Los inventarios documentales del cabildo colonial de Medellin. Un proceso de racionalizacion hacia el "buen gobierno".
| Autor | Rubio, Alfonso |
| Cargo | Ensayo |
Documentary Inventories in the Colonial Cabildo of Medellin. A Rationalization Process Towards the "Good Governance".
el archibo donde esta la arca y papeles desta villa esta demasiado obscuro y sin ninguna claridad [1]. 1. Introduccion
Durante casi siglo y medio que duro la vida colonial en la Villa de Medellin (1675-1819), la preocupacion de su Cabildo por la seguridad, la conservacion y la organizacion de los documentos que constituian su archivo, asi como la practica de actos simbolicos que giraban en torno a su inaccesibilidad y secretismo, y reforzaban su caracter como instrumento de poder, fueron constantes.
El mismo proceso que inicio la fundacion de la Villa y constituyo su Cabildo, puso de manifiesto el alto grado de conciencia que se le concedio al uso del documento escrito y a su archivo. Conscientes de sus facultades como prueba y testimonio de fundamento juridico, y conscientes de las posibilidades economicas que se estaban concentrando en el espacio geografico donde se erigiria la Villa con sus terminos jurisdiccionales, las elites sociales y economicas interesadas en su fundacion, comenzaron un proceso burocratico de produccion documental que hizo realidad legal una fundacion que, legitimada ante la ley, garantizo el control y la dominacion de unos recursos dados y la apropiacion privada de beneficios sociales.
Con el fin de racionalizar y estabilizar el dominio de este espacio geografico, la nueva fundacion implico la construccion de un modelo administrativo institucional, a imagen y semejanza de la tradicion hispanica. El Cabildo, Justicia y Regimiento, la institucion politica e ideologica, estructurada a la Corona mediante instituciones superiores como las Gobernaciones o las Reales Audiencias, dirigio el futuro de ese espacio a partir de unas estrategias que siempre recurrieron al control que les proporcionaban los registros contenidos en su archivo para conseguir un orden que regulaba la vida politica, hacendistica, judicial o policial de la ciudad.
En un contexto que situa al archivo en una epoca donde se hizo evidente la necesidad de conservar y organizar los documentos escritos como un instrumento de uso clave en el funcionamiento diario de las instituciones de la monarquia hispanica, se situo nuestro objetivo principal de una investigacion de mayor alcance: desentranar la relacion existente entre el archivo y el ejercicio del poder dentro de la administracion de los cabildos coloniales hispanoamericanos, tomando como modelo de actuacion el Archivo Historico de la ciudad de Medellin (Provincia de Antioquia del Nuevo Reino de Granada) y sabiendo que la administracion concejil se desarrollo de manera similar en el resto de cabildos sujetos al dominio de la Corona espanola.
El periodo cronologico de dicha mayor investigacion abarco ciento cuarenta y cinco anos que van de 1675 a 1819, un periodo que, bajo el control de la Corona espanola que traslado a sus dominios coloniales el derecho castellano y sus practicas escriturarias y burocraticas, se adapta, por tanto, a la naturaleza del archivo que habia forjado la tradicion espanola y que integra y fundamentalmente abarca al siglo XVIII. De este siglo, sin dejar de tener en cuenta la elaboracion de inventarios durante el periodo citado, aqui en este articulo nos centramos en su segunda mitad, cuando, precisamente, la dinastia borbonica situo como imprescindible el recurso a la documentacion como fundamento de control colonial, fiscal y administrativo. Un siglo el XVIII en el que el Cabildo de Medellin se va a mantener practicamente sin cambios en cuanto a sus aspectos archivisticos se refiere: aspectos legislativos, funcionales (formacion de inventarios, metodos de control documental, etc.) y aspectos simbolicos que giraban, sobre todo, en torno a la figura y soberania del rey y la instalacion de una tradicion trasladada al Nuevo Mundo para legitimar el nuevo orden y garantizar la lealtad de sus miembros [2].
Durante este periodo cronologico, necesariamente nuestros objetivos no pueden evitar el contexto institucional y general de la Europa moderna. La conciencia de la necesidad de la escritura y de sus archivos es una caracteristica en las instituciones del Estado moderno, que los considera consecuencia necesaria e instrumentos imprescindibles de su desarrollo. El aumento en este periodo historico de la produccion administrativa por parte de las monarquias europeas es interpretado como un medio que favorecia la centralizacion de gobierno y como una consecuencia de la actuacion continuada y tecnificada de las nuevas burocracias.
Producto de dicha investigacion, ofrecemos aqui solo los aspectos que tienen que ver con la practica archivistica de la formacion de inventarios documentales que desarrollo el cabildo de la ciudad de Medellin que se centra, como dijimos, en la segunda mitad del siglo XVIII, con el fin de comprobar el alto grado de conciencia que existia por la utilidad del archivo de los cabildos, desde las practicas materiales o archivisticas de organizacion y descripcion documental y para la buena administracion de gobierno.
