Instructivo número 19 de 2012
| Emisor | Unidades Administrativas Especiales - Contaduría General de la Nación |
| Número de Boletín | 48657 |
REPRESENTANTES LEGALES, JEFES DE ÁREAS FINANCIERAS, JEFES DE CONTROL INTERNO, JEFES DE CONTABILIDAD Y CONTADORES DE LAS ENTIDADES DEL ÁMBITO DE APLICACIÓN DE SIIF Nación.
REFERENCIA: Instrucciones relacionadas con la organización contable en el SIIF Nación, que incluye la estructura del catálogo contable, el reconocimiento y revelación de los hechos, operaciones y transacciones registradas en el sistema, los libros principales, auxiliares y reportes.
Apreciados señores:
Con el propósito de dar a conocer las políticas contables definidas en el sistema y brindar una herramienta de consulta a los preparadores de la información contable de las entidades que hacen parte del ámbito de aplicación del SIIF Nación, este despacho se permite entregar el instructivo de la organización contable del sistema.
ÁMBITO DE APLICACIÓN
Para efectos de este procedimiento, las entidades contables públicas que conforman el SIIF son aquellas que corresponden a la Administración Central y los Establecimientos públicos, del Orden Nacional, exceptuándose a las Corporaciones Autónomas Regionales (CAR), las Empresas Industriales y Comerciales del Estado del Orden Nacional y las Empresas Sociales del Estado.
ORGANIZACIÓN CONTABLE EN EL SISTEMA
El Régimen de Contabilidad Pública (RCP) para efectos del Sistema Nacional de Contabilidad Pública (SNCP) en Colombia, establece que la Entidad Contable Pública (ECP) es la "unidad mínima productora de información que se caracteriza por ser una unidad jurídica y/o administrativa y/o económica, que desarrolla funciones de cometido estatal y controla recursos públicos; la propiedad pública o parte de ella le permite controlar o ejercer influencia importante; predomina la ausencia de lucro y que, por estas características, debe realizar una gestión eficiente; sujeta a diversas formas de control y a rendir cuentas sobre el uso de los recursos y el mantenimiento del patrimonio público. En consecuencia, la
entidad contable pública debe desarrollar el proceso contable y producir estados, informes y reportes contables con base en las normas que expida el Contador General de la Nación".
La identificación de la ECP se realiza con el Código Institucional, que corresponde al número de nueve (9) dígitos asignado por la Contaduría General de la Nación para identificar una entidad contable pública, en el Sistema Consolidador de Hacienda -CHIP. Este número se denomina código de consolidación.
Al realizar la homologación de la clasificación de entidades, de conformidad con la estructura contable y la presupuestal, se identifica que una ECP corresponde a una o varias Unidades Ejecutoras del Presupuesto, así:
| SIIF | CGN | |||
| Posición Unidad | Sub-unidad | Descripción | Código de Consolidación | Descripción |
| 01-01-01 | CONGRESO DE LA REPÚBLICA- SENADO DE LA REPUBLICA . GESTIÓN GENERAL | 14000000 | SENADO DE LA REPUBLICA | |
| 01-01-02 | CONGRESO DE LA REPÚBLICA- CAMARA DE REPRESENTANTES - GESTIÓN GENERAL | 13900000 | CAMARA DE REPRESENTANTES | |
| 02-01-01 | PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA . GESTION GENERAL | 10600000 | DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LAPRES I DENC IA DE LA REPUBLI CA | |
| 02-01-01 | -000 | DAPRE - GESTIÓN GENERAL | ||
| 02-01-01 | -005 | DAPRE-FONDO DE PAZ | ||
| 02-01-01 | -006 | DAPRE . A.C.R.COMUNIDAD EUROPEA | ||
| 02-01-01 | -007 | DAPRE . A.C.R.COMUNIDAD EUROPEA | ||
El RCP define el proceso contable "como un conjunto ordenado de etapas que se concretan en el reconocimiento y la revelación de las transacciones, los hechos y las operaciones financieras, económicas, sociales y ambientales, que afectan la situación, la actividad y la capacidad para prestar servicios o generarflujos de recursos de una entidad contable pública en particular. Para ello, el proceso contable captura datos de la realidad económica y jurídica de las entidades contables públicas, los analiza metodológicamente, realiza procesos de medición de las magnitudes de los recursos de que tratan los datos, los incorpora en su estructura de clasificación cronológica y conceptual, los representa por medio de instrumentos como la partida doble y la base del devengo o causación en su estructura de libros, y luego los agrega y sintetiza convirtiéndolos en estados, informes y reportes contables que son útiles para el control y la toma de decisiones sobre los recursos, por parte de diversos usuarios".
En consecuencia, los registros contables, libros principales y estados contables están definidos en el SIIF-NACIÓN por ECP, lo anterior tiene incidencia en:
• Los registros contables que se generen entre unidades o subunidades dependientes del mismo código institucional, generan registros contables por partida doble al interior de la ECP y no en cada unidad o subunidad.
