- de la Rama Judicial, que es de acceso público. Sin embargo, indica que a la fecha de la presentación de la tutela no había recibido respuesta a su petición, configurándose por lo tanto un perjuicio irremediable, y en consecuencia presenta acción de tutela.

2. Trámite procesal de la tutela objeto de revisión

3. Sentencia de única instancia. La Sala de Decisión de Tutelas N.º 2 de la Sala de Casación Penal de la Corte Suprema de Justicia el 25 de octubre de 2022 avocó conocimiento de la tutela de referencia, y en virtud de lo anterior, vinculó al trámite a la Unidad de Informática de la Dirección Ejecutiva de Administración de Justicia, al Centro de Servicios Judiciales del Sistema Penal Acusatorio, al Juzgado 20 Penal Municipal de Garantías y al Juzgado 30 Penal del Circuito con Funciones de Conocimiento, todos de Bogotá.[3]

4. Contestación de la Dirección del Centro de Documentación Judicial (CENDOJ). P.Z.M., en calidad de Directora del Centro de Documentación Judicial del Consejo Superior de la Judicatura (en adelante CENDOJ), respondió a la tutela de referencia solicitando su desvinculación de la causa dado que ante su dependencia no se presentó el derecho de petición que aduce el actor, y, sin embargo, corroboró que en el sistema oficial de correspondencia SIGOBIUS obran 2 radicados para gestión y trámite por competencia de la Dirección Seccional de Bogotá.

5. Además, indicó que el CENDOJ es el administrador del portal web www.ramajudicial.gov.co y como tal tiene la responsabilidad de garantizar el espacio para la publicación de la información producida por las diferentes dependencias de la Rama Judicial. De otra parte, la Consulta Nacional Unificada de procesos es administrada por la Unidad de Informática de la Dirección Ejecutiva de Administración Judicial y la información publicada en dicha consulta es la incluida directamente por los despachos y corporaciones judiciales, quienes son los competentes de pronunciarse sobre la anonimización de los datos en los procesos de su competencia. Por último, advirtió que la información de consulta de procesos en la plataforma “Justicia Siglo XXI” es un registro de actuaciones judiciales que pretende dar publicidad y facilitar la consulta de los usuarios a la administración de justicia y que de ninguna manera constituye antecedentes penales o disciplinarios.

6. Contestación del Centro de Servicios Judiciales -Sistema Penal Acusatorio de Bogotá. A través del J.C., el Centro de Servicios Judiciales dio respuesta a la tutela solicitando su desvinculación del trámite dado que considera no haber vulnerado los derechos fundamentales del accionante. Confirmó que en el sistema Justicia XXI se registran en contra del accionante los procesos con radicados 12345 y 67890, y que la solicitud de ocultamiento fue remitida por la Unidad de Informática del CENDOJ mediante oficio de 23 de septiembre de 2022. Como consecuencia de lo anterior, el 3 de octubre siguiente, dicha oficina corrió traslado de la petición de ocultamiento al Juzgado 30 Penal del Circuito con Función de Conocimiento, encargado del proceso con radicado 67890.

7. El 20 de octubre de 2022 el Centro de Servicios Judiciales recibió el auto proferido por el Juzgado 30 Penal del Circuito ese mismo día, mediante el cual se ordenó el ocultamiento del expediente a su cargo y se precisó que el proceso correspondía al delito de homicidio culposo en el que se declaró la preclusión a favor del indiciado en los términos del artículo 332 del Código de Procedimiento Penal. En consecuencia, el Centro de Servicios Judiciales ocultó de manera inmediata la actuación en el sistema Justicia XXI y, a la fecha, no se cuenta con acceso público.

8. Respecto del expediente con radicado 12345, señaló que se trata de una diligencia llevada a cabo el 14 de diciembre de 2009 por el delito de lesiones personales culposas adelantada ante el Juzgado 20 Penal Municipal con Función de Control de Garantías, en la que se solicitaba la entrega de un vehículo, que sin embargo fue denegada en razón a que la Fiscalía no había imputado cargos y el juzgado carecía por tanto de competencia. Sin más registros a la fecha, indicó que la carpeta reposa en el archivo de gestión en espera de impulso procesal por parte del fiscal delegado desde 2009. Por lo anterior, el grupo de respuesta al usuario, mediante oficio RU-O-14184, informó al accionante que para el ocultamiento de la actuación debía mediar orden judicial. Seguidamente, mediante oficio RU-O-14183 corrió traslado al fiscal 242 Local a fin de que se pronunciara y que informara de la decisión adoptada en el caso de referencia, teniendo en cuenta que “revisado el sistema de consulta a nivel nacional no se observa que el despacho fiscal haya presentado ante un juez de conocimiento escrito de preclusión y por ende el archivo de las diligencias”[4].

9. Las demás entidades demandadas y vinculadas guardaron silencio. Además, y pese a que el accionante fue debidamente notificado, la sentencia no fue impugnada, por lo que fue enviada a la Corte Constitucional para surtir el trámite de revisión.

10. Decisión judicial objeto de revisión. El 25 de octubre de 2022 la Sala de Casación Penal de la Corte Suprema de Justicia concluyó que las anotaciones contenidas en el portal web de la Rama Judicial no desconocen los derechos al habeas data, buen nombre y honra -sin que estos dos últimos hubieren sido invocados por el accionante, pero que estando íntimamente relacionados y viéndose posiblemente comprometidos, fueron considerados por la Sala de Casación Penal en virtud de las facultades ultra petita[5]-, en tanto no contienen un reporte negativo para el accionante, ni constituyen un antecedente penal o disciplinario. Señaló que la base de datos “Justicia Siglo XXI” es de carácter informativo y su propósito esencial es mejorar la gestión administrativa institucional, por lo que el juez de tutela no está habilitado para intervenir ni para ordenar la cancelación o supresión de la información que se registra en el sistema de consulta.

11. Precisó que, pese a que dichas anotaciones no constituyen antecedentes penales, en el caso en que el accionante considere que debe restringirse u ocultarse al público su información en los procesos penales, debe presentar solicitud ante la autoridad judicial correspondiente, y que dicha actuación no se acreditó en sede constitucional.

12. Respecto de la información publicada con relación al expediente N.º 67890, la Sala de Casación corroboró que la orden de ocultamiento proferida por el Juzgado 30 Penal del Circuito con Funciones de Conocimiento ya había sido materializada por el Centro de Servicios Judiciales del SPOA, y por tanto, frente a ese proceso se encontraba superada la vulneración del derecho al habeas data y, en consecuencia, se configuró la carencia actual de objeto. Aunque la Sala de Casación Penal resolvió declarar improcedente la pretensión formulada respecto de este expediente por encontrar configurada la carencia actual de objeto por hecho superado, el análisis adelantado fue de fondo.

13. Ahora bien, en cuanto a la información sobre el expediente N.º 12345, indicó que se realizó una audiencia preliminar que correspondió al Juzgado 20 Penal Municipal con Función de Control de Garantías de Bogotá, por lo que “es ante dicha autoridad que debe elevarse la postulación de ocultamiento”[6], y dado que no se acreditó que se hubiera agotado dicho procedimiento, la Sala resolvió negar el amparo también frente a estos hechos.

14. Mediante auto del 4 de julio de 2023 el despacho sustanciador profirió auto de pruebas en el cual, primero, requirió a la Fiscalía 242 local de Bogotá para que informara (i) la fecha en la que se reportó en la página de consulta del SPOA la caducidad de la querella en el proceso identificado con radicado 67890; (ii) cuál es la directriz interna de la fiscalía conforme a la cual se asigna la tarea de consignar información en el sistema de consulta de procesos SPOA de la Fiscalía General de la Nación; y (iii) si existe en la fiscalía alguna directriz que disponga la anonimización de la información vertida en el SPOA y en qué eventos procede tal anonimización. Segundo, requirió al Juzgado 20 Penal Municipal de Garantías de Bogotá para que informara (i) con qué fundamento normativo o administrativo realizó la consignación de la información depositada en el sistema de consulta de procesos de la Rama Judicial frente al proceso con radicado número 12345; y (ii) si para el registro de las audiencias preliminares en el sistema de consulta de procesos de la Rama Judicial, sigue algún lineamiento de anonimización. Tercero, requirió al Consejo Superior de la Judicatura, para que informara (i) qué protocolos ha proferido para la anonimización de la información que se registra en el sistema de consulta de procesos de la Rama Judicial en materia penal, específicamente, aquellas dirigidas a los jueces de control de garantías; (ii) si ha definido alguna directriz sobre cuánto tiempo debe quedar expuesta al público la información de una persona vinculada a un proceso penal, en la página de consulta de procesos de la Rama Judicial y si ha hecho alguna consideración en relación con la calidad procesal (indiciado, imputado, acusado o condenado); y (iii) si existe alguna directriz del Consejo Superior de la Judicatura para armonizar la información depositada por la Fiscalía General de la Nación en la página de consulta de SPOA y aquella depositada en la página de la Rama Judicial.

15. Se recibieron cuatro respuestas al auto de pruebas[7]. El Juzgado 20 Penal Municipal con Función de Control de Garantías señaló que una vez verificado el expediente identificado con el número 12345, se observó que el acta de la audiencia de entrega de vehículo fue expedida por el Juzgado 29 Penal Municipal con Función de Control de Garantías de la misma ciudad[8]. Remitió por tanto el acta de la diligencia en la que se concluyó que la Fiscalía era la competente para ordenar la entrega del vehículo de forma provisional o definitiva, puesto que no se habían formulado cargos a través de la imputación, y por lo mismo, no se había iniciado formalmente la investigación. Sin embargo, se abstuvo de dar respuesta sobre los demás asuntos requeridos en el auto de pruebas del 4 de julio.

