Circular numero 017 de 1999
| Emisor | Varios |
| Número de Boletín | 43524 |
Señores:
REPRESENTANTES LEGALES
JEFES DE AREAS FINANCIERAS
JEFES DE CONTROL INTERNO
JEFES DE CONTABILIDAD Y
CONTADORES DE LOS ENTES PUBLICOS DEL SECTOR CENTRAL
DEL NIVEL NACIONAL QUE SE INCORPOREN AL SISTEMA INTEGRADO DE INFORMACIÓN FINANCIERA, SIIF.
Referencia: Instrucciones operativas preliminares, para las entidades de la Administración Central Nacional que se incorporen al Sistema Integrado de Información Financiera, SIIF.
Apreciados Señores:
Este Despacho, en cumplimiento de sus funciones legales y en particular las establecidas en los literales b) y c) del articulo 3º de la Ley 298 del 23 de julio de 1996, se permite impartir las instrucciones contables preliminares relacionadas con la implementación y puesta en marcha del Sistema Integrado de Información Financiera, SIIF.
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Objetivos
Definir reglas tendientes a la depuración de saldos antiguos, que permitan la incorporación de operaciones ciertas y verificables frente a la existencia de bienes, derechos y obligaciones.
Establecer las pautas necesarias para el cargue inicial de los saldos contables y las reglas de homologación frente al catálogo general de cuentas vigentes a partir del 1° de enero de 1999.
Aclarar los criterios relativos al manejo de la cuenta de bancos y fondos especiales alternos a la cuenta única nacional administrada por la Dirección del Tesoro Nacional.
Señalar los libros de contabilidad que genera el sistema y que se constituyen como evidencia permanente de las imputaciones contables.
Definir el procedimiento para la remisión de la información contable, en particular las notas a los estados contables y la información de las operaciones recíprocas de las instituciones que operen en el SIIF.
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Ambito de aplicación
Estas instrucciones serán aplicadas por los entes públicos de la Administración Central Nacional que se incorporen al SIIF, que en una primera etapa son:
Comisión de Regulación de Agua Potable.
Superintendencia de Industria y Comercio.
Procuraduría General de la Nación.
Ministerio de Educación Nacional.
Ministerio de Salud Pública.
Ministerio de Desarrollo Económico.
Ministerio de Minas y Energía.
Ministerio del Interior.
Ministerio de Hacienda y Crédito Público.
Ministerio de Defensa Nacional.
Departamento Administrativo de la Presidencia de la República.
Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
Contraloría General de la República.
Contaduría General de la Nación.
Departamento Nacional de Planeación.
En todo caso, las entidades que se incorporen gradualmente al SIIF, deberán aplicar las instrucciones señaladas en la presente Carta Circular.
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Procedimientos contables para la puesta en marcha del SIIF
3.1 Depuración de saldos antiguos
La información contable de las Entidades objeto del presente procedimiento, que migren sus datos hacia el SIIF deberá cumplir con las condiciones y cualidades establecidas en el numeral 5.4 del Plan General de Contabilidad Pública, en particular las correspondientes a la integridad, verificabilidad y objetividad frente a la realidad económica de los bienes, derechos y obligaciones existentes.
Bajo esta premisa, es responsabilidad de las Entidades la depuración de las Subcuentas y Cuentas del Catálogo General de Cuentas que presenten saldos no razonables e inconsistentes y que afecten la situación financiera y los resultados de la actividad, como consecuencia, entre otras, de las siguientes situaciones:
Falta de reconocimiento de las operaciones.
Saldos pendientes de conciliar.
Valores pendientes de recaudo o pago con elevada antigüedad.
Acreedores y Deudores no identificados.
Diferencias entre las existencias físicas de bienes y derechos y los saldos contables.
Para solucionar las falencias y deficiencias de orden contable anotadas, sin perjuicio de las acciones fiscales y legales que se deriven como responsabilidades a cargo de los funcionarios públicos producto de la disminución y deterioro del patrimonio público, deberá aplicarse el procedimiento establecido en el numeral 6.2.1.1 del Plan General de Contabilidad Pública relativo al debido reconocimiento, valuación y revelación de las operaciones financieras, económicas y sociales.
En la citada norma se indica que la información contable debe reflejar en forma consistente, razonable y ajustada a la realidad económica, la totalidad de las operaciones, y que en cumplimiento del proceso contable éstas deben quedar evidenciadas en documentos y libros de contabilidad, constituyéndose así, en una herramienta para el análisis y control de los distintos usuarios.
La realidad económica de las operaciones reconocidas, valoradas y reveladas en la información contable, debe garantizarse mediante la aplicación estricta, rigurosa y verificable de procedimientos que permitan determinar los bienes, derechos y obligaciones ciertas del ente público, y como tal debe ser consistente y coherente con las existencias físicas y financieras de recursos y obligaciones.
