Estructura del Sistema de Gestion Integral de Documentos de archivo [SiGeID 1.0].
| Autor | Campillo Torres, Irima |
| Cargo | Ensayo |
The structures of the System of Integral Administration of file Documents [SiGeID 1.0]
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Introduccion
El vertiginoso desarrollo y expansion de las TIC ha acarreado un inconmensurable crecimiento de informacion en la era actual, con su consecuente incidencia en la vida social, economica y cultural, llevando la sociedad a incursionar en lo que se denomina "La sociedad de la informacion". Se trata ahora, de aprovechar todos los beneficios que reporta esta revolucion tecnologica y cultural que irradia en cada una de las esferas de este mundo cambiante.
La actividad documental no puede entenderse hoy lejos de tecnicas novedosas, resultantes de la utilizacion de dispositivos tecnologicos para el procesamiento de grandiosas informaciones para ponerlas a disposicion de los usuarios, con vista a la solucion de diversos problemas informativos y el favorecimiento en la toma de decisiones. Refiere KATUU, S. (2006), que "las innovaciones tecnologicas han realzado la velocidad de almacenamiento y recuperacion de informacion, acompanados de numerosos retos, el paso rapido con el cual han emergido en un ambiente digital, ha proporcionado como resultado el aumento por la preservacion de los documentos "
Este postulado incide en la gestion de documentos, como se plantea, "el papel ha dejado de ser una necesidad para convertirse en una opcion, si bien ha persistido, e incluso han aumentado considerablemente, los volumenes de produccion de los documentos en este soporte despues de la aparicion de las TICs". CASTILLO, J., MENA, M. (2011).
En revisiones bibliograficas efectuadas, se ha corroborado la incipiente existencia de estudios en Cuba sobre la gestion de documentos, la cual ha sido tratada en eventos y talleres nacionales e internacionales, sin embargo, resulta prematuro considerar que se haya alcanzado cierto grado de sistematizacion al respecto. Los problemas relacionados con la gestion de documentos precisan de soluciones optimas, especificamente en las organizaciones empresariales, que "a lo largo de la historia han necesitado dejar constancia de su actividad; no bastan las soluciones tradicionales sino que se precisan planes corporativos de gestion de documentos, que respondan a una concepcion global y a una implantacion" BUSTELO, C. (2000).
El escenario actual reclama de una adecuada planificacion, coordinacion y control de la informacion, que tribute beneficios para las instituciones, se necesita el establecimiento de politicas de prioridad relacionadas con acciones, para el aumento de los recursos que favorezcan la competitividad en las organizaciones.
Con el presente articulo se pretende brindar a la investigacion archivistica los elementos que emanan del diseno e implementacion de un Sistema de Gestion Integral de Documentos de Archivo, SiGeID (1.0), como aplicacion tecnologica acorde a las politicas institucionales, que puede ser utilizado en organizaciones empresariales que deseen mejorar el proceso de gestion documental.
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Teoria de la gestion de documentos
Desde la antiguedad, los documentos son considerados una especie de objeto portador de informacion con una base textual, registrados en libros, manuscritos, diarios, revistas y otros. A partir de la segunda revolucion industrial se producen multiples formas informativas y cambia la concepcion del documento como informacion fijada solo en impresos, conceptualizada, ensenada y aprendida.
En tal sentido MOREIRO, J. A. (1998), basado en las teorias de OTLET, P. refiere que, "documento es todafuente de informacion fisica que comunica inscripciones, imagenes, sonido, texto, objetos con indicios de intervencion humana, creaciones artisticas, e incluso materiales naturales". En su Tratado de Documentacion publicado en 1934, resulto significativa la percepcion sobre las diferencias entre el libro y el documento; considero imprescindible el procesamiento de nuevos formatos (fotografia, diapositivas, fotocopias, peliculas de cine y programas de radio).
Un documento de archivo "es el testimonio material de un hecho o acto realizado, en el ejercicio de sus funciones por personas fisicas y juridicas, publicas o privadas, de acuerdo con unas caracteristicas de tipo material o forma"
El documento de archivo es tratado desde dos concepciones diferentes: el record y el archive, que al traducirse al espanol se representan por los terminos de "registro" y "documento de archivo". En los primeros se incluyen todos los documentos generados por entidades publicas o privadas, corporativas o individuales, destinados a dejar constancia y dar fe de la accion de esas entidades, en virtud de sus obligaciones legales o por la de tramites administrativos o de cualquier otra indole, documentos que son preservados por sus poseedores, como evidencia o testimonio de tales actuaciones.
