Pasos para elegir al proveedor que se ajuste a sus necesidades - 29 de Abril de 2019 - El Tiempo - Noticias - VLEX 780186613
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Pasos para elegir al proveedor que se ajuste a sus necesidades

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Vincent

Saber elegir al proveedor tecnológico más indicado para llevar a cabo el proceso de facturación electrónica, asegura el éxito de las empresas en los procesos de emisión. El primer paso que debe tener en cuenta cualquier entidad obligada a facturar y que quiera contratar un proveedor, es verificar en el listado de estos si están autorizados por la Dian, para prestar este servicio, pues no cualquier empresa puede hacerlo. Sandra Moreno Díaz, business manager de Acepta, dice: "Cada empresa debe analizar su nivel tecnológico, su volumen de facturas, notas débito y crédito tanto emitidas como recibidas, y de acuerdo a eso, debe buscar un proveedor que se adecúe a sus necesidades". De acuerdo con Moreno, algunos aspectos que pueden evaluar las compañías para escoger a la firma más adecuada que les brinde este servicio son los siguientes: Si no cuenta con un sistema de Información (ERP) o un sistema contable, el proveedor debería estar en capacidad de brindarle un portal web para que pueda registrar una a una sus facturas. Si ya es una empresa que maneja un volumen considerable de facturas y cuenta con un sistema de información (ERP) o un sistema contable, debería buscar la opción de poder realizar un proceso de integración con su sistema actual, con el objetivo de causar el menor impacto posible en pasar de facturación tradicional (computador) a facturación electrónica. La idea es evitar la redigitación de información, eso quiere decir, que la factura se digitaría normalmente en su sistema de información y eso se convierte en el insumo para transformarlo en FE. Debe verificar si la solución ofrecida maneja junto con el documento (nota débito o nota crédito) archivos adjuntos en el caso de requerirlos. Tiene que probar el tiempo y tipo de almacenamiento, por ejemplo si es en línea (para consulta en cualquier momento o si es en ‘backup’, para una posterior restauración y consulta). Igualmente debe tener en cuenta los valores agregados que le brinda cada proveedor tecnológico, por ejemplo portal para realizar consultas y estadísticas, portal para proveedores, para ver las facturas, descargarlas, hacer el proceso de aceptación o rechazo. Si cuentan con un módulo de trazabilidad para observar que ha pasado con el documento frente a la Dian y frente al receptor de la factura, si pueden configurar reglas de negocio específicas y particulares, ente otros. Evaluar los costos, si son fijos, si cobran por transacciones, el valor del certificado digital con...

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