16. La Fiscalía 241 Local allegó documento titulado “Consulta de funcionarios de policía judicial y despachos que conocen del caso” donde consta que la noticia criminal se encuentra inactiva. En relación con el expediente 12345 informó que la Fiscalía 242 fue suprimida. Sin embargo, de la información extraída se tiene que fue un proceso adelantado por el delito de lesiones personales culposas ocurrido el 8 de diciembre de 2009, y que el 30 de junio de 2010 se profiere orden de archivo por caducidad, dado que “no se observó querella ni dictamen médico legal que determine la ocurrencia del hecho”[9]. Agregó que la tarea de consignar información en el sistema de consulta de procesos SPOA está contenida en el Decreto 016 de 2014 y reglamentada por la Resolución 0-0555 de 2014, y cada despacho es el encargado y por tanto responsable de alimentar cada noticia criminal.

17. La Dirección Ejecutiva de Administración Judicial -DEAJ-[10], señaló, frente a la pregunta sobre qué protocolos ha proferido respecto a la anonimización de la información que se registra en el sistema de consultas en materia penal, específicamente aquellas que corresponden a los jueces de control de garantías, señaló que no se divulga la información relativa al documento de identidad, dirección, teléfono, correo electrónico, y en esa medida se cumple con los principios rectores del habeas data. En cuanto a la reglamentación sobre la administración de los datos considerados sensibles indicó que se encuentra en los acuerdos N.º 1591 de 2002[11], 1445 de 2002[12] y PSAA11-9109 de 2011[13]. Agregó que se ha dispuesto de unos manuales -que no identifica- mediante los cuales los despachos judiciales puedan anonimizar u ocultar alguna información que pueda afectar el derecho fundamental al habeas data, y que en todo caso son ellos los que alimentan la información, determinan qué información es susceptible de anonimizarse u ocultar, y son los únicos que pueden, con base en el expediente judicial, determinar las condiciones en las que podría accederse a la solicitud de anonimización, siendo esta una función jurisdiccional que no puede cumplir el CENDOJ ni la DEAJ. Añadió que los registros procesales que aparecen a nombre del accionante no constituyen antecedentes penales o judiciales.

18. Frente a la pregunta sobre si se ha definido alguna directriz sobre el tiempo que debe quedar expuesta al público la información de una persona vinculada a un proceso penal en la página de consulta de procesos y si hay alguna consideración diferenciada con relación a la calidad procesal de la persona, respondió que existe la Circular DEAJC19-9 de 2019. Sin embargo, en lugar de referirse al tiempo de publicación por el que se le preguntaba, se refiere al tiempo de conservación de la información por parte de la entidad.

19. Finalmente, indicó que no existe directriz del Consejo Superior de la Judicatura para armonizar la información que carga la Fiscalía General de la Nación en la página de consulta de SPOA y aquélla incluida en la página de la Rama Judicial.

20. El Centro de Documentación Judicial -CENDOJ- del Consejo Superior de la Judicatura presentó extemporáneamente su respuesta[14] aduciendo que la tutela de referencia no había sido promovida contra su dependencia, y que el traslado de los derechos de petición estuvo a cargo del Grupo de Respuesta a Usuarios, que no depende del CENDOJ. Indicó que el auto de la Sala de Casación Penal que avocó la acción de tutela señaló que la acción fue promovida contra “el Centro de Documentación Judicial de la Dirección Ejecutiva Seccional de Administración Judicial” y a la misma fue vinculada la Unidad de Informática de la DEAJ.

21. Además, indicó que la Unidad de Asistencia de la DEAJ remitió la copia del traslado de la acción de tutela al CENDOJ, quien procedió a emitir respuesta. Pese a lo anterior, reiteró que no recibió los derechos de petición que posteriormente dieron lugar a la tutela de referencia. Por último, describió las funciones del CENDOJ en su calidad de administrador del portal web de la Rama Judicial, aclarando que, en todo caso, no tiene usuario, permisos, facultad ni competencia para registrar, diligenciar o modificar información en el Sistema de Gestión Procesal Justicia XXI de consulta de procesos.

22. Frente a los protocolos proferidos para la anonimización de la información en materia penal, indicó que la Unidad Informática de la DEAJ ha adelantado un plan de capacitación dirigido a los despachos judiciales, incluyendo a los jueces de control de garantías, sin hacer ninguna consideración particular. En todo caso, dijo que son las dependencias judiciales las encargadas de decidir sobre el ocultamiento de la información. Precisó, adicionalmente, que las anotaciones que aparecen asociadas al accionante no constituyen antecedentes.

23. Sobre las directrices de protección de datos personales se remitió a los artículos 15 y 74 de la Constitución Política, a los decretos 1377 de 2013 y 1074 de 2014, y a las leyes 270 de 1996, 1581 de 2012 y 1366 de 2008, así como a los acuerdos PAA14-10279 de 2014, 1591 de 2002, PSAA11-9109 de 2011 y la Circular DEAJC19-9. Indicó que las directrices que ha expedido la Corporación son generales para las actuaciones de todos los procesos y, aquellos referidos a los procesos penales, “están a nivel de guía y/o procedimientos de ocultamiento en el Sistema Justicia XXI”. Por último, señaló que la página de la información de la fiscalía (SPOA) es independiente de la página web de la Rama Judicial.

24. Esta Sala de Revisión es competente para conocer del fallo materia de revisión, de conformidad con lo previsto por los artículos 86 y 241.9 de la Constitución Política y por los artículos 31 a 36 del Decreto 2591 de 1991.

25. De acuerdo con la pretensión y los fundamentos fácticos y jurídicos expuestos, la Sala de Revisión deberá resolver si la Sala de Casación Penal de la Corte Suprema de Justicia acertó al negar la tutela bajo revisión o si, por el contrario, las accionadas vulneraron los derechos al buen nombre, honra y habeas data del accionante, al mantener publicado en la página de consulta de procesos de la Rama Judicial por 14 años una actuación adelantada ante un juez de control de garantías previa formulación de imputación, y si, de otro lado, vulneraron su debido proceso al no contestar la solicitud de anonimización por no estar dirigida a la autoridad que publicó la información. Se alega además la vulneración del derecho al trabajo (art. 25 constitucional). Sin embargo, no se aportan argumentos suficientes y en el expediente no reposa ningún soporte que permita inferir que el derecho al trabajo se está viendo vulnerado directamente con las acciones y omisiones reprochadas con la tutela, por lo que la Sala no se pronunciará frente a este particular.

26. Antes de dar respuesta al problema jurídico, la Sala analizará el cumplimiento de los requisitos generales de procedencia de la tutela (2). En caso de que estos se estimen satisfechos, abordará el derecho de petición en relación con la solicitud de ocultamiento de información por parte de su titular (3); el alcance del habeas data, al derecho al buen nombre y la honra (4); la naturaleza de la información relativa a las diligencias judiciales surtidas antes de la formulación de la imputación (5); la regulación sobre la publicación de contenidos y responsabilidades de los diferentes actores en el portal web de la Rama Judicial (6); y por último, resolverá el caso concreto (7), comenzando con el análisis de la carencia actual de objeto declarada por el juez de instancia frente a una de las pretensiones.

2. Requisitos generales de procedencia

   Legitimación en la causa por activa y por pasiva

27. Legitimación por activa. De conformidad con el artículo 86 de la Constitución Política, toda persona puede ejercer la acción de tutela para reclamar ante los jueces la protección inmediata de sus derechos fundamentales, cuando quiera que estos resulten vulnerados o amenazados. En efecto, en el caso en concreto la tutela es suscrita por J., quien es el titular de los derechos fundamentales de petición, habeas data que estima vulnerados. En tal sentido, se encuentra acreditada la legitimación en la causa por activa.

28. Legitimación por pasiva. La legitimación en la causa por pasiva hace referencia a la aptitud legal del particular contra quien se dirige el amparo, para ser llamado a responder por la alegada vulneración o amenaza del derecho fundamental. El precitado artículo 86, en concordancia con los artículos 1º y 13 del Decreto 2591 de 1991, establece que la tutela procede contra la acción u omisión de cualquier autoridad.

29. En el caso concreto, la tutela fue interpuesta contra “la ingeniera de sistemas del Tribunal Superior de Bogotá, el Centro de Documentación Judicial, la Dirección Ejecutiva Seccional de Administración Judicial de Bogotá – Cundinamarca y Amazonas, y el Tribunal Superior del Distrito Judicial, Sala Penal. Estas autoridades coinciden con las destinatarias de las peticiones elevado por el accionante el 19 de septiembre de 2022 y frente a las que se reclama la protección constitucional del derecho fundamental de petición contenido en el artículo 23 constitucional, por lo cual se entiende acreditada la legitimación por pasiva.

30. Mediante auto de 14 de octubre de 2022, la Sala de Casación Penal de la Corte Suprema de Justicia resolvió vincular a esta acción a la Unidad de Informática de la Dirección Ejecutiva de Administración de Justicia, al Centro de Servicios Judiciales de Sistema Penal Acusatorio, al Juzgado 20 Penal Municipal de Garantías y al Juzgado 30 Penal del Circuito con Funciones de Conocimiento, todos de Bogotá.

31. El Consejo Superior de la Judicatura cuenta dentro de sus facultades constitucionales y legales, especialmente la de tener “a su cargo un Sistema de Información y estadística que incluya la gestión de quienes hacen parte de la Rama Judicial o ejercen funciones jurisdiccionales y permita la individualización de los procesos desde su iniciación hasta su terminación, incluyendo la verificación de los términos procesales y la efectiva solución (…)”, contenida en el inciso 2º del artículo 106 de la Ley 270 de 1996.