Los segundos son, de los documentos anteriores, los que ameritan preservacion permanente con fines de investigacion y son depositados en instituciones archivisticas, debido a los valores secundarios que se les reconoce (presentan valor primario cuando fungen como evidencia o testimonio para acciones administrativas o legales de sus propietarios y valor secundario cuando la evidencia o testimonio se emplea en investigaciones de caracter historico o de otra indole).
Esta division de caracter mas pragmatico que cientifico, esta determinada por el lugar de conservacion y el uso de los documentos y no por las explicaciones cientificas de las esencias, manifestaciones fenomenicas, evolucion genetico historica, leyes y regularidades propias del fenomeno archivistico; es evidente que se produce desde el punto de vista cientifico una interrelacion de disciplinas.
Por otro lado algunos autores identifican la gestion o administracion de documentos con el ciclo vital de la documentacion, o lo que es lo mismo, con aquellas fases por las que pasa un documento desde que se inicia o "nace" en la entidad de origen, hasta que se determina su incorporacion en el archivo de conservacion permanente en su desecho final, debe ser a partir de las particularidades de los documentos en cada una de sus fases que se establecen los programas de gestion documental.
En el ano 1972 Wyffels, citado por MENA, M. (2005), expuso su teoria de las tres etapas o edades de los documentos, las cuales se relacionan con las distintas categorias de archivos (archivo de gestion, archivo central o intermedio y archivo historico).
La primera etapa o edad: es de circulacion y tramitacion por los canales y cauces normales en busca de respuesta o solucion para el asunto que se ha iniciado. La documentacion forma parte de los archivos sectoriales, corrientes o de gestion. Esta cerca del funcionario responsable de su tramitacion, en su mesa, en archivadores, en armarios, al alcance de la mano para su manejo frecuente.
La segunda etapa o edad: en ella, una vez recibida la respuesta o solucion al asunto empezado, el documento o expediente que lo testimonia ha de seguir guardado, pudiendo ser objeto de consulta o de antecedente, pero no con la misma frecuencia de la primera etapa. Esta fase corresponde a una archivacion intermedia, en la que poco a poco va decreciendo el valor primario de los documentos, desarrollandose el valor secundario.
La tercera etapa o edad: el documento asume un valor permanente y se limita a ser consultado por su valor cultural e informativo con fines de investigacion. Se archiva y conserva de forma definitiva.
Es preciso senalar que con independencia de la etapa en que se encuentre un documento, es innegable el valor que representa en todos los casos, por ello se coincide con BARATA, K. (2004), cuando senala: "la gerencia y preservacion a largo plazo de los documentos, es una preocupacion principal concerniente a los archivos, pues "conservar los documentos", implica diversos retos incluyendo, por supuesto una politica de conservacion".
Para lograr una adecuada organizacion de los documentos, surge la gestion documental, "como area de gestion responsable de un control eficaz y sistematico de la creacion, la recepcion, el mantenimiento, el uso y disposicion de documentos de archivo, incluidos los procesos para incorporar y mantener en forma de documentos la informacion y prueba de las actividades y operaciones de la organizacion". AENOR, (2006).
Como es de suponer "la gestion de documentos no es algo nuevo, esta actividad es casi tan antigua como la escritura, nacio debido a la necesidad de "documentar" o fijar actos administrativos y transacciones legales y comerciales por escrito, para dar fe de los hechos. Documentos de este tipo se plasmaron sucesivamente en tablillas de arcilla, hojas de papiro, pergaminos y papel, cuya gestion se fue haciendo cada vez mas compleja a medida que crecia el tamano de los fondos documentales". VILLAVICENCIO, F. (2009).
Con el fin del aseguramiento, adecuada atencion y proteccion de los documentos de archivo, se establece la normalizacion de politicas y procedimientos relacionados con la gestion documental, lo que permite que toda evidencia e informacion contenida en estos, pueda recuperarse de forma eficiente, mediante practicas y procedimientos regulados.
En la norma ISO 15489:1-2006 se declara que la gestion de documentos de archivo, ofrece amplios beneficios, ya que reglamenta las practicas efectuadas, tanto por los responsables de su gestion como por cualquier otra persona que cree o use documentos en el ejercicio de sus actividades.
En una organizacion la gestion de documentos de archivo permite:
* Realizar sus actividades de...
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