Guía para elaborar planes de contingencias
| Autor | Raúl Felipe Trujillo Mejía |
| Páginas | 143-161 |
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C apítulo 18
Guía para elaborar planes de contingencias
En todas las actividades de una organización cualquiera que ella sea, se pueden presentar situaciones que la afecten en su normal actuar y su desarrollo. Estas pueden tener diferentes orígenes según las actividades, los riesgos propios de su gestión, el momento, las personas que pueden ser afectadas, el tamaño y las características físicas, además de los aspectos económicos y sociales, y general-mente se pueden clasificar como:
Naturales.
• Vendavales, inundaciones, sismos, tormentas eléctricas, huracanes, terremotos, temblores, y tornados, entre otros. Tecnológicas.
• Explosiones, derrames de productos, fallas eléctricas, fallas de diseño y operaciones, contaminaciones, fallas estructurales, entre otros.
Socioculturales.
• Atentados, vandalismo, terrorismos, amenazas del ambiente, paros y huelgas entre otras acciones.
La clasificación anterior, ya hecha en otros apartes de este libro, es una base o muestra de la variedad de emergencias que en cualquier momento pueden afectar de manera individual o colectiva, y con diversos resultados, como lesiones o muertes, daño a bienes, afectación al ambiente, el funcionamiento, los procesos y actividades generales desde y hacia la comunidad y pérdidas económicas, entre otros.
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Según la organización y los planes de contingencias que tengamos activos y actualizados, podremos enfrentar y salir adelante frente a las diferentes emergencias y sus consecuencias, o por el contrario enfrentar desastres, quiebras y pérdidas totales de personas, bienes o referentes al ambiente y las comunidades.
Este capítulo es una guía para elaborar planes de contingencias, para apoyar a los líderes y responsables dentro de las organizaciones de la implementación de estos planes, y consideramos que es una herramienta de apoyo a todas las áreas de la organización, con el ánimo de tener los mejores resultados, que se conozcan y apliquen las acciones necesarias para minimizar los riesgos y para reducir las pérdidas que pueda causar una emergencia o situación crítica.
Es básico tener claro cuáles son los objetivos para alcanzar con el plan en preparación, y considerar que es el adecuado a nuestro medio, nuestra gente, nuestros riesgos, el ambiente, la comunidad circundante y otros aspectos que saldrán del análisis de cada caso en particular, y por eso creemos necesario:
Identificar y evaluar los riesgos que puedan generar situaciones críticas y
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de emergencias dentro y fuera de la organización.
Medir y valorar el grado de riesgo y vulnerabilidad de las posibles
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amenazas.
Establecer medidas preventivas y de protección para los riesgos que se
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han identificado.
Organizar los recursos existentes dentro de la organización tanto humanos
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como físicos y económicos, para enfrenar cualesquiera situaciones. Preparar los programas de capacitación y entrenamiento adecuados a los
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riesgos y las diferentes situaciones y hechos que se puedan presentar. Garantizar la continuidad de las operaciones y servicios hacia y desde la
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comunidad en la que nos desarrollamos.
Establecer las mejores ayudas mutuas con la comunidad para recibir
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respuesta adecuada ante las emergencias.
Organizar planes de análisis e investigación detallada de los accidentes y
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situaciones de emergencias que se puedan presentar dentro de nuestra organización, o en la comunidad que nos rodea.
Ante todo, debemos definir las características del plan de contingencias teniendo en cuenta los riesgos, las personas, los equipos, los sistemas, el ambiente y los efectos que un accidente pueda generar en ellos, tanto social como operativa y económicamente.
Es indispensable conocer la legislación y normalización estatal, nacional y las locales, cuáles son nuestros derechos y nuestras obligaciones y si existen planes de ayudas mutuas y cómo nos integramos con ellos.
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Dependiendo de cada actividad se deben describir los procesos productivos de la organización, los mapas de procesos, las cargas combustibles, y los riesgos de toda clase, con el fin de determinar los que nos involucran dentro de ellos y en todas las actividades.
Es esencial tener claro y actualizado día a día el número de personas que en forma normal ocupan las instalaciones, como trabajadores, contratistas, visitantes y clientes y tener en cuenta sus características: por sexo, edad, limitaciones de cualquier tipo, enfermedades y limitantes operativas.