• Al nivel de auxiliar contable, se requiere la identificación de cada una de las unidades o subunidades, que conforman una ECP. Esta identificación corresponde al "Auxiliar PCI de conexión".
• Cuando en el macroproceso de pagos, una unidad o subunidad del sistema paga por cuenta de otra unidad o subunidad que ejecuta la cadena presupuestal de gasto, en una misma ECP, el sistema registra la salida de los recursos con un crédito en la subcuenta de la cuenta 1110-Depósitos en Instituciones Financieras, que corresponda de la cuenta 1110-Depósitos en Instituciones Financieras, en la subunidad que pagó y registra el débito cancelando del pasivo en la subunidad que ejecutó la cadena presupuestal de gasto.
TABLAS CONTABLES
El macroproceso contable tiene definidas tres clases de tablas: de eventos contables, de formularios y de reportes.
Tabla de eventos contables: Es una herramienta que relaciona los tipos de registro con los catálogos de ingresos, gastos y no presupuestales. Además, se relacionan parámetros de información tales como los tipos de operación, atributos contables, tipos de gasto, medio pago y de recaudo o, misma entidad contable pública, entidad responsable del recaudo, entre otras variables; para definir el registro contable con la identificación del código contable al nivel de imputación al "Debe" y al "Haber" de los asientos automáticos. Mediante estas tablas y el "motor contable" el sistema construye los comprobantes contables de asientos automáticos.
Tablas de formularios contables: Es una herramienta que permite definir formularios que sirven como insumo en la generación de información, tales como: la distribución de saldos en corriente y no corriente.
Tablas de reportes contables: Es una herramienta que permite definir reportes, tales como Estados contables, Balance General, Estado de Actividad Financiera Económica y Social, entre otros.
Universalidad en la parametrización de las Tablas de Eventos contables.
Los registros contables definidos en las tablas de eventos contables, aplican para todas las entidades del ámbito SIIF y se definen desde el catálogo del negocio con la marca "Universal", permitiendo que la información contable pública sea comprensible, es decir, es racional y consistente, con criterios que orientan su elaboración de manera coherente y uniforme.
Para definir un registro por ámbito, el o (los) catálogo (s) de negocio utilizados en la tabla, debe(n) tener la marca "No Universal" esto significa, una parametrización específica para una ECP en particular; por excepción las tablas de eventos TCON12-Tipos de Operación y TCON7-Causación de gastos, contienen registros con ámbito de aplicación específico.
Catálogos de negocio
Corresponde a los catálogos de otros Macroprocesos, tales como: Catálogo presupuestal de ingresos, Catálogo presupuestal de gastos, Catálogo no presupuestal. Se requiere que su estado sea "activo", de uso saldos, y al máximo nivel de desagregación en el caso de posiciones universales y en el caso de posiciones no universales el máximo nivel de desagregación es por PCI.
Registros contables
De conformidad con el principio de "Registro", los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales, se contabilizan de manera cronológica y conceptual observando la etapa del proceso contable relativa al reconocimiento. Estos registros se identifican en el sistema en asientos manuales y automáticos.
Precondiciones para la generación de comprobantes contables
CATÁLOGO CONTABLE
Se constituye en el instrumento para el registro de las operaciones financieras, económicas, sociales y ambientales de la Entidad Contable Pública. En el sistema, se identifica como "TCON01 - CATÁLOGO CONTABLE", y corresponde al Catálogo General de Cuentas del Régimen de Contabilidad Pública. Contiene la relación de códigos que identifican la naturaleza y operación de las actividades que desarrollan las entidades que conforman el ámbito del SIIF NACIÓN, con el fin de registrar de forma sistemática y metódica las distintas operaciones o transacciones realizadas por una entidad y sus interrelaciones con otros catálogos en los demás macroprocesos.
El Catálogo Contable, cuya estructura no es modificable, está conformado por los siguientes campos: Código Contable, descripción, Imputable, clasificación, Manual, Recíproca, aplica banco, naturaleza, saldo, vigente, código entidad y entidad contable pública.
| Codigo Contable | Description | Imputable | Clasifica | Manual | Reciproca | Apl Banco | Naturaleza | Saldo | Vigen te | Codigo entidad | Entidad contable publica |
| 1 | ACTIVOS | NO | Ninguna | NO | NO | Ninguna | DEBITO | DEBITO | SI | ||
| 1.1 | EFECTIVO | NO | Ninguna | NO | NO | Ninguna | DEBITO | DEBITO | SI | ||
| 1.1.05 | CAJA | NO | Ninguna | NO | NO | Ninguna | DEBITO | DEBITO | SI | ||
| 1.1.05.01 | Caja principal | SI | Corriente | SI | NO | Ninguna | DEBITO | DEBITO | SI | ||
| 1.1.05.02 | Caja menor | NO | Ninguna | NO | NO | Ninguna | DEBITO | DEBITO | SI | ||
| 1.1.05.02.001 | Efectivo | SI | Corriente | SI | NO | Ninguna | DEBITO | DEBITO | SI |
Código contable: Presenta una estructura compuesta por máximo cinco niveles de clasificación con nueve dígitos que conforman un código contable: el...
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