Gaceta N° 14723 de Cundinamarca, 27-12-2005
| Año | 2005 |
| Fecha de publicación | 27 Diciembre 2005 |
| Fecha | 27 Diciembre 2005 |
ORGANO OFICIAL DEL DEPARTAMENTO
ISSN 0122 - 7777
Editor: IMPRENTA NACIONAL DE COLOMBIA
www.imprenta.gov.co
No. 14.723 - extraordinaria Bogotá, D.C., miércoles 27 de diciembre de 2005 - AÑO CXI
DESPACHO DEL GOBERNADOR
DECRETOS
DECRETO NUMERO 00328 DE 2005
(diciembre 26)
por el cual se adopta el Acuerdo número 24 del 29 de noviembre
de 2005 de Junta Directiva de la Empresa Comercial Lotería de
Cundinamarca
El Gobernador de Cundinamarca,
En ejercicio de sus atribuciones constitucionales, legales y re-
glamentarias, especialmente las contenidas en el artículo 305 de la
Constitución Política y en el Decreto Ley 1222 de 1986, y
CONSIDERANDO:
Que de conformidad con lo establecido en el artículo 5, literal c del
Decreto Ordenanzal No. 0032 de 2005, es función de la Junta Direc-
tiva de la Empresa Comercial Lotería de Cundinamarca establecer
la organización interna de la empresa, previo concepto favorable de
la Secretaría de la Función Pública.
Que en tal virtud la Junta Directiva de la Empresa Comercial Lotería
de Cundinamarca determinó expedir mediante Acuerdo No. 024 del 29
de noviembre de 2005, la organización interna, la redefinicón de las
dependencias que la conforman, así como las funciones que cumplen
cada una de ellas en dicha empresa.
Que existe concepto favorable de la Secretaría de la Función
Pública para proceder a la modificación de la Organización Interna
de la Empresa.
Que de conformidad con lo señalado en el parágrafo del artículo
5º del Decreto Ordenanzal No. 0032 de 2005, Estatuto Básico de la
Empresa Comercial Lotería de Cundinamarca, los actos que emanen
de su Junta Directiva para establecer la organización interna, serán
adoptados mediante decreto del gobierno departamental.
En mérito de lo expuesto,
DECRETA:
Artículo primero. Adoptar el Acuerdo No. 024 del 29 de noviembre
de 2005 expedido por la Junta Directiva de la Empresa Comercial
Lotería de Cundinamarca, “Por el cual se establece la Organización
Interna de la Empresa Comercial Lotería de Cundinamarca”, cuyo
contenido es el siguiente:
ACUERDO NUMERO 024 DE 2005
Por el cual se establece la Organización Interna de la Empresa
Comercial Lotería de Cundinamarca y se dictan otras disposiciones
LA JUNTA DIRECTIVA DE LA EMPRESA COMERCIAL LOTERIA
DE CUNDINAMARCA,
en cumplimiento de sus funciones legales y estatutarias, en es-
pecial las establecidas en el literal c del artículo 5 del Decreto 0032
de 2005 y,
CONSIDERANDO:
de 2005, es función de la Junta Directiva establecer la organización
interna de la Empresa, para adecuarla a las necesidades misionales
y dar cumplimiento a disposiciones legales.
Que se hace necesario modificar y adecuar la organización interna
de la Lotería de Cundinamarca, de acuerdo con las disposiciones
legales sobre la materia e igualmente redefinir las dependencias
que la conforman y ajustar las funciones que deben cumplir cada
una de ellas, para dar cumplimiento a lo establecido en el Decreto
Que la Secretaría de la Función Pública Departamental mediante
Oficio dirigido a la Gerencia, que se anexa al presente Proyecto de
Acuerdo, emitió Concepto Favorable para proceder a la modificación
de la Organización Interna de la Empresa.
Que en mérito a lo expuesto,
A C U E R D A:
CAPITULO PRIMERO
ORGANIZACION INTERNA
Artículo primero. ORGANIZACION INTERNA. La Organización
Interna de la Lotería de Cundinamarca, será la siguiente:
1. GERENCIA GENERAL
1.1 OFICINA ASESORA JURIDICA
1.2 OFICINA ASESORA DE PLANEACION E INFORMATICA
1.3 OFICINA DE CONTROL INTERNO
2. SUBGERENCIA GENERAL
2.1 OFICINA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
2.2 OFICINA COMERCIAL Y DE PUBLICIDAD
3. ORGANOS DE ASESORIA Y COORDINACION
(Los establecidos legalmente)
CAPITULO SEGUNDO
MISION Y FUNCIONES DE LAS DEPENDENCIAS
Artículo segundo. GERENCIA GENERAL.- Misión. Es misión de
la Gerencia General, administrar en forma eficiente los recursos
humanos, económicos, físicos, financieros y técnicos de la Empresa,
asegurando su crecimiento sostenido en concordancia con la misión
institucional y el Plan de Desarrollo del Departamento. Para tales efec-
tos cumplirá con las funciones establecidas en el Estatuto Básico de
la Empresa y las demás que le establezca la autoridad competente.