Es necesario poder describir en forma lo más detallada posible las instalaciones, y evaluar las características propias de las edificaciones, como la red eléctrica, los sistemas de ventilación, ascensores, sótanos, red hidráulica, transformadores y plantas eléctricas, escaleras, zonas de parqueo y otros servicios; en forma muy especial debemos especificar los sistemas de protección, tales como sistemas y equipos contra incendios y primeros auxilios y vías de acceso y evacuación.
Cuando nos hayamos integrado al sistema de ayudas mutuas local o regional debemos conocer qué facilidades se tienen y con qué facilidades podemos aportar, y finalmente conocer las ayudas externas de bomberos, defensa civil, sistemas de salud, hospitales y clínicas, de las ayudas de seguridad del estado, como la policía, el ejército y las entidades de tránsito, entre otras.
Debemos medir en forma clara y completa, haciendo análisis y evaluación de riesgos y estimar la probabilidad de que ocurra un evento no deseado con una determinada severidad, o con consecuencias en la seguridad, la salud, el ambiente y el bienestar público; para el efecto recordemos la utilidad de la norma GTC 45 del Icontec.
El plan de contingencias nos debe permitir prevenir y mitigar los riesgos, atender los eventos con la suficiente eficacia, minimizar los daños a la comunidad y al ambiente y recuperar la situación normal en el menor tiempo posible.
En una adecuada evaluación debemos considerar la naturaleza de los riesgos, las facilidades de acceso y evacuación, y las características de la población expuesta tanto interna como externa, para de esta manera definir medidas que permitan minimizar los impactos que se puedan generar.
Entre los factores fundamentales en el desarrollo de un plan de contingencias podemos citar:
Identificar y analizar los diferentes factores de riesgo que involucren los
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potenciales que puedan afectar las condiciones socio ambientales de la organización.
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•
Establecer, con base en el análisis de los riesgos y sus resultados, las
bases para la preparación del plan de contingencias y sus anexidades.
Existen muchas metodologías para adelantar los análisis de riesgos; en cada caso la más apropiada dependerá de las políticas de la organización, de las características operacionales, de las comunidades internas y externas, de las políticas normas y reglamentaciones regionales, de la disponibilidad de información y del nivel de detalle que se desee alcanzar.
Un primer paso en el análisis de los riesgos es la identificación de actividades o amenazas que impliquen riesgos durante las actividades de la organización, y se puede definir como una condición derivada de la posible ocurrencia de un fenómeno de origen natural, social, o del medio, que puede causar daño a la población y sus bienes, la infraestructura, el ambiente y la economía.
Dentro del análisis de los riesgos es importante la estimación de las probabilidades de ocurrencia de los posibles accidentes y situaciones no deseadas, y tener datos estadísticos para complementar el análisis de riesgos.
Normalmente se analizan y consultan datos propios de la región, de empresas y entidades que adelanten iguales o similares actividades a las nuestras, y las nacionales e internacionales con objetivos similares para determinar la probabilidad de ocurrencia de accidentes.
La vulnerabilidad es una característica propia de grupos expuestos a una amenaza, y está relacionada con su conformación física, económica, política o social, y para anticipar, resistir o recuperarse de los daños sufridos cuando se tenga una emergencia.
La severidad es la resultante de medir las consecuencias de un evento que se evalúa sobre los factores de vulnerabilidad, y se puede calificar dentro de una escala estableciendo diferentes niveles.
Los factores de vulnerabilidad dentro de un análisis de riesgos permiten deter-minar cuáles son los efectos negativos, que sobre una situación y sus posibles impactos se pueden tener, y éstos usualmente son:
Las personas, su número y clase de afectados, los empleados, el personal
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que participa en las emergencia, la comunidad vinculada en una u otra forma, el tipo y la gravedad de las lesiones.
El ambiente, teniendo en cuenta los impactos sobre él en las aguas, la
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fauna, la flora, el aire, los suelos y las comunidades.
Los bienes y recursos que tienen que ver con instalaciones, equipos,
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productos, valor de las operaciones, indemnizaciones, puesta en marcha nuevamente de la organización o sistema y después de la situación no deseada.
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La imagen ante la comunidad en general, los clientes, proveedores,
entes del estado, el nivel de deterioro de la imagen corporativa como consecuencia de los eventos, la pérdida de mercados y de clientes actuales y previstos.
Los riesgos pueden definirse como posibles daños reales que sobre la población, los bienes, la infraestructura, el ambiente y la economía puedan causarse por la ocurrencia de accidentes de cualquier clase, y generalmente estos se clasifican como:
Riesgo bajo. Significa que los hechos no representan una amenaza significativa, y por lo tanto no requiere de un plan especial, pero sí...
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