3.1.1 Acciones administrativas
Para la depuración de los saldos antiguos deberán tenerse en cuenta, como mínimo, los siguientes aspectos:
Adelantar una exploración exhaustiva de archivos de los documentos soportes, tanto internos como externos, que reflejen la realidad de la operación económica. Si los registros carecen de la documentación que los respalde, deben aplicarse los procedimientos administrativos tendientes a su aclaración, utilizando mecanismos alternos de comprobación, tales como, circulares y requerimientos a los entes o terceros directa o indirectamente involucrados, o de orden legal y fiscal mediante los cuales pueda establecerse la existencia o no de los mismos, informando sobre tales procedimientos al organismo de control correspondiente.
Desarrollar procedimientos especiales para garantizar la evaluación, documentación y así mismo determinar las correcciones, reclasificaciones y ajustes correspondientes, sin perjuicio del seguimiento permanente que debe adelantar la Oficina de Control Interno.
3.1.2 Tratamiento contable
Como complemento a los procedimientos administrativos adelantados, la institución deberá seguir las siguientes instrucciones contables:
3.1.2.1 Saldos originados con posterioridad a la aplicación del Plan General de Contabilidad Pública:
Para los saldos originados con posterioridad a la vigencia del Plan General de Contabilidad Pública, esto es a partir del 1° de enero de 1996, deberán aplicarse las siguientes reglas:
Habilitación de registros a nivel auxiliar. Deberán habilitarse en la contabilidad, códigos a nivel auxiliar de las cuentas activas y pasivas, según se requiera, a partir del séptimo dígito del catálogo General de cuentas del Plan General de Contabilidad Pública, con el propósito de identificar y controlar las operaciones pendientes de depuración, separándolas de las demás operaciones corrientes.
Ejemplo:
Cuando se trate de una cuenta Activa:
14 Deudores
1405 Cuentas por Cobrar.
140501 Venta de Bienes Producidos.
140501XX Saldos por depurar.
Cuando se trate de una cuenta Pasiva:
24 Cuentas Por Pagar
2405 Proveedores Nacionales
240501 Bienes y Servicios.
240501XX Saldos por depurar.
La condición general es que los registros correspondientes a estas operaciones deberán estar absolutamente depurados a más tardar en la información al 30 de junio de 1999.
3.1.2.2 Saldos originados con anterioridad a la aplicación del Plan General de Contabilidad Pública:
Los saldos activos o pasivos originados en operaciones realizadas con anterioridad al 1° de enero de 1996 se consideran de elevada antigüedad y por lo tanto deberán sujetarse a las siguientes condiciones:
Reclasificación de saldos activos con elevada antigüedad. Estos saldos deberán reclasificarse a la Cuenta 1996 Bienes y Derechos en Responsabilidad Administrativa, con las subcuentas que permitan identificar la clase de recurso objeto de la investigación, habilitando a nivel auxiliar el detalle de cada uno de los bienes y derechos en proceso de depuración, así:
19 Otros Activos
1996 Bienes y Derechos en Investigación Administrativa.
199601 Bancos y Corporaciones.
199601xx Nota Crédito de fecha xx.
199601xx Nota Débito de fecha xx.
199602 Inversiones
199602xx Auxiliares correspondientes
199603 Deudores
199603xx Auxiliares correspondientes
199604 Propiedades, Planta y Equipo.
199604xx Auxiliares correspondientes
199690 Otros bienes y derechos.
199690xx Auxiliares correspondientes.
Reclasificación de saldos pasivos con elevada antigüedad. Los registros que se deriven de saldos de operaciones pasivas con elevada antigüedad, no identificados como pasivos ciertos y que pueden constituir obligaciones en el futuro, deberán reclasificarse a la cuenta de otros pasivos 2996 "obligaciones en investigación administrativa", con las subcuentas que permitan identificar la clase de obligación objeto de investigación, habilitando a nivel auxiliar el detalle de cada una de ellas:
29 Otros Pasivos
2996 Obligaciones en investigación administrativa.
299601 Cuentas por pagar.
299601xx Operación Nro. xxx con el Proveedor xx.
299602 Obligaciones Financieras
299602xx Auxiliares correspondientes.
299603 Obligaciones Laborales
299603xx Auxiliares correspondientes.
299604 Bonos y títulos emitidos
299604xx Auxiliares correspondientes.
299690 Otras obligaciones.
299690xx Auxiliares correspondientes.
Los registros correspondientes a las operaciones de elevada antigüedad, tanto activas como pasivas deberán estar absolutamente depurados a más tardar en la información al 31 de diciembre de 1999.
3.1.2.3 Constitución de provisiones
Los bienes y derechos susceptibles de provisionarse, que presenten saldos pendientes de aclaración, tales como deudores, inventarios, inversiones y propiedades, entre otros, deberán registrar una provisión equivalente al riesgo probable o contingencia de pérdida para la Institución y por ende para la Nación, la cual deberá ajustarse permanentemente de acuerdo con los avances que se registren en el proceso de depuración. Se cita el siguiente ejemplo:
5305 Provisiones
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