32. A la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura, se encuentra adscrito el Centro de Documentación Judicial -en adelante CENDOJ- quien es el administrador principal del portal web www.ramajudicial.gov.co[15]. En tal calidad, al CENDOJ le corresponde velar por el cumplimiento de los estándares de publicación establecidos para el portal web de la Rama Judicial por parte de los administradores secundarios, y además, es quien administra las cuentas y perfiles de administración de contenidos de dicho portal web. Dado que la vulneración de los derechos fundamentales del habeas data y el buen nombre alegada por el accionante, ocurre en el espacio web que administra el CENDOJ, y que a este le corresponde definir y velar por el cumplimiento de la política de tratamiento de datos personales, se encuentra acreditada la legitimidad en la causa por pasiva.

33. Corresponde sin embargo referirse a la intervención presentada por el CENDOJ, de manera extemporánea, en la que adujo que no fue vinculado a la tutela que dio origen a la presente revisión constitucional[16]. Argumentó en primer lugar que la acción de tutela no fue promovida contra el CENDOJ y que adicionalmente, los traslados corridos al Juzgado 30 Penal del Circuito y a la Fiscalía 242 Local ambos de Bogotá fueron por parte del Grupo de Respuesta a Usuarios que hace parte de la Seccional Bogotá y no del CENDOJ. Pese a lo anterior, debe aclararse que la tutela fue presentada contra el “Centro de Documentación Judicial Dirección Ejecutiva Seccional de Administración Judicial de Bogotᔠentre otros, por lo que es claro que el CENDOJ como la DEAJ hacen parte de las accionadas. Asimismo, dentro del trámite de tutela de instancia el CENDOJ dio respuesta reconociendo su vinculación al trámite de tutela en los siguientes términos:

    “En mi calidad de directora del Centro de Documentación Judicial -CENDOJ, del Consejo Superior de la Judicatura, y en ejercicio de la función delegada mediante Acuerdo 956 de 2000, dentro del término legal me permito dar respuesta al traslado de la tutela de la referencia.

    Se encuentra vinculado el CENDOJ a la presente acción constitucional en cuanto solicita el accionante se ‘proteja el derecho constitucional al derecho de petición, debido proceso según art. 29 C.N. y mi derecho fundamental al habeas data según art 15 C.N, derecho al trabajo’ lo anterior según indica al no habérsele contestado un derecho de petición que buscaba la anonimización de sus datos que figuran en la página de la Rama Judicial en la Consulta de Procesos Nacional Unificada”[17].

34. Cabe agregar que ambas intervenciones fueron suscritas por la Directora del Centro de Documentación Judicial, siendo claro que la tutela fue promovida contra el CENDOJ y que este tuvo conocimiento desde la primera instancia en la que intervino. No sería un argumento de recibo aducir la falta de competencia de dicha dependencia pues el accionante omitió separar mediante puntuación “el Centro de Documentación Judicial Dirección Ejecutiva Seccional de Administración Judicial”, ni tampoco que la Sala de Casación Penal creó una nueva dependencia cuando en el encabezado señaló como accionado al “Centro de Documentación Judicial de la Dirección Ejecutiva Seccional de la Dirección Ejecutiva Seccional de Administración Judicial”. Pese a lo anterior, asiste razón en que el traslado de los sendos derechos de petición fue descorrido por parte del Centro de Servicios Judiciales al Juzgado 30 Penal del Circuito y a la fiscalía 242 local, ambos de Bogotá.

35. También se encuentra satisfecha la legitimación por pasiva de la DEAJ por su naturaleza de ser “el órgano técnico y administrativo que tiene a su cargo la ejecución de las actividades administrativas de la Rama Judicial”[18] y de este dependerán “las unidades de planeación, recursos humanos, presupuesto, informática y las demás que cree el Consejo conforme a las necesidades del servicio”. Así, de conformidad con el artículo 1º del Acuerdo N.º 1591 de 2002, en concordancia con el Acuerdo N.º PSAA14-10215, la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura acordó adoptar el Sistema de Información de Gestión de Procesos y Manejo Documental “Justicia XXI” para la Corte Constitucional, la Corte Suprema de Justicia, el Consejo de Estado y la Sala Jurisdiccional Disciplinaria del Consejo Superior de la Judicatura, los tribunales administrativos, los tribunales superiores y los juzgados. Además, se encargó a la Unidad de Informática de la DEAJ su suministro, implementación, mantenimiento y actualización.

36. A su vez, de conformidad con el Acuerdo N.º 1590 de 2002 se adoptó el formato “Ficha Técnica para Radicación de Procesos” con el fin de ser diligenciado por “los secretarios de las salas penales de la Honorable Corte Suprema de Justicia, de los tribunales superiores de distrito o en su defecto de la sala plena, los jueces penales, promiscuos, especializados y los jueces de ejecución de penas y medidas de seguridad “para que estos revisen e incorporen sus datos al sistema de gestión judicial (…)”.[19] De lo anterior se desprende la legitimidad por pasiva de los juzgados competentes de las diligencias cuya anonimización pretende el accionante. De un lado, el Juzgado 30 Penal del Circuito con Función de Conocimiento de Bogotá respecto del proceso identificado con el radicado 67890; y del otro, del Juzgado 20 Penal Municipal de Garantías de Bogotá respecto del proceso con radicado 12345.

37. En cambio, no se observa ninguna acción u omisión atribuibles al Centro de Servicios Judiciales de Sistema Penal Acusatorio que pudiera afectar los derechos fundamentales alegados por el accionante, ni a la ingeniera de sistemas del Tribunal Superior de Bogotá, ni a la Sala Penal del Tribunal Superior del Distrito Judicial. En consecuencia, no se encuentra acreditada su legitimación por pasiva y se entenderá desvinculada de la presente tutela.

    Inmediatez

38. El presupuesto de inmediatez se refiere a que la tutela haya sido interpuesta en un término razonable desde la afectación del derecho fundamental invocado. En este caso, el accionante alega que el 19 de septiembre de 2022 presentó derecho de petición solicitando el ocultamiento de su nombre en los radicados 67890 y el 12345. Frente a esta petición, el Centro de Servicios Judiciales del Sistema Penal Acusatorio de Bogotá corrió los traslados a los despachos judiciales competentes.

39. Ante la falta de respuesta frente a su solicitud, el 12 de octubre de 2022 el señor J. presentó tutela contra las mismas entidades contra quienes había presentado el derecho de petición. Es decir, la tutela se presentó en un tiempo prudente luego de 15 días para el vencimiento del derecho de petición en los términos de la Ley 1755 de 2015 y antes de un mes. Frente a la vulneración de los derechos a la honra, habeas data y buen nombre considerados violados por la publicación de la información, debe decirse que constituyen una acción permanente en el tiempo, mientras se mantenga la publicación, lo que a su vez habilita el requisito de inmediatez para la presentación de la tutela.

40. Ahora bien, es importante aclarar que el 20 de octubre de 2022 el Centro de Servicios Judiciales del Sistema Penal Oral Acusatorio de Bogotá corrió traslado al Juzgado 30 Penal del Circuito por ser el competente respecto del expediente 67890, y este a su vez ordenó el ocultamiento de la información el 20 de octubre viéndose reflejado dentro de las 36 horas siguientes. La respuesta del archivo fue enviada al accionante el 24 de octubre, por lo que al momento de presentar la tutela la vulneración de los derechos invocados estaba vigente.

    Subsidiariedad

41. Al ser la tutela un mecanismo de protección de derechos de carácter residual y subsidiario únicamente será procedente cuando no exista otro medio de defensa judicial, o cuando existiendo dicho medio, este no sea idóneo ni eficaz para conjurar la protección de los derechos fundamentales, ni evitar un perjuicio irremediable.

42. En la sentencia de tutela de instancia la Corte Suprema señaló que para obtener la protección al derecho al habeas data es procedente por la vía de la tutela siempre y cuando el interesado haya solicitado previamente la supresión de la información ante la autoridad competente. Lo anterior encuentra fundamento en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.

43. Sin embargo, de conformidad con la información allegada al expediente, la petición elevada por el accionante el 19 de septiembre de 2022 tenía por objeto cumplir con la carga de que trata el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, que señala que “el titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento”. En ese sentido, la pretensión del accionante fue inequívoca en solicitar la eliminación de su identificación de la base de datos del portal de la Rama Judicial.

44. Ahora bien, la Sala de Casación Penal advirtió que para que la información sea restringida u oculada al público, se debe presentar una solicitud en tal sentido ante la autoridad judicial, actuación que en el caso concreto no se acreditó cumplida. En esa medida, el accionante no cumplió con su carga procesal ni probatoria pues al expediente no allegó constancia de envío o entrega.

45. En este sentido asiste razón a la Sala de Casación Penal que el titular de la información que considere que “la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley, podrán presentar un reclamo ante el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento”[20]. Sin embargo, también es cierto que conforme al mismo artículo, se tiene que “en caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado”.

46. En el caso bajo estudio no hay lugar a la duda frente a la presentación de la solicitud de ocultamiento de la información que formuló el accionante ante las autoridades que consideró que eran las competentes. Tanto es así que el Centro de Servicios Judiciales en cumplimiento de su deber legal, dio traslado a las autoridades que en su criterio eran las competentes para atender la solicitud.

47. En efecto, de conformidad con la información publicada en la página de la Rama Judicial, el Juzgado encargado del tratamiento de la información del expediente 67890 a quien dio traslado el 20 de octubre de 2022 y quien a su vez, accedió a la pretensión del accionante procediendo al ocultamiento de la información, orden que se materializó en página el 21 de octubre del mismo año.