La Gerencia General cumplirá las funciones establecidas en el
artículo 6º del decreto departamental 0032 de 2005 o Estatuto Básico
de la entidad.
Artículo tercero. OFICINA ASESORA JURIDICA.- Misión. La
Oficina Asesora Jurídica es una dependencia de nivel asesor de la
Gerencia General, cuya misión es asesorar a esta y, por delegación
suya, representar a la Empresa en los asuntos de carácter jurídico
que se requieran en la gestión de la Institución; preparar proyectos
de contratos y actos administrativos y ejercer el control de legalidad
sobre todos los proyectos de actos administrativos generados en otras
dependencias. Para tales efectos cumplirá las siguientes funciones
generales:
Funciones Generales
1. Asesorar y apoyar al Gerente y a las diferentes dependencias
de la Empresa, en los asuntos judiciales y extrajudiciales
relacionados con las actividades propias de cada una de ellas.
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2. Vigilar y mantener actualizado el estado y desarrollo de los
litigios instaurados contra la Empresa Comercial Lotería de
Cundinamarca.
3. Coordinar la revisión y seguimiento de los procesos que en forma
activa o pasiva se relacionen directamente con la entidad.
4. Ejercer el control de legalidad sobre todos los actos
administrativos que proyecten las diferentes dependencias de
la empresa.
5. Asistir y asesorar a las distintas dependencias de la Empresa,
con el fin de evitar conflictos jurídicos internos o externos.
6. Velar por el cobro judicial efectivo de las acreencias a favor de
la entidad.
7. Por delegación de la Gerencia, defender los intereses de la
Empresa en todos los procesos donde sea demandante o
demandada.
8. Coordinar y Controlar los procesos de perfeccionamiento y
liquidación de los contratos que se requieran para el normal
funcionamiento de la empresa y velar por su correcta ejecución,
así como por la liquidación oportuna de los contratos.
9. Emitir los conceptos relacionados con la aplicación e
interpretación de las normas legales y convencionales que se
requieran.
10. Presentar informes a la Gerencia sobre el curso y estado de los
asuntos de su competencia.
11. Representar a la Empresa en las conciliaciones
extrajudiciales.
12. Velar por el cumplimiento de los términos y condiciones para
dar respuesta en el término legal a los derechos de petición
relacionados con temas del área, y aquellos remitidos por la
Gerencia.
13. Coordinar y controlar la proyección de los actos administrativos
que correspondan al área.
14. Coordinar y controlar las respuestas a las vías gubernativas
que sean de competencia de la Oficina.
15. Realizar las demás funciones que le sean asignadas por la
autoridad competente y que correspondan a la naturaleza de
la dependencia.
Artículo cuarto.- OFICINA ASESORA DE PLANEACION E INFOR-
MATICA.- Misión. La Oficina Asesora de Planeación e Informática
es una dependencia de nivel asesor de la Gerencia General, que
tiene como misión asesorar y brindarle apoyo logístico y técnico a
esta y a las diferentes dependencias de la Empresa, en el manejo
de los sistemas de información; en el mejoramiento de los métodos,
procedimientos y procesos técnicos, administrativos y financieros;
en la eficiente formulación y diseño de políticas, planes, programas
y proyectos integrales; en el proceso de implementación y ejecución
del Plan de Desarrollo y de los planes Operativos de la Empresa. Para
tales efectos cumplirá con las siguientes funciones generales:
Funciones Generales
1. Asesorar a la Gerencia y demás dependencias de la Entidad
en la determinación de políticas, objetivos y estrategias para la
elaboración, formulación, ejecución, seguimiento y evaluación del
Plan estratégico de Desarrollo, de acuerdo con los lineamientos
de la Gobernación de Cundinamarca y de la Junta Directiva de
la Empresa.
2. Dirigir y controlar el cumplimiento de los objetivos de la Institución
y/o las dependencias, en concordancia con los planes de
desarrollo y las políticas trazadas.