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El descontrol de los documentos
En las medidas de acceso a los registros archivados, la intermediacion burocratica aparece como instancia previa al acercamiento documental. El nacimiento de una figura especializada que velara por la custodia, ordenamiento y mantenimiento de las escrituras fue casi inevitable durante el desarrollo del Estado moderno. La concentracion de funciones relativas al buen mantenimiento de los archivos institucionales llevo a la oficializacion de los escribanos como funcionarios guardianes del arca que no se limitaban a su competencia escrituraria de dar fe judicial o extrajudicial, tambien sus competencias estaban dirigidas a la gestion documental, convirtiendose en responsables y primeros limites en el acceso publico a los registros [3].
La imposibilidad de acceso y utilizacion de los bienes documentales a los ciudadanos reforzo la condicion de espacio de poder conferido al arca como deposito de una serie de registros y escrituras que, desde el orden de la memoria, justificaban y normalizaban condiciones y distancias politicas, juridicas o economicas en el interior de los distintos estamentos sociales. Las medidas de proteccion en torno a la consulta y el prestamo de los documentos impusieron un sistema de copia y compulsa, pues era "principio asentado en derecho y generalmente recibido entre los Diputados, que los registros y demas papeles no puedan ni deban salir de sus respectivos archivos" [4]. Como establecian las ordenanzas de Mon y Velarde dirigidas a los escribanos de Medellin, el derecho a la copia, ademas, debia estar precedido de solicitud razonada y el consentimiento del cabildo: "no se extraera ni dara copia de algun documento que obre en dicho archivo sin presentacion al cabildo y expreso mandato para su entrega, como se dijo, para el procurador general" [5]. La legislacion real ya habia dispuesto para el "juez ordinario o delegado", que si necesitase "papeles o escrituras de los archivos, los pida, declarando los que ha de ver, reconocer y copiar, y en ningun caso se saque de el Cabildo papel original, ni la Caxa de sus escrituras" [6]. Es la misma ley que el 16 de junio de 1802, el alguacil mayor del cabildo de Popayan cita para exponer "que no se saquen de dicha Arca ni de la sala originales". Pero si hubiese necesidad de ello, la extraccion de los mismos debia rodearse de un acto simbolico de autoridad que requeria la "presencia de la Justicia y Regidor Deputado con el Escribano" [7].
Las restricciones al acceso documental podian proceder del propio crecimiento de la documentacion, que desbordaba las posibilidades de una busqueda sencilla; o de su desorganizacion. Estos problemas llevaron al desarrollo de inventarios, indices y catalogos que facilitaban la busqueda de las distintas tipologias documentales en archivos que iban adquiriendo enormes dimensiones.
En acta del 20 de abril de 1761, siendo escribano del cabildo Francisco Jose Solorzano, los cabildantes manifiestan el descontrol documental existente por su gran volumen, para lo cual ordenan formar un nuevo inventario que de cuenta detallada de todos los documentos del archivo:
Por cuanto desde el ano de cuarenta y ocho no se hizo inventario de los papeles de este archivo, los que se me entregaron a mi el presente escribano, con el transcurso de tan dilatado tiempo se han multiplicado bastante volumen de autos, los que se hallan sin cuenta y razon de ellos, y puede por esta causa seguirse perjuicio al bienestar de esta republica. Para evitarlo mandan sus mercedes se renueve el inventario antecedente y de el y todos los papeles que se hallasen en este Archivo, tanto inventariados como sin inventariar, se haga inventario nuevo, con toda prolijidad, cuenta y razon, numeracion de hojas, citas de Provisiones y Reales Cedulas. Y por cuanto los senores Alcaldes ordinarios se hallan con varios y muchos negocios del despacho comun y no poder atender a dicho inventario, cometen al senor Alcalde Provincial su ejecucion para que con la persona de su satisfaccion lo haga por embarazos de mi el presente escribano [8]. El desorden del archivo es expuesto continuamente en las sesiones del cabildo. El 13 de febrero de 1764, el procurador general presenta un escrito "en que representa que los papeles de este archivo se hallan sin inventario y con desorden" [9]. En diciembre de 1791, "siendo uno de los asuntos en que mas se interesa la causa publica", tambien el procurador general, ante la entrada del nuevo escribano del cabildo, Francisco Jimenez Aranda, y no habiendose concluido todavia "la entrega de causas, protocolos y demas papeles correspondientes al archivo de cabildo con las formalidades prevenidas por derecho", solicita que se hagan la diligencias oportunas con el fin de que se verifique la "entrega al escribano de cabildo don Francisco Aranda que debera colocarlos en su archivo con la debida separacion...
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