48. Sin embargo, frente al proceso con radicado 12345 el Centro de Servicios Judiciales dio traslado de la petición al Juzgado 20 Penal Municipal con Función de Control de Garantías, pues según la propia publicación, la audiencia de entrega de vehículo se tramitó ante ese juzgado. No obstante, tras constatar que la fiscalía no había formulado imputación de cargos y que el proceso no contaba con otros registros a la fecha desde 2009, le corrió traslado a la fiscalía 242 Local mediante oficio RU-O 14183.

49. Como afirma el Consejo Superior de la Judicatura, los administradores secundarios son los propios juzgados competentes y dentro de sus funciones se encuentran la de alimentar el sistema con la información y verificar la procedencia del ocultamiento de la información. Con todo, tras las pruebas practicadas en sede de revisión, esta Sala pudo constatar que en el caso concreto no está claro quién alimentó la página de la rama judicial y por tanto tampoco hay claridad sobe el responsable del tratamiento o encargado de los datos que se publican. En efecto, de un lado, el accionante señaló que la información publicada en la página de la Rama Judicial indica que la diligencia se adelantó ante el Juzgado 20 Penal Municipal de Bogotá, y ello coincide con las bases de datos del Centro de Servicios Judiciales, quien corrió traslado a dicho juzgado por considerarlo competente. De otro lado, el Juzgado 20 Penal Municipal intervino en el trámite de referencia manifestando que no adelantó la diligencia judicial que se consignó en la página y que tal asunto correspondió al Juzgado 29 Penal Municipal con Función de Control de Garantías de Bogotá, anexando a su respuesta el acta de la audiencia suscrita.

50. Tal situación no fue advertida por la Sala de Casación Penal dado que, pese a que vinculó debidamente al Juzgado 20 Penal Municipal, este no se pronunció en dicha instancia. Pese a lo anterior, y contrario a lo que afirma la sentencia de tutela, sería una carga desproporcionada exigirle al accionante acudir directamente al encargado de la información cuando ni siquiera el Centro de Servicios Judiciales puede determinar la competencia para ocultar la información.

51. Es por lo anterior que la petición elevada por el accionante se entiende debidamente presentada y por lo mismo, cumplido el requisito de subsidiariedad. En esa medida, la tutela resulta procedente y corresponde así realizar el análisis de fondo.

3. Derecho de petición y la solicitud de ocultamiento de información por parte de su titular

52. El artículo 23 de la Constitución Política consagra el derecho que tienen todas las personas a presentar peticiones respetuosas por motivos de interés general o particular y a obtener su pronta respuesta.[21] Este derecho fue regulado por la Ley 1755 de 2015 en los términos señalados en el Código de Procedimiento Administrativo y Contencioso Administrativo.

53. El contenido esencial del derecho de petición comprende: (i) la posibilidad efectiva de elevar, en términos respetuosos, solicitudes ante las autoridades, sin que éstas se nieguen a recibirlas o se abstengan de tramitarlas; (ii) la respuesta oportuna, esto es, dentro de los términos establecidos en el ordenamiento jurídico, con independencia de que el sentido sea positivo o negativo, y (iii) una respuesta de fondo o contestación material, lo que conlleva una obligación de la autoridad a que entre en la materia propia de la solicitud según su ámbito de competencia, con plena correspondencia entre la petición y la respuesta[22].

54. Además, esta Corporación ha establecido que el ejercicio y alcance del derecho fundamental de petición constituye una herramienta determinante para la protección de otros derechos constitucionales, como en este caso lo es el habeas data. En concordancia con lo anterior, el legislador dispuso que cuando los titulares de la información consideran que la base de datos debe ser corregida, actualizada o suprimida, pueden presentar un reclamo ante el encargado del tratamiento de los datos y “el término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo”[23].

4. Derechos fundamentales a la honra, el buen nombre y al habeas data

55. Los derechos a la honra, el buen nombre y el habeas data gozan de protección constitucional. El artículo 15 de la Constitución Política dispone que “todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas. /En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución (…)”. A partir de los enunciados normativos de dicho artículo 15 es posible identificar la existencia de tres derechos fundamentales: la intimidad, el buen nombre y el habeas data. Pese a la cercanía conceptual de estos derechos, cada uno goza de autonomía, esto es, que es posible que una de estas garantías iusfundamentales se vea afectada y llegue a ser tutelada, y que no ocurra lo mismo frente a las dos restantes[24].

56. El derecho al buen nombre entendido como la imagen o reputación que un ciudadano ostenta frente a la comunidad de la cual hace parte, implica “la protección constitucional frente a expresiones ofensivas, oprobiosas, denigrantes, falsas o tendenciosas que generen detrimento de su buen crédito o la pérdida del respeto de su imagen personal”[25]. Constituye “un de los más valiosos elementos del capital moral y social, y un factor intrínseco de la dignidad humana que a cada persona debe ser reconocido tanto por el Estado, como por la sociedad”[26].

57. Esta Corporación además ha reconocido que esta disposición contiene el derecho fundamental autónomo del habeas data que “busca proteger el dato personal, en tanto información que tiene la posibilidad de asociar un determinado contenido a una persona natural en concreto”[27]. Este derecho adquiere una particular relevancia en las sociedades contemporáneas en las que hay una acelerada trasmisión de la información y una vasta masa de datos, incluyendo los personales[28]. Tras un amplio desarrollo jurisprudencial, se entiende actualmente que el derecho al habeas data está compuesto de las siguientes dimensiones: (i) conocer o acceder a la información que está recogida en las bases de datos sobre el titular; (ii) incluir nuevos datos con el fin de que se provea una imagen completa del titular; (iii) actualizar la información; (iv) que la información contenida en las bases de datos sea corregida, y (iv) el excluir o suprimir información de una base de datos[29].

58. La protección de la información entra en tensión con otros principios constitucionalmente legítimos como la publicidad de las actuaciones judiciales, la transparencia, el debido proceso, y en algunos casos la participación democrática y el ejercicio de los derechos políticos[30]. Para resolver dicha tensión, las leyes estatutarias 1266 de 2008 y 1581 de 2012, así como la jurisprudencia constitucional, clasificaron los datos a partir de su naturaleza de la cual se deriva su mayor o menor protección, en los grupos de datos que se describen a continuación.

59. Información pública o de dominio público. Se refiere a la información que según los mandatos de ley o constitucionales puede ser obtenida y ofrecida sin reserva alguna, aun cuando se trate de información general, privada o personal.[31][32].

60. Información semiprivada. Se refiere a aquellos datos que versan sobre la información personal o impersonal que no haga parte de la información pública. Para su acceso y conocimiento existe un grado mínimo de limitación y sólo puede ser obtenida y ofrecida por orden de autoridad administrativa en el cumplimiento de sus funciones o en el marco de los principios de la administración de datos personales[33]..

61. Información privada. Es aquella que versa sobre información personal, pues hace parte del ámbito propio del sujeto a quien le incumbe, y solo puede accederse a ésta por orden de autoridad judicial en el ejercicio de sus funciones[34].

62. Información reservada. Es la información relacionada con datos que sólo incumben a su titular en razón a que está íntimamente vinculada con la protección de sus derechos fundamentales a la dignidad humana, la intimidad o a la libertad. Se encuentra reservada y en principio no puede ser obtenida ni ofrecida ni siquiera por orden de autoridad judicial en cumplimiento de sus funciones. Excepcionalmente puede requerirse, cuando el dato reservado constituya un elemento probatorio pertinente y conducente dentro de una investigación penal[35].

63. Ahora bien, además de los distintos grados de acceso a los datos, su protección está íntimamente relacionada con la sensibilidad de la información y el riesgo que represente para su titular. Al respecto, el artículo 5 de la Ley 1581 de 2012 se refirió a los datos sensibles como aquellos que “afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación”. Esta categoría debe ser tenida en cuenta por la entidad a cargo de la administración de los datos para la debida aplicación de los principios que gobiernan la administración de los datos personales y la garantía del derecho fundamental al habeas data.

64. De otro lado, de la protección constitucional al habeas data se derivan los principios de la administración de datos personales[36] que comprenden los de libertad[37], veracidad[38], finalidad[39], incorporación[40], e individualidad[41]. Además, se encuentran los siguientes principios que tienen gran relevancia para el caso bajo estudio:

65. Necesidad: los datos personales registrados deben ser estrictamente aquellos necesarios para el cumplimiento de las finalidades perseguidas con la base de datos de que se trate.

66. Integridad: la información que se registre o se divulgue a partir del suministro de datos personales debe ser completa, de tal forma que se encuentra prohibido el registro y divulgación de datos parciales, incompletos o fraccionados.

67. Utilidad: tanto el acopio, el procesamiento y la divulgación de los datos personales, deben cumplir con una función determinada como expresión del legítimo ejercicio de la administración de los datos. Está prohibida la divulgación de datos que, al carecer de función, no obedezca a una utilidad clara o determinable.

68. Circulación restringida: tanto la divulgación y circulación de la información está sometida a los límites específicos determinados por el objeto de la base de datos, la autorización del titular y el principio de finalidad. Queda prohibida la divulgación indiscriminada de los datos personales.

69. Caducidad: la información que resulte desfavorable al titular debe ser retirada de las bases de datos siguiendo criterios de razonabilidad y oportunidad, de forma que queda prohibida la conservación indefinida de los datos después que han desaparecido las causas que justificaron su acopio y administración.

70. En cuanto el derecho a la honra está contenido en el inciso 2º del artículo 2 de la Constitución, que señala que las autoridades de la República están instituidas para proteger a todas las personas residentes en Colombia -entre otros derechos- en su honra. A su vez, el artículo 21 de la Constitución señala que “se garantiza el derecho a la honra. La ley señalará la forma de su protección”. La jurisprudencia constitucional ha definido este derecho como la “estimación o deferencia con la que, en razón a su dignidad humana, cada persona debe ser tenida por los demás miembros de la colectividad que le conocen y le tratan”[42], y por lo tanto, es un derecho que debe ser protegido con el fin de no menoscabar el valor intrínseco de los individuos frente a la sociedad, y contribuir a la adecuada consideración y valoración de las personas dentro de la sociedad.