3. Preparar y evaluar, en coordinación con las demás dependencias
de la Empresa, la elaboración, adopción y ejecución de planes,
programas, proyectos y actividades que sean de interés para
el desarrollo del objeto social de la entidad e impulsar su
realización.
4. Dirigir y controlar, en coordinación con las demás dependencias
de la entidad, el plan integral de desarrollo y desagregarlo en
planes sectoriales, efectuando los estudios técnicos, financieros
y económicos pertinentes, lo mismo que los planes estratégicos
de inversión.
5. Organizar la estructura de las distintas bases de datos para
configurar un banco de información y realizar las labores de
análisis tanto estadístico, como técnico para determinar acciones
correctivas para los proyectos, programas, planes y políticas de
la Empresa.
6. Crear un banco de proyectos y definir los requisitos para la
ejecución, seguimiento y control de los proyectos de inversión.
7. Efectuar estudios de factibilidad para investigaciones y proyectos
de inversión.
8. Realizar el control y seguimiento del programa anual de
actividades, de conformidad con las variables e indicadores
seleccionados.
9. Diseñar, organizar, analizar, dirigir y controlar los sistemas
de información y los recursos de hardware y software para la
Empresa y adoptar mejoras a las aplicaciones existentes.
10. Desarrollar aplicaciones que por su volumen no puedan
ejecutarse en los sistemas periféricos.
11. Analizar y emitir concepto previo sobre la adquisición y/o
contratación de recursos de hardware y software por parte de
la Empresa.
12. Establecer normas para la elaboración de Manuales y de formas
de papelería y llevar su control, mediante registro y numeración
adecuada.
13. Participar activamente en los proyectos de normalización
encaminados a la obtención de sellos y certificaciones de
calidad.
14. Realizar las demás funciones que le sean asignadas por la
autoridad competente y que correspondan a la naturaleza de la
dependencia.
Artículo quinto.- OFICINA DE CONTROL INTERNO.- Misión.
La Oficina de Control Interno es una dependencia de la Gerencia
General, que tiene como misión crear conciencia del control interno
estratégico y el autocontrol, contribuir a una cultura organizacional
fundada en la planeación estratégica, gestionar el sistema de control
interno y evaluar sus resultados, propender por que dicho sistema
sea una herramienta gerencial de primer orden en la conducción de la
administración de la Empresa, al tenor de lo dispuesto en el artículo
nes que la complementen o sustituyan. Para tales efectos cumplirá,
además de las dispuestas en las normas legales, con las siguientes
funciones generales:
Funciones Generales
1. Asegurar que el sistema de control interno se desarrolle en la
Empresa, dentro de los principios y términos establecidos en la
Constitución y la Ley.
2. Planear, dirigir y coordinar la verificación y evaluación del sistema
de control interno de la Entidad.
3. Fomentar en toda la organización la formación de una cultura de
control que contribuya al mejoramiento continuo de la función
empresarial.
4. Llevar a cabo evaluaciones para determinar el grado de
cumplimiento del sistema de control interno de la Empresa.
5. Formular recomendaciones para corregir las inconsistencias
encontradas y verificar que se implanten las medidas respectivas
recomendadas.
6. Verificar que los controles asociados con todas y cada una de las
actividades de la Empresa estén adecuadamente definidos sean
apropiados, se cumplan por los responsables de su ejecución y
se mejoren permanentemente de acuerdo con la evolución de la
entidad, para lo cual debe recomendar los ajustes necesarios.
7. Servir de apoyo a las directivas en el proceso de toma de
decisiones, con el fin de que se obtengan los resultados
esperados.
8. Verificar los procesos relacionados con el manejo de los recursos,
bienes y sistemas de información de la entidad y recomendar
los correctivos que sean necesarios.
9. Evaluar la gestión de las diferentes áreas de la Empresa y de la
organización en su conjunto, mediante los indicadores definidos
para establecer los niveles de eficiencia y eficacia.
10. Mantener permanentemente informados a los directivos acerca
del estado del control interno dentro de la entidad, dando
cuenta de las debilidades detectadas y de las fallas en su
cumplimiento.
11. Realizar las demás funciones que le sean asignadas por la
autoridad competente y que correspondan a la naturaleza de la
dependencia.
Artículo sexto. SUBGERENCIA GENERAL.- Misión. La Subgerencia
General es una dependencia del nivel directivo, que tiene como misión
coordinar y dirigir el desarrollo de las actividades de apoyo en el plano,
del recurso humano, de los recursos físicos y financieros que requiera
la empresa en desarrollo de su misión institucional.
