Preservación digital a largo plazo: estándares, auditoría, madurez y planificación estratégica.
| Autor | Bodero Poveda, Elba |
Long-term Digital Preservation: Standards, Auditing, Maturity, and Strategic Planning
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Introducción
Empresas e instituciones de todos los sectores de la industria a nivel mundial generan una gran cantidad de información. Esta, al ser almacenada de forma digital, puede significar una ventaja competitiva una vez explotada. Además, esta información, una vez preservada, permite afrontar de manera oportuna procesos de auditoría e investigación. Los repositorios digitales proporcionan una estructura para el almacenamiento y permiten gestionar, preservar y difundir esta información. También brindan un adecuado servicio al cliente, por lo que se convierten en un componente fundamental para el desarrollo y funcionamiento de las organizaciones.
La preservación digital se define como las técnicas o procesos que son necesarios para conservar en el tiempo objetos digitales en un sistema de información (Boté, 2012), y que esta información se encuentre disponible y accesible en un futuro. Se realiza con base en las prácticas más confiables de almacenamiento, gestión de datos y ciclo de vida del contenido digital. A medida que la investigación y la práctica identifican mejores métodos de preservación, las organizaciones ajustan sus políticas y flujo de trabajo (Gallinger, Bailey, Cariani, Owens & Altman, 2017).
Las organizaciones buscan la preservación digital por diferentes razones, que pueden estar relacionadas con ámbitos legales, financieros, archivísticos, de investigación, entre otros, con la finalidad de que la información digital no sufra alteraciones en el tiempo, se preserve de acuerdo con la aplicación de diferentes principios de seguridad y proporcione accesibilidad para diferentes usuarios.
En las bases de datos científicas, el término preservación digital devuelve un gran número de trabajos de investigación, los cuales se enfocan en diferentes ámbitos, como casos de aplicación de preservación digital, modelos de auditoría, modelos de conservación de evidencias, plataformas de software e infraestructura de hardware. Hasta marzo de 2020, la base de datos IEEE Xplore devolvió 225 trabajos relacionados específicamente con "digital preservation"; ACM Digital Library, 425 estudios; Science Direct de Elsevier, 736 resultados; y Google Académico, más de un millón de resultados. Por lo tanto, se puede deducir que este término, en el ámbito científico, se encuentra analizado desde múltiples enfoques, lo que permite identificar una necesidad latente a nivel mundial con respecto a la preservación de la información digital.
Existen varios estándares enfocados en la preservación digital, los cuales permiten a bibliotecarios, usuarios de repositorios, administradores de sistemas de gestión de la información y centros de documentación en general contar con una guía de buenas prácticas para preservar la información que se genera en una organización a lo largo del tiempo. Esta guía debe estar protegida de varios factores que pueden afectar su integridad, autenticidad, flexibilidad, normalización y accesibilidad. De igual manera, existen modelos de auditoría y madurez en este ámbito que permiten definir en qué estado se encuentra una organización en lo que a preservación digital se refiere. Por esta razón, es necesario realizar una revisión sistemática de literatura (SLR) orientada a encontrar cuáles estándares y modelos pueden aportar a la creación de un modelo de madurez para la preservación digital a largo plazo con la aplicación de principios de planificación estratégica.
Una SLR identifica vacíos para efectuar una investigación, responde a una o varias preguntas, fenómenos o áreas de interés. La SLR tiene la finalidad de realizar una evaluación justa, mediante la utilización de una metodología fiable, rigurosa y auditable, que resume la evidencia existente de una temática definida previamente y provee un marco de antecedentes (Kitchenham & Charters, 2007; Marshall & Brereton, 2013).
Este estudio responde a las siguientes preguntas de investigación:
RQ1. ¿Cuáles son los estándares que existen en el ámbito de la preservación digital?
RQ2. ¿Cuáles son los principales modelos de auditoría para preservación digital?
RQ3. ¿Qué trabajos de investigación existen relacionados con modelos de madurez de preservación digital?
RQ4. ¿Existen aportes relacionados con modelos de madurez de preservación digital que incluyan los principios de la planificación estratégica?
RQ1 busca identificar los marcos de trabajo referenciales existentes en torno a la preservación digital (PD); RQ2 extrae los modelos de auditoría que permiten evaluar varios factores alrededor de la PD; RQ3 complementa los modelos de auditoría con una valoración del estado actual de madurez para la conservación de objetos digitales; sin embargo, a pesar de que estos estándares y modelos aportan en gran medida a mejorar la preservación digital, estos no indican cómo llegar a una alta madurez a largo plazo a través de la estrategia. Con el antecedente de que una organización que no aplica la planificación estratégica no podrá llegar a cumplir sus objetivos y metas, se plantea la pregunta RQ4, la cual busca identificar qué existe, en materia de planificación estratégica, en la literatura científica y que pueda aportar de manera significativa a la madurez y auditoría de preservación digital.
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Metodología
En esta sección se presenta la metodología de investigación, la cual tuvo un enfoque cualitativo y sigue un diseño de teoría fundamentada, debido a que se realizan preguntas sobre procesos y relaciones entre conceptos que conforman el fenómeno. Es documental debido a que se analizan los trabajos científicos en torno a los estándares, modelos de auditoría, madurez de la preservación digital y explica algunos avances acerca de la estrategia de planificación de la preservación digital. Es sistemática porque sigue un orden basado en el protocolo para la realización de una SLR: 1) preguntas de investigación, 2) criterios de inclusión y exclusión, 3) fuentes de información y criterios de búsqueda, 4) búsqueda y depuración de estudios candidatos, 5) selección de estudios primarios y 6) extracción de características. Esta investigación usó un protocolo de revisión basado en la metodología desarrollada por Kitchenham y Charters (2007), complementada con el estudio de Fonseca-Carrera (2014) y con el artículo realizado por Morales, Radicelli, Jaramillo y Bodero (2018). De esta manera se cumple con un procedimiento formal y riguroso para la extracción de conocimiento de los trabajos científicos.
2.1 Criterios de inclusión y exclusión
Se incluyeron trabajos de un periodo de cinco años respecto a la fecha de realización de esta investigación (2015-2020): trabajos en español y en inglés, artículos de revistas, conferencias, revisiones, capítulos de libros, libros y tesis doctorales, que evidenciaron un alto rigor científico (arbitraje, indexación, edición, entre otros