71. Estos tres derechos buscan proteger a las personas contra información que se causa o se propaga de manera falsa o errónea, pero también excediendo los límites del tratamiento de la información, y que consiga distorsionar el concepto que la sociedad se pueda formar de la persona[43]. Es posible que con una sola acción u omisión se afecten simultáneamente los derechos de la honra, el buen nombre y el habeas data, como es el caso de la publicación que vincula a una persona a un proceso penal, teniendo en cuenta que con este solo dato, se disminuye su capital reputacional, afectando prima facie los derechos a la honra y buen nombre[44].

72. De hecho, la Sala de Casación Penal de la Corte Suprema de Justicia ha reconocido los efectos de las anotaciones, incluyendo aquellas referidas a la extinción de la sanción penal, de la siguiente manera: “al hacer alusión a los antecedentes penales del actor, su divulgación claramente genera una afectación en su esfera social y a sus derechos de reinserción social, al olvido y a la caducidad del dato negativo (…), lo cual, al tratarse de la exposición de información vinculada a su intimidad, si es utilizada de manera indebida, podría generarle perjuicios en el ejercicio de sus garantías como individuo perteneciente a una colectividad, máxime cuando sobre tales anotaciones, operó el fenómeno prescriptivo”[45]

73. Es claro entonces que la vinculación a un proceso penal -más allá de la sentencia condenatoria- genera en el investigado la calificación negativa. Así lo ha descrito ampliamente la criminología[46] al exponer que los efectos del ejercicio del poder punitivo que se ciernen sobre el procesado desde el momento en que es llamado a comparecer en un proceso penal con independencia de las resultas del proceso. De ahí que la etiqueta de “delincuente” cumple con una función social de connotación negativa para quien la recibe[47]. Esta afectación puede ocurrir cuando se publica, indefinidamente, la mera vinculación de una persona con un proceso penal.

5. La naturaleza de la información relativa a las diligencias judiciales surtidas antes de la formulación de la imputación en el sistema de consulta de procesos de la Rama Judicial

   5.1. Antecedentes, anotaciones penales y derecho al olvido

74. De conformidad con el artículo 248 de la Constitución “[ú]nicamente las condenas proferidas en sentencias judiciales en forma definitiva tienen la calidad de antecedentes penales y contravencionales en todos los órdenes legales”. En ese sentido, para que un dato judicial se convierta en un antecedente penal, debe tratarse de una sentencia condenatoria en firme proferida por un juez o tribunal penal, y estos son “datos negativos al representar situaciones ‘no queridas, perjudiciales, socialmente reprobadas o simplemente desfavorables’”[48].

75. La información relativa a los antecedentes penales constituye datos personales “en la medida en que, asocian una situación determinada (haber sido condenado por la comisión de un delito en un proceso penal por una autoridad judicial competente) con una persona natural (…) [que] permiten identificarla, reconocerla o singularizarla en mayor o menor medida, de forma individual o en conexión con otros datos personales”. Desde el punto de vista de la fuente, los antecedentes penales tienen el carácter de información pública “al estar permitido conocer algunos aspectos propios del proceso penal, por ejemplo, las circunstancias en las que ocurrieron los hechos, las razones jurídicas sustantivas y procesales que fundamentan la responsabilidad penal, y el monto de la pena”[49].

76. Asimismo, es clara su calidad de dato negativo en tanto son datos que tienen una connotación perjudicial, socialmente reprobadas o sencillamente desfavorables, de hecho, “los antecedentes penales quizá sean, en el marco de un estado de derecho, el dato negativo por excelencia: el que asocial el nombre de una persona con la ruptura del pacto social, con la defraudación de las expectativas normativas, con la violación de los bienes jurídicos fundamentales”[50].

77. Por la propia calidad negativa del dato y el peso que tiene sobre la persona esta Corporación ha reconocido el derecho al olvido o el principio de caducidad del dato negativo que “se traduce en la imposibilidad de que informaciones negativas acerca de una persona tengan vocación de perennidad, razón por la cual, después de algún tiempo, deben desaparecer totalmente del banco de datos respectivo”[51]. El desarrollo jurisprudencial del derecho al olvido se ha hecho principalmente frente a las bases de datos crediticias y financieras, sin embargo, dado que el artículo 15 de la Constitución Política no hace una distinción en este sentido, también es aplicable a los datos negativos relacionados con otros escenarios. Sin embargo, en materia penal tal derecho no tiene el mismo alcance. En primer lugar, porque frente a la información financiera, crediticia y comercial contenida en bases de datos personales[52] hay norma especial contenida en la Ley Estatutaria 1266 de 2008. En particular, el artículo 13[53] contempla el principio de permanencia de la obligación y señala el tiempo máximo que puede permanecer un dato negativo en un banco de información de acuerdo con la clasificación del incumplimiento que trae el mismo artículo. Por el contrario, no hay disposición legal para determinar el tiempo máximo de permanencia de las anotaciones judiciales en materia penal. En segundo lugar, los fines que persigue la conservación de la información financiera se diferencian de aquellos que pretenden los antecedentes penales, siendo estos últimos los de la “moralidad de la función pública, aplicación de la ley penal, actividades de inteligencia, ejecución de la ley”[54]. Estos fines, adicionalmente, se persiguen con menor intensidad con las anotaciones judiciales en procesos penales que no lleguen a constituir antecedentes.

78. Para garantizar el derecho al olvido, esta Corporación ha reconocido dos mecanismos de protección. En primer lugar, es posible ejercer la facultad de supresión con el objeto de hacer desaparecer por completo de la base de datos la información personal respectiva. En este caso la información además de ser suprimida, no puede ser conservada ni siquiera de manera restringida, esta es la idea original del llamado derecho al olvido. En segundo lugar, está la supresión de la información que está sometida a circulación, caso en el cual, la información se suprime solo parcialmente y se mantiene la posibilidad de conservarla y, bajo un escenario restringido, circularla[55]. Esta última modalidad permite conciliar varios elementos normativos que concurren en el caso de la administración de información personal sobre antecedentes penales.

79. Sin embargo, no todos los datos que se consignan en virtud de un proceso penal constituyen antecedentes, sino que también pueden constituir anotaciones. Las anotaciones o registros se refieren a la información sobre el desarrollo de las actuaciones penales, por ejemplo, el estado procesal y la autoridad competente a cargo de la actuación. “Estos registros facilitan el funcionamiento administrativo que implica el ejercicio de la acción penal, esto es, la investigación y acusación de los hechos que revistan las características de un delito” [56] de conformidad con lo dispuesto en el artículo 250 constitucional.

80. Es claro que el derecho al olvido que se protege ampliamente respecto de los incumplimientos de obligaciones financieras, debe predicarse con mayor razón respecto de las anotaciones judiciales que se formulen en los procesos penales que no alcanzan a constituir antecedentes penales y que cumplen una función instrumental al proceso. Como se ha dicho, tales anotaciones constituyen un dato negativo en tanto vinculan a un sujeto como un posible infractor del pacto social de la forma más grave posible, que es la violación a la ley penal. Más grave aún puede resultar este último caso en el que, dado que el proceso penal no está llamado a concluir, el sujeto no podrá esperar a su favor una sentencia absolutoria que lo posicione nuevamente ante la sociedad como un no infractor de la ley penal.

    5.2. Derecho de acceso a la información pública y proceso penal

81. El artículo 74 de la Constitución señala que “todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley”. El derecho al acceso a la información pública está regulado en la Ley 1712 de 2014 “por medio de la cual se crea la ley de transparencia y del derecho de acceso a la información pública nacional y se dictan otras disposiciones”, que en su artículo 4º indica que “toda persona puede conocer sobre la existencia y acceder a la información pública en posesión o bajo control de los sujetos obligados”. De conformidad con la jurisprudencia constitucional, el derecho al acceso a la información pública está estrechamente ligado con los principios de transparencia y publicidad que rigen la actuación de la administración pública.

82. A su vez, el artículo 2º de la Ley 1712 de 2014 señala que el derecho de acceso a la información pública se rige bajo el principio de máxima divulgación según el cual “toda información en posesión, bajo control o custodia de un sujeto obligado es pública y no podrá ser reservada o limitada sino por disposición constitucional o legal, de conformidad con la presente ley”. Excepcionalmente la información pública podrá ser restringida cuando pueda haber daño a los derechos a personas naturales o jurídicas[57] o por daño a los intereses públicos. Este último escenario se refiere a “aquella información” que se define como “toda aquella información pública reservada, cuyo acceso podrá ser rechazado o denegado de manera motivada y por escrito en las siguientes circunstancias, siempre que dicho acceso estuviere expresamente prohibido por una norma legal o constitucional: (…) d) la prevención, investigación y persecución de los delitos y las faltas disciplinarias, mientras que no se haga efectiva la medida de aseguramiento o se formule pliego de cargos”[58].

83. En lo que se refiere a las actuaciones judiciales el principio de publicidad además de permitir la realización del derecho al acceso a la información pública, es una garantía propia del derecho fundamental al debido proceso y es un principio estructural de la administración de justicia, contenidos en los artículos 29 y 228 constitucionales, que se concretan en el deber que tienen los jueces de dar a conocer tanto a las partes, como a los demás sujetos procesales o inclusive a la comunidad, “que conduzcan a la creación, modificación o extinción de una situación jurídica o a la imposición de una sanción”[59].