Funciones Generales
1. Coordinar el diseño de políticas y adoptar los planes, programas
y proyectos relacionados con los asuntos administrativos de la
Empresa.
2. Adoptar, dirigir, evaluar y supervisar el Plan de Acción anual de
las dependencias a su cargo.
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3. Dirigir y controlar el buen estado de bienes, elementos y equipos,
promover planes de mantenimiento preventivo, gestionar la
reparación de los bienes que sufran daño,
4. Dirigir, ejecutar, evaluar y controlar el plan de adquisiciones y
el programa de suministro de materiales, equipos, maquinarias,
herramientas, insumos y materias primas, para que se efectúe
de manera oportuna con el fin de optimizar el proceso
productivo.
5. Dirigir, controlar y coordinar la adopción de estatutos y
procedimientos administrativos y operativos inherentes a la
materia.
6. Ejecutar las funciones que la Gerencia le delegue, de acuerdo
con las normas correspondientes.
7. Dirigir y evaluar las actividades de selección de personal, de
conformidad con las disposiciones existentes, controlar los
procesos de vinculación, promoción, posesión, registro y control,
organización, archivo, información, control de nómina, historias
laborales y reglamento interno, inherentes al personal de la
Empresa
8. Diseñar, dirigir y administrar la política económica, financiera,
contable y presupuestal de la Empresa, así como de realizar
proyecciones, análisis y evaluaciones de la situación de los
recursos financieros que faciliten la toma de decisiones.
9. Dirigir el cumplimiento de las políticas, planes y programas
generales relacionados con la administración de los recursos
financieros de la Empresa.
10. Dirigir y controlar la elaboración, presentación, aprobación y
ejecución del presupuesto asignado a la Empresa y de las
actividades de orden financiero y contable.
11. Realizar las demás funciones que le sean asignadas por la
autoridad competente y que correspondan a la naturaleza de la
dependencia.
Artículo séptimo.- OFICINA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA.-
Misión. La Oficina Administrativa y Financiera dependiente de la
Subgerencia General, tiene como misión ejecutar las actividades de
apoyo, que conciernen a la administración de los recursos, humanos,
físicos y logísticos, así como aplicar el conocimiento, la experiencia y
la tecnología en el análisis de los hechos económico–financieros, re-
queridos en los procesos productivos y administrativos de la Empresa.
Para tales efectos cumplirá con las siguientes funciones generales:
Funciones Generales
1. Elaborar, proponer y ejecutar el plan anual de adquisiciones y
suministros con objeto de garantizar la oportunidad en la entrega
de l os mismos y garantizar una adecua da programación del
gasto, de las dependencias a su cargo.
2. Diseñar e implementar un sistema de administración documental
que garantice la conservación, uso y protección de las guías,
textos y demás documentos de interés para la administración y
coordinar el Comité de Archivo de la Empresa.
3. Controlar el buen estado de bienes, elementos y equipos,
promover planes de mantenimiento preventivo, gestionar la
reparación de los bienes que sufran daño, reportando ante
las autoridades competentes las responsabilidades que se
presenten.
4. Administrar los recursos físicos, logísticos, de bienes y
servicios con criterios de economía, eficiencia y productividad,
garantizando la provisión oportuna de los mismos para el normal
desarrollo de la Empresa.
5. Mantener un clima organizacional que garantice el cumplimiento
de los objetivos y políticas empresariales.
6. Preparar y asegurar el cumplimiento de los términos y requisitos
de los procesos de licitación, adjudicación y cumplimiento de los
procesos contractuales.
7. Controlar, coordinar y mantener actualizada la información
sobre proveedores, así como también su seguimiento en cuanto
al cumplimiento de condiciones, requisitos y especificaciones
pactadas.
8. Controlar y coordinar, verificar y mantener actualizados los
inventarios de la Empresa y velar por su cumplimiento para el
cierre fiscal de cada año.
9. Ejecutar las actividades de selección de personal, de conformidad
con las disposiciones existentes, así como los procesos
de vinculación, promoción, posesión, registro y control,
organización, archivo, información, control de nómina, historias
laborales y reglamento interno, inherentes al personal de la
Empresa.
10. Dirigir, coordinar y elaborar la liquidación y trámite oportuno de
la nómina, factores salariales y demás prestaciones sociales
y reconocimientos del personal, de conformidad con las
disposiciones legales y convencionales que rigen la materia.
