Acuerdo número 004 de 2015, por el cual se reglamenta la administración integral, control, conservación, posesión, custodia y aseguramiento de los documentos públicos relativos a los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario que se conservan en archivos de entidades del Estado
| Emisor | Establecimientos Públicos - Archivo General de la Nación Colombia |
| Número de Boletín | 49495 |
El Consejo Directivo del Archivo General de la Nación, en ejercicio de las facultades legales y en especial las conferidas por el artículo 76 de la Ley 489 de 1998, el Acuerdo 09 de 2012, la Ley 489 de 1998, el Decreto 2126 de 2012, y
CONSIDERANDO:
Que la Ley 80 de 1989 faculta al Archivo General de la Nación para: "a) Establecer, organizar y dirigir el Sistema Nacional de Archivos, con el fin de planear y coordinar la función archivística en toda la Nación, salvaguardar el patrimonio documental del país y ponerlo al servicio de la comunidad";
Que así mismo, la Ley 80 de 1989 faculta al Archivo General de la Nación para: "b) Fijar políticas y expedir los reglamentos necesarios para garantizar la conservación y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nación, de conformidad con los planes y programas que sobre la materia adopte la Junta Directiva"; hoy Consejo Directivo;
Que dentro de los principios que rigen la función archivística, la Ley 594 de 2000, en el artículo 4º, establece: "e) Dirección y coordinación de la función archivística. El Archivo General de la Nación es la entidad del Estado encargada de orientar y coordinar la función archivística para coadyuvar a la eficiencia de la gestión del Estado y salvaguardar elpatrimonio documental como parte integral de la riqueza cultural de la Nación, cuya protección es obligación del Estado, según lo dispone el Título I de los principios fundamentales de la Constitución Política";
Que la Ley 594 de 2000 establece las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado;
Que mediante el Decreto 2126 de 2012, el Presidente de la República aprobó la modificación de la estructura del Archivo General de la Nación, y se determinaron las funciones de sus dependencias, y que el numeral 9 del artículo 3º estableció que es función del Consejo Directivo: "Expedir normas y reglamentos generales sobre el desarrollo de la función archivística del Estado, de conformidad con la Ley 594 de 2000 y en general sobre aquellos aspectos que exija la racionalización y normalización del trabajo archivístico a nivel nacional y territorial";
Que el Decreto 4100 de 2011 crea el Sistema Nacional de Derechos Humanos y Derecho Internacional Humanitario con el fin de articular el conjunto de principios, normas, políticas, programas y entidades e instancias del orden nacional y territorial, y coordinar sus acciones para promover el respeto y garantía de los Derechos Humanos y la aplicación del Derecho Internacional Humanitario, mediante el diseño, implementación, seguimiento y evaluación de la Política Integral de Derechos Humanos y Derecho Internacional Humanitario, y el diseño y consolidación de las políticas públicas sectoriales con enfoque de derechos y enfoque diferencial;
Que los documentos relativos a los Derechos Humanos (DD. HH.) y el Derecho Internacional Humanitario (DIH) están amparados por el deber constitucional de la debida gestión, actualización y administración por parte de las entidades del Estado bajo cuya posesión, custodia y control se encuentran los archivos públicos;
Que las entidades del Estado como garantes de la protección, control, custodia, preservación, acceso y transferencia -cuando el sistema jurídico así lo autorice- de los documentos públicos a su cargo, entre ellos, aquellos relativos a los DD. HH. y el DIH, deben tomar medidas necesarias para impedir la sustracción, destrucción, alteración, ocultamiento o falsificación, con el propósito de evitar la impunidad, proteger los derechos y facilitar la consulta por las víctimas, sus familiares, quienes se encuentren legitimados y la sociedad en general para el ejercicio de sus derechos;
Que todas las personas tienen derecho a conocer si su nombre se encuentra registrado en los archivos del Estado colombiano y, en caso de ser necesario, actualizar, rectificar e impugnar la legitimidad de las informaciones que le conciernen;
Que el deber constitucional de la debida gestión y administración de los archivos relativos a los DD. HH. y el DIH, en cualquier soporte, comporta su protección contra amenazas provenientes de terceros, agentes naturales, accidentes u otros riesgos. Así mismo, distinguir aquellos que se encuentran sujetos a reserva;
Que la Ley 1712 de 2014, Ley Estatutaria de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional, fortalece el acceso a la información pública nacional, en poder de los sujetos obligados descritos en el artículo 5º, recogiendo los estándares internacionales, particularmente lo que tiene que ver con el principio de máxima divulgación;
Que el Decreto 103 de 2015, reglamentario de la Ley 1712 de 2014, Ley Estatutaria de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional, en el artículo 50 numeral 1, faculta al Archivo General de la Nación para impartir instrucciones en relación con los documentos producidos por Entidades del Estado relacionados con Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario;
Que es deber de las entidades del Estado, en relación con los documentos relativos a violaciones a los DD. HH. y el DIH, incluidos los producidos en el marco del conflicto armado interno, exceptuados del cumplimiento de la Ley 1448 de 2011, descritos en su artículo 3º, cooperar con las autoridades administrativas y judiciales competentes para adelantar investigaciones, materializar los derechos de las víctimas, el derecho a la verdad, la justicia, la reparación y las garantías de no repetición;
Que el incumplimiento del deber constitucional de la debida gestión y administración de archivos que contienen documentos relativos a violaciones a los DD. HH. y el DIH, incluidos los no relacionados con el conflicto armado interno y los exceptuados del cumplimiento de la Ley 1448 de 2011, descritos en su artículo 3º, no puede en ningún caso alegarse como fundamento válido para limitar o negar el ejercicio de los derechos a la verdad, la justicia, la reparación y las garantías de no repetición reconocidos legal y jurisprudencialmente;
Que los documentos producidos y conservados por entidades del Estado, al hacer suyos los fines de este sirviendo como garantía para el ejercicio de los DD. HH. y del DIH, demandan medidas eficaces y efectivas de protección contra su deterioro, destrucción, supresión u ocultamiento y acceso indebido de terceros;
Que sin perjuicio de los límites establecidos por la ley, el incumplimiento del deber constitucional de la debida gestión y administración de los archivos del Estado, en especial aquellos que contienen documentos relativos a violaciones a los DD. HH. y el DIH que tenga como consecuencia la limitación o negación del acceso a la información, con excepción de la reserva constitucional o legal que estos contienen podrá configurase como una forma de censura que impide el acceso a la información pública que se encuentra en sus archivos y de los particulares que cumplen funciones públicas;
Que dentro de los principios que rigen la función archivística, enunciados en la Ley 594 de 2000, el artículo 4º numeral i), establece: Función de los archivos. Los archivos en un Estado de Derecho cumplen una...
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