84. El principio de publicidad permite, por un lado, que los sujetos procesales ejerzan debidamente sus derechos de defensa y contradicción, y por el otro, permite que la comunidad en general tenga “certeza, no sólo sobre el texto de la ley y la jurisprudencia, sino que el ordenamiento está siendo y va a seguir siendo interpretado y aplicado de manera consistente y uniforme. Sólo de esta forma pueden las personas tener certeza de que la interpretación y aplicación consistente y uniforme del ordenamiento es una garantía jurídicamente protegida y no un mero uso sin valor normativo alguno, y del cual los jueces pueden apartarse cuando lo deseen, sin necesidad de justificar su decisión”[60].

85. Al respecto la Corte ha sostenido que el principio de publicidad en las actuaciones judiciales se desprende de los artículos 29 y 228 de la Constitución y es un “elemento esencial para la legitimidad de la función judicial en un Estado Social de Derecho, esta garantía se constituye como un instrumento fundamental para la efectividad de los derechos al debido proceso, defensa, contradicción y seguridad jurídica de los cuales son titulares los sujetos procesales. Igualmente, este principio termina convirtiéndose en una forma de controlar y vigilar las actuaciones de las autoridades judiciales”[61].

86. Este principio se predica también en los asuntos penales. La Ley 600 de 2000 señala que las etapas preliminares a la calificación del mérito del sumario se entienden reservadas (art. 330 y 393), y solo en la etapa de juzgamiento las actuaciones se realizarán a vista pública (art. 400). Este principio adquiere aún más relevancia con la Ley 906 de 2004 que consagró un sistema procesal penal tendencialmente acusatorio, y maximizó el principio procesal de publicidad. Así, el artículo 18 de la Ley 906 de 2004 prevé que “la actuación procesal será pública. Tendrán acceso a ella, además de los intervinientes, los medios de comunicación y la comunidad en general”[62].

87. Sin embargo, el principio de publicidad no tiene el mismo alcance en todas las etapas del proceso penal, aún dentro de la Ley 906 de 2004, pues la reserva de las actuaciones tempranas es mucho más rigurosa dado que de ellas puede depender la eficacia misma de la investigación y la protección de bienes jurídicos superiores[63]. Al respecto, esta Corporación ha señalado que “estas audiencias y diligencias de carácter reservado tienen su origen en la ‘inherente prudencia’ aplicable a las actuaciones penales y desarrollada en virtud de una interpretación sistemática de los artículos 2, 15, 28 y 74 constitucionales”[64], toda vez que "el libre acceso de su contenido podría atentar contra el interés general y desarticular la lógica que inspira el proceso penal”[65].

88. A medida que avanza el proceso, dicha reserva se va disminuyendo progresivamente. Así, los artículos 149 a 152A de la Ley 906 de 2004, establecen que si bien y por regla general, todas las audiencias que se desarrollen durante la etapa de juzgamiento serán públicas, cuando haya razones de orden público, seguridad nacional, moral pública, seguridad o respeto a las víctimas menores de edad o interés de la justicia, el legislador restringe razonablemente dicho principio. En cuanto a las audiencias preliminares[66], estas deben realizarse con la presencia del imputado o de su defensor. La asistencia del Ministerio Público no es obligatoria[67].

89. Es oportuno entonces señalar que la etapa de investigación corresponde a la “Fiscalía y su objetivo es establecer, con un mínimo grado de certeza, si el hecho investigado realmente ocurrió, si se encuentra tipificado en la ley penal, y quiénes son los autores o partícipes del mismo”[68], “como la indagación fundamentalmente está reservada a la Fiscalía General de la Nación, por regla general, lo conocido por el ente investigador no es de público conocimiento y, en la mayoría de casos y principalmente antes de la imputación, tampoco por el investigado”[69]. La formulación de la imputación por su parte es “el acto a través del cual la Fiscalía General de la Nación comunica a una persona su calidad de imputado, en audiencia que se lleva a cabo ante el juez de control de garantías”[70].

90. Así, el legislador privilegió, en las etapas más tempranas del proceso penal, la eficacia de la investigación a través de mantener la reserva pese a la regla general de la publicidad. A medida que el proceso penal avanza, disminuye la necesidad de proteger con la misma firmeza dicha eficacia pues se espera que el ente investigador ya cuente con los insumos para darle continuidad al proceso. En el mismo sentido, el legislador previó otros escenarios en los que consideró necesario salvaguardar la reserva de la actuación procesal por razones de orden público o seguridad nacional, o para proteger la moral pública, la seguridad, el interés de la justicia, o garantizar el respeto a las víctimas menores de edad[71].

91. Al respecto, observa la Sala que dada la estigmatización que conlleva la vinculación a un proceso penal, es indudable que el principio de publicidad entra en tensión con otros derechos de rango constitucional como el derecho a la honra, el buen nombre y el habeas data. De ahí que sea necesario resolver la tensión en cada caso, teniendo en cuenta entre otros la finalidad de la publicidad de determinada información en el proceso. Por ejemplo, en el caso de las órdenes de captura, esta Corte encontró justificado constitucionalmente su carácter público a pesar de ser adoptadas en etapas preliminares del proceso, teniendo en cuenta que la amplia circulación de la información resulta necesaria para lograr la aprehensión[72]. Por el contrario, cuando se constata que la información expuesta públicamente ha dejado de ser relevante para las finalidades del proceso, la tensión debe resolverse a favor de los derechos fundamentales de la honra, el buen nombre y el habeas data.

92. Particularmente, en cuanto al caso que se analiza, la audiencia de entrega provisional de los bienes en casos de delitos culposos regulada por el artículo 100 de la Ley 906 de 2004 hace parte de las medidas cautelares, entendidas como los institutos procesales encaminados a garantizar la eficacia de un fallo condenatorio y proteger el derecho de las víctimas a ser reparadas integralmente. El legislador dispuso que estas medidas fueran decretadas y practicadas “durante la audiencia de imputación de cargos, es decir, desde el inicio mismo de la etapa de investigación, etapa procesal de la mayor importancia por cuanto durante ésta se recaudarán evidencias y materiales probatorios, se dará aplicación, de ser el caso, al principio de oportunidad, se impondrán medidas restrictivas de la libertad personal, e igualmente, se podrá solicitar al juez de conocimiento la preclusión de la investigación”[73].

93. En consecuencia, la información producto de las diligencias previas a la formulación de la imputación, incluyendo la de entrega provisional de los bienes de que trata el artículo 100 del Código de procedimiento penal, en tanto hacen parte de la etapa de indagación, no reviste la característica de ser pública y en consecuencia exige la aplicación de las limitaciones derivadas del habeas data y del derecho al buen nombre.

6. Regulación sobre la publicación de contenidos y responsabilidades de los diferentes actores en el portal web de la Rama Judicial

94. Las actuaciones procesales surtidas en materia penal se registran en sendas bases de datos, tanto por parte de la Fiscalía como de la Rama Judicial. Aquélla tiene varios sistemas de información según el régimen que rija el proceso, siendo estos SIJUF[74] para los procesos tramitados por Ley 600 de 2000, SIJYP[75] para aquellos tramitados por la Ley 975 de 2005 y SPOA[76] para aquellos tramitados por la Ley 906 de 2004 y la 1098 de 2006. Por su parte, la Rama Judicial contiene un sistema de consulta unificado en la página web, cuyo objetivo es permitir que la ciudadanía en general tenga información sobre los procesos en curso. Tal y como lo señaló en su respuesta el Consejo Superior de la Judicatura, no existe una directriz encaminada a armonizar la coherencia de la información que reposa en las bases de datos de la Fiscalía General y de la Rama Judicial.

95. La Ley 270 de 1996 “Estatutaria de la Administración de Justicia” encarga al Consejo Superior de la Judicatura la obligación de “propender por la incorporación de tecnología de avanzada al servicio de administración de justicia [enfocada] principalmente a mejorar la práctica de las pruebas, la formación, conservación y reproducción de los expedientes, la comunicación entre los despachos y a garantizar el funcionamiento razonable del sistema de información”[77].

96. En cumplimiento de sus funciones constitucionales y legales, la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura[78] mediante el Acuerdo N.º 1591 de 2002 estableció el sistema de información de gestión de procesos y manejo documental Justicia XXI para “la Corte Constitucional, la Corte Suprema de Justicia, el Consejo de Estado y la Sala Jurisdiccional Disciplinaria del Consejo Superior de la Judicatura, los tribunales administrativos, los tribunales superiores y lo juzgados”. Mediante el Acuerdo PSAA11-9109 de 2011[79] se aprobó el portal web de la Rama Judicial www.ramajudicial.gov.co y se designó como administrador principal al CENDOJ (art. 1º).

97. El artículo 2º del Acuerdo, asignó, entre otras, las siguientes funciones al administración principal (CENDOJ): velar por que los sistemas de información estén actualizados en el portal web de la Rama Judicial, coordinando estas actividades técnicas con los responsables de alimentar y dar soporte a los aplicativos y sistemas de información (num. 2); administrar las cuentas y perfiles de administración de contenidos del portal web de la Rama Judicial (num. 3); asignar y revocar las cuentas de usuario con sus correspondientes permisos a los administradores secundarios de las diferentes oficinas, despachos, corporaciones y unidades a nivel central y seccional (num. 4); definir y velar por el cumplimiento de los estándares de publicaciones establecidos para el portal web de la Rama Judicial por parte de los administradores secundarios (num. 5); administrar las publicaciones que los administradores secundarios no tengan permisos para realizar, esto incluye fijación, actualización o eliminación de información, teniendo presente los lineamientos de la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura si se trata de información de carácter sensible(num. 7).