11. Dirigir y controlar las actividades relacionadas con actualización
de salarios, manuales de funciones, valoración de cargos,
novedades del personal, reglamento interno de trabajo y demás
sistemas de apoyo a la administración de recursos humanos.
12. Expedir las certificaciones de tiempo de servicio y funciones
que sean solicitadas, así como las certificaciones para el trámite
de bonos pensionales de los funcionarios y exfuncionarios de la
Empresa, cuyas historias laborales reposen en los archivos de
la institución.
13. Refrendar, en nombre de la Empresa, la afiliación al Sistema
General de Seguridad Social (Salud, Pensión, Riesgos
Profesionales) de los servidores públicos, al igual que su
vinculación a las Cajas de Compensación Familiar y demás
beneficios colectivos dentro de la liberalidad que les otorga la
Ley.
14. Custodiar y mantener actualizado el archivo de historias laborales
de los funcionarios de la entidad.
15. Elaborar, presentar y responder por los estados y análisis
financieros con la debida oportunidad, veracidad y calidad,
garantizando la toma de decisiones óptimas por parte de la
Gerencia.
16. Dirigir, coordinar y organizar la Contabilidad de la Empresa,
acorde a las normas legales vigentes, así como establecer
y mantener actualizado el sistema de costos de la empresa,
recolectando y registrando la información para determinar los
mismos, efectuar su análisis y contabilización.
17. Garantizar el cumplimiento de las disposiciones referentes al
régimen presupuestal y contable de la entidad.
18. Dirigir y controlar el seguimiento a la ejecución de la
inversión.
19. Dirigir y controlar la expedición de los certificados de disponibilidad
y reservas presupuestales.
20. Realizar las demás funciones que le sean asignadas por
autoridad competente y que correspondan a la naturaleza de la
dependencia.
Artículo octavo.- OFICINA COMERCIAL Y DE PUBLICIDAD.- Mi-
sión. La Oficina Comercial y de Publicidad es una dependencia de
nivel directivo, que tiene como misión la comercialización oportuna y
efectiva de los productos de la Empresa a nivel nacional y la búsqueda
de alianzas estratégicas que coadyuven al cumplimiento del plan de
desarrollo institucional y el cumplimiento de la misión de la Empresa.
Para tales efectos cumplirá con las siguientes funciones generales:
Funciones Generales
1. Elaborar, ejecutar y controlar los diferentes planes, programas y
proyectos de ventas, mercadeo, publicidad y comercialización
para permitir a la Empresa el cumplimiento de su misión,
enmarcado todo en las políticas de comercialización y
diversificación de productos establecidas mediante la planeación
estratégica.
2. Programar y coordinar con la Oficina de Planeación y la
Subgerencia General, los programas de publicidad de los
productos a comercializar, acorde con las proyecciones de
ventas.
3. Dirigir y controlar el plan de acción existente como alternativa
en el incremento y mantenimiento de las ventas.
4. Asegurar el posicionamiento de la Lotería en el mercado
nacional.
5. Dirigir y gestionar nuevas alianzas estratégicas para ampliar el
mercado de la Lotería.
6. Dirigir y controlar los planes publicitarios, como estrategia para
incrementar las ventas y mejorar la presencia de la Lotería en
el mercado nacional.
7. Mantener actualizadas las estadísticas sobre el mercado nacional
para conocer los márgenes de aceptación, con el fin de tomar los
correctivos que sean necesarios o diseñar nuevas estrategias
de mercadeo.
8. Dirigir y controlar la atención de reclamos de los distribuidores
y compradores y propender por su disminución a través de la
implementación de acciones, poder efectuar seguimiento a la
actividad de los distribuidores en aspectos tales como, participación
del producto, publicidad, cubrimiento, reglamentación, servicio
y demás aspectos inherentes a la comercialización de la
Lotería.
9. Dirigir y controlar los estudios para la fijación de políticas de
precios en el mercado.
10. Fijar políticas de contratación y distribución, ágiles y específicas
para mejorar los mercados objetivo.
11. Proponer la realización de estudios de mercadeo sobre
posicionamiento y aceptación de los productos que la empresa
tiene en el mercado de los juegos de suerte y azar a nivel local,
regional y nacional.
12. Diseñar campañas publicitarias para los distribuidores y loteros
con el fin de incrementar las ventas.
10. Coordinar las actividades publicitarias y promociónales de
presencia institucional en los diferentes eventos y proponer a las
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