98. Los administradores secundarios a que se refiere el Acuerdo en su artículo 3º, están conformados por los funcionarios y empleados designados por los presidentes de cada corporación, por los directores de unidad de la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura, por el director ejecutivo de Administración Judicial, por los presidentes de los consejos seccionales de la Judicatura, y los directores seccionales de Administración Judicial, oficinas y despachos. Dentro de sus funciones se encuentran las de: (i) publicar la información pertinente de cada corporación, despacho, unidad u oficina; (ii) velar por que los contenidos de publicación se actualicen oportunamente; (iii) velar por que los contenidos publicados se encuentren dentro de los estándares definidos para el diseño de las diferentes publicaciones. De conformidad con el parágrafo primero, son los administradores secundarios los responsables de ingresar o modificar y mantener actualizados los diferentes contenidos publicados en el portal web de la Rama Judicial.

99. A su vez, mediante la Circular DEAJC19-9 la DEAJ del 24 de enero de 2019 sobre el “cumplimiento de la política de tratamiento de datos personales y de información ley 1581 de 2012”, el tratamiento de la información personal será sobre la recolección, almacenamiento, uso, circulación y puede incluir los siguientes tipos de datos: (i) de naturaleza pública, (ii) aquellos considerados privados o semiprivados, previa autorización del titular, sensibles y exponiendo el carácter facultativo que le asiste y (iii) de menores de edad previa autorización clara, expresa e inequívoca del representante legal, previo el ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado.

100. Corresponde a cada despacho, atendiendo a su propio criterio y necesidad de la información, así como al análisis de la situación que plantee el peticionario, anonimizar u ocultar la información que de él se tenga publicada en la página de la Rama, con atención a las siguientes razones: “1. Son los despachos judiciales los que cuelgan la información. 2. Son quienes pueden determinar qué información puede o es susceptible de [anonimizarse] u ocultar. 3. Son los únicos quienes pueden con base en el expediente judicial, determinar las condiciones en las que podría accederse a la solicitud de [anonimización] u ocultamiento”[80].

101. Mediante la Sentencia SU-355 de 2022, tras dar por acreditada la vulneración de los derechos a la intimidad personal y familiar de los accionantes por la indebida publicación de un expediente que contenía información reservada, la Corte ordenó al Consejo Superior de la Judicatura que “reglamente de manera específica, clara y completa las condiciones en que se deben realizar las publicaciones en el portal web de la Rama Judicial y actualice la normativa existe a las nuevas necesidades de publicación en la página, a raíz de la priorización de las tecnologías de la información y de las comunicaciones en la administración de justicia. La normativa deberá contemplar los lineamientos para garantizar que con las publicaciones que realizan tanto el administrador principal como los administradores secundarios en el portal web de la Rama Judicial se proteja el derecho a la intimidad personal y familiar de las personas, en los términos establecidos en esta sentencia”. Además, ordenó diseñar un plan de capacitación dirigido a los administradores secundarios con relación al manejo técnico para publicar contenidos y las formas de proteger el derecho a la intimidad.

102. En cumplimiento de la SU-355 de 2022, el Consejo Superior de la Judicatura- Centro de Documentación Judicial -CENDOJ- emitió la Circular CDJC23-1 del 12 de mayo de 2023 referente a las “Condiciones de publicación de contenidos en el portal web de la Rama Judicial, para proteger el derecho a la intimidad personal y familiar de las personas”. La Circular está dividida en 5 numerales, a saber: (1) Responsabilidad en la publicación de los documentos e información según la cual, corresponde al titular del espacio asignado en el sitio web velar por que la información sea pública, asegurarse que la información corresponda a una versión pública. (2) De la responsabilidad de los publicadores de contenido, dividido a su vez en los literales: (A) Lineamientos operativos de los publicadores de contenido, y (B) Lineamientos normativos de los publicadores de contenido. (3) Lineamientos para las publicaciones en el portal web de la Rama Judicial. (4) Facilitar el acceso y consulta de las publicaciones de contenidos en el portal web de la Rama Judicial por parte de los despachos judiciales. Y (5) Fortalecimiento de capacitaciones.

103. De acuerdo con los lineamientos allí contemplados, es claro que son los administradores secundarios de la información a quienes corresponde “cumplir las obligaciones legales respecto del tratamiento de los datos, el ciclo de vida de la información, los procedimientos internos para el tratamiento de estos (…)”[81]. Sin embargo, no hay ningún lineamiento en la Circular que señale cuál es la duración de tal ciclo de vida de la información, que permita materializar el principio de caducidad que rige el derecho fundamental al habeas data. Tampoco se establecen lineamientos diferenciados según la especialidad jurídica, en particular, en consideración a las particularidades en materia penal.

104. Ahora bien, según la respuesta del Consejo Superior de la Judicatura la directriz sobre el tiempo durante el cual debe quedar expuesta al público la información de una persona vinculada al proceso penal se encuentra en la Circular DEAJC19-9 de 2019 según la cual “las bases de datos en las que se registrarán los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en este lineamiento. Una vez se cumplan esas finalidades y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar su información, los datos deben ser eliminados de las bases de datos de la entidad”. Esta disposición se refiere a la función de conservar la información. Sin embargo, nada señala sobre el término por el cual puede estar la información expuesta al público. De lo anterior se desprende que no hay ningún lineamiento del Consejo Superior de la Judicatura que indique a los administradores secundarios por cuánto tiempo debe quedar expuesta -no almacenada- la información personal de los sujetos que se encuentren vinculados a las anotaciones judiciales ni, en particular, en procesos penales.

105. Aunado a lo anterior, se evidencia que tampoco hay ninguna regla especial de competencia dictada por el Consejo Superior de la Judicatura que permita determinar quién es el responsable de ocultar la información una vez ha operado la caducidad del dato, especialmente cuando se trata de procesos penales en los que se han surtido audiencias preliminares, pero no se ha formulado imputación. En el caso bajo examen, este vacío condujo a que el Centro de Servicios Judiciales, mediante oficio RU-O-14183, corriera traslado de la petición de ocultamiento del accionante a la fiscalía 242 Local de Bogotá, quien no tiene ninguna función en la administración de la información de la página web de la Rama Judicial.

106. En consecuencia, la Sala evidencia que, pese a que la orden proferida en la sentencia SU-355 de 2022 fue la de reglamentar de manera completa las condiciones en que se deben realizar las publicaciones en el portal web, y contemplar los lineamientos para garantizar que las publicaciones salvaguarden el derecho a la intimidad personal y familiar de las personas, el caso que se estudia evidencia que, al menos algunos aspectos no fueron regulados. Entre otros, no existe claridad sobre el alcance del “ciclo de vida de la información” de cara al principio de caducidad del habeas data, ni tampoco frente al funcionario encargado de cumplir las políticas de tratamiento de datos personales en los eventos de la información publicada con ocasión a audiencias preliminares cuando no se ha formulado imputación. Por lo anterior, se reiterará la orden formulada en la Sentencia SU-355 de 2022 en el sentido de reglamentar de manera completa los lineamientos para el tratamiento de los datos personales publicados en la web de la Rama judicial, en particular, como consecuencia de las anotaciones penales.

7. Análisis del caso concreto

107. Corresponde a la Sala resolver si se vulneraron los derechos fundamentales de petición, honra, habeas data y buen nombre del accionante que solicitó al CENDOJ y a otras entidades el ocultamiento de su nombre en el expediente identificado con el radicado N.º 67890 -a cargo del Juzgado 30 Penal del Circuito de Bogotá- solicitud que fue tramitada y concedida en el caso del expediente, por lo cual, la Sala se ocupará de estudiar si en el caso concreto se configuró una carencia actual de objeto por hecho superado. Por otro lado, de cara al expediente N.º 12345 -en el que, según la información pública de la página de la Rama Judicial, se adelantó audiencia preliminar ante el Juzgado 20 Penal Municipal de Bogotá-, se negó el amparo dado que la solicitud no fue remitida adecuadamente por existir un error en la página web de la Rama Judicial y por el silencio que guardaron tanto el Juzgado 20 Penal Municipal como la Fiscalía 242 local, ambos de Bogotá.

     Carencia actual de objeto por hecho superado

108. De acuerdo con la jurisprudencia constitucional, es posible que en el transcurso del trámite de tutela se presenten circunstancias que extinguen el objeto jurídico que provocó la solicitud de amparo, de modo que una decisión de fondo resultaría inocua por sustracción de materia. Este concepto recibe el nombre de carencia actual de objeto y congloba tres modalidades: hecho superado, daño consumado y hecho sobreviniente.

109. El hecho superado ocurre cuando la solicitud de amparo es satisfecha como consecuencia de la actuación de la parte accionada, antes de que el juez de tutela adopte una decisión. El daño consumado, por su parte, ocurre cuando se configura la vulneración del derecho fundamental que se pretendía evitar mediante la tutela, y ocasionando un daño irreversible por lo que una orden de un juez de tutela no podría retrotraer el daño a un estado anterior a la vulneración. Por último, el hecho sobreviniente es un concepto más amplio que recoge entre otros, los siguientes supuestos: (i) cuando el accionante asume una carga que no le corresponde para superar la situación vulneradora de sus derechos fundamentales; (ii) cuando un tercero de la relación procesal logra que la pretensión resulte satisfecha en lo fundamental, y (iii) cuando es imposible proferir alguna orden por razones que no son atribuibles a la parte accionada o el accionante pierde su interés en el objeto de la litis[82].

110. En el presente caso, la Sala constata tal y como lo señaló la Sala de Casación Penal, que se produce el fenómeno de carencia actual de objeto por hecho superado respecto del expediente 67890. Lo anterior, dado que el Juzgado 30 Penal del Circuito con Funciones de Conocimiento de Bogotá, ante la solicitud formulada por el accionante y trasladada por el Centro de Servicios Judiciales, procedió el 20 de octubre de 2022 a conceder la pretensión del accionante disponiendo la anonimización del proceso de referencia en la página web de consulta de procesos de la Rama Judicial. En consecuencia, se declarará la carencia actual de objeto por hecho superado respecto del radicado N.º 67890.

111. Frente al derecho de petición presentado por el accionante, cabe decir que el mismo fue presentado oportunamente ante la entidad que juzgó competente para ocultar su información en la Rama Judicial, esto es, el CENDOJ. Como se expuso en las consideraciones, la entidad que recibe la petición debe remitirla a la entidad competente cuando advierta que no fue dirigida debidamente.

     Se vulneraron los derechos fundamentales a la honra, el buen nombre y el habeas data del accionante con relación al expediente 12345

112. En primer lugar, en cuanto al derecho de petición, consta en el expediente que el Centro de Servicios Judiciales remitió la petición a la fiscalía 242 Local de Bogotá, toda vez que no había presentado escrito de acusación ni solicitud de preclusión ante juez de conocimiento. Sin embargo, pese a que la solicitud fue remitida a la dirección de gestión documental de la fiscalía de Bogotá, no se obtuvo respuesta de esta entidad que permitiera aclarar el error en la información reportada. Lo anterior constituye una vulneración al derecho fundamental de petición, que a su vez entorpece el funcionamiento de la administración de justicia al restarle eficacia a la intervención del juez de tutela. Sin embargo, dado que en el trámite de tutela se encontró el desface en la veracidad de la información publicada, una respuesta ahora de la petición del accionante por parte de la fiscalía carecería de eficacia.

113. Lo propio puede predicarse del Juzgado 20 Penal Municipal de Garantías de Bogotá que, siendo oportunamente vinculado al trámite de tutela por la Sala de Casación Penal, se abstuvo de pronunciarse. Solo mediante el auto de pruebas proferido por esta Sala se obtuvo respuesta del Juzgado quien puso de presente el error de la información consignada en la página de la Rama Judicial. Cabe decir que si bien el derecho de petición no le fue dirigido, sí le asiste un deber de colaboración armónica que contribuya a que las actuaciones de todas las dependencias del Estado, y especialmente de la Rama Judicial, puedan contribuir a una efectiva protección de los derechos de los ciudadanos.

114. En segundo lugar, respecto de los derechos al habeas data y al buen nombre, la Sala encuentra que los mismos fueron vulnerados por el CENDOJ y la DEAJ tal como se expondrá a continuación. De conformidad con el Acuerdo N.º 1445 de 2002 la página web de la Rama Judicial administrada por el Consejo Superior de la Judicatura y la consulta pública de la jurisprudencia de la Rama Judicial. Pese a que el sistema de información es alimentado por los despachos judiciales, quienes a su vez valoran la procedencia de las solicitudes de anonimización, el CENDOJ mantiene sus deberes de administrador principal de la plataforma. Además, es quien administra las cuentas y perfiles de administración de contenidos del portal web de la Rama Judicial y se encarga de velar por el cumplimiento de los estándares de publicación de los administradores secundarios. A su vez, de conformidad con los acuerdos 1591 de 2002 y PSAA14-10215 el DEAJ es el administrador del sistema de información judicial de la Justicia XXI.

115. De conformidad con la información recabada en sede de revisión de tutela, que es en todo caso un proceso sumario, esta Sala pudo comprobar la falta de claridad sobre quién es el administrador secundario en el expediente con radicado 200913130. En esta medida, el accionante se encuentra en una situación de indeterminación que no puede superar si no es por medio del administrador principal de la información. En efecto, su nombre está públicamente asociado a dicho proceso penal tras una audiencia preliminar de entrega provisional o definitiva de vehículo, que, de conformidad con la información suministrada por la página web de la Rama Judicial correspondió al Juzgado 20 Penal Municipal pero que, según acta de la audiencia, se surtió ante el Juzgado 29 Penal Municipal, ambos de Bogotá, el 14 de diciembre de 2009.

116. Ahora bien, la situación del accionante se ve agravada teniendo en cuenta que no fue vinculado formalmente a dicha investigación, dado que no se le formuló imputación. En esta medida, no hay un juzgado al que por reparto le haya correspondido conocer del trámite, sino solo una anotación surtida dentro de un trámite que tuvo lugar en la etapa de investigación. Cabe resaltar que, de conformidad con el acta de la audiencia preliminar, el Juzgado 29 rechazó la petición del accionante alegando que por tratarse de una solicitud adelantada con anterioridad a la imputación, el funcionario competente era el fiscal delegado de la investigación. En otras palabras, el accionante quedó vinculado a una investigación penal por un único acto procesal en el que la autoridad se declaró no competente, y dentro de una investigación que no alcanzó un grado de imputación. Tampoco es posible esperar una respuesta judicial en dicho proceso toda vez que se archivó la diligencia por caducidad de la querella, siendo ésta condición de procesabilidad para continuar con la acción penal[83].

117. Aunado a lo anterior, esta Sala corroboró con las respuestas allegadas por el Consejo Superior de la Judicatura, que no existe ningún lineamiento que establezca un tiempo máximo en el que la información sobre un proceso quede expuesta al público cuando se trate de un proceso penal que no ha concluido y por lo mismo, no se trata de antecedentes penales que responden a finalidades específicas.

118. Lo anterior tiene un impacto directo y claro en el caso bajo examen en la medida en que el accionante sí compareció ante un juez de control de garantías, quien resolvió su petición en sentido negativo, pero en el marco de un proceso que no continuó. Con el agravante de que no hay establecido un límite temporal razonable para mantener expuesto al público el nombre del accionante en virtud de una audiencia preliminar y que se ha mantenido durante 14 años, incluso después de presentar su petición.

119. Tal vulneración ocurre en la página web de la Rama Judicial, que, a diferencia del registro que hace la fiscalía en su plataforma SPOA -que identifica el expediente por el número de radicado pero no por el nombre del investigado-, incluye el nombre de la persona preliminarmente vinculada. La misma tiene origen en la falta de claridad de la información sobre quién es el administrador secundario competente para adelantar la anonimización. Dado que es el CENDOJ el encargado de administrar los perfiles, usuarios y contraseñas de los administradores secundarios, para que éstos alimenten el sistema, al CENDOJ le corresponde aclarar por qué es el Juzgado 20 el que aparece como quien realizó la diligencia en cuestión y quien, por tanto, habría alimentado la información de la misma, cuando fue el Juzgado 29 quien la adelantó. Asimismo, el DEAJ es el encargado del sistema de información de la Consulta Nacional Unificada de Procesos que integra la base de datos de Justicia XXI.

120. En atención a los principios de necesidad, utilidad, circulación restringida y caducidad que rigen la administración de los datos, esta Sala ordenará que el nombre del accionante sea ocultado de la página web de la Rama Judicial, pues no se trata de un dato útil a la finalidad de la publicidad del proceso ni de cara a los sujetos procesales, ni a la comunidad y, en cambio, es un dato producido hace 14 años que, en lugar de cumplir una finalidad constitucionalmente legítima, vulnera los derechos fundamentales a la honra, al habeas data y al buen nombre del accionante.

121. En el trámite de revisión de la sentencia de tutela proferida por la Sala de Casación Penal de la Corte Suprema de Justicia, que declaró improcedente la pretensión elevada frente al radicado N.º 67890 y negó el amparo de los derechos de petición, habeas data, buen nombre y trabajo en el caso del expediente N.º 12345, la Sala tras constatar el cumplimiento de los requisitos de procedencia de la tutela, evidenció que respecto del primer expediente se configuró una carencia actual de objeto por hecho superado, pues, con posterioridad a la presentación de la tutela el Juzgado 30 Penal del Circuito procedió a atender la solicitud del accionante y a conceder la anonimización del proceso.

122. En cambio, respecto del expediente terminado en 12345 la Sala encontró acreditada la vulneración al derecho de petición a cargo de la fiscalía 242 Local de Bogotá quien, pese a haber recibido del Centro de Servicios Judiciales el traslado de la petición para emitir pronunciamiento, se abstuvo de hacerlo. En esta línea, el Juzgado 20 Penal Municipal con Funciones de Control de Garantías quien fue vinculado por la Sala de Casación Penal, guardó silencio sobre su falta de conocimiento de la diligencia que se registró en la página web de la Rama Judicial y que se invoca como vulneradora de los derechos fundamentales.

123. En sede de revisión esta Sala encontró acreditada una indeterminación frente a la autoridad judicial competente para registrar la información en la página de consulta de procesos dado que públicamente aparece a cargo del Juzgado 20 Penal Municipal, pero el acta de la diligencia está suscrita por la Juez 29 Penal Municipal. De lo anterior se deriva la imposibilidad de exigir del accionante que dirija una petición de ocultamiento directamente a la autoridad competente. En cambio, corresponde al CENDOJ, en calidad de administrador principal de la página web de la Rama Judicial para la consulta de procesos, y al DEAJ en su calidad de administrador de la Consulta Nacional Unificada de Procesos, aclarar tal situación y proceder a brindar el apoyo para la anonimización del proceso.

124. Dicho ocultamiento resulta procedente para la Sala en la medida en que se trata de una anotación -que no constituye antecedente penal- realizada como consecuencia de una diligencia preliminar de entrega provisional o definitiva de vehículo, en donde no se concluyó la etapa investigativa y la querella caducó. Pese a lo anterior, el accionante quedó por 14 años vinculado a un único acto procesal que afecta negativamente sus derechos a la honra, al habeas data y al buen nombre.

125. En atención a los principios de necesidad, utilidad, circulación restringida y caducidad, que rigen la administración de la información de las bases de datos, la Sala encontró vulnerados los derechos invocados y en consecuencia accedió a su amparo.

En mérito de lo expuesto, la Sala Cuarta de Revisión de Tutelas de la Corte Constitucional, en nombre del pueblo y por mandato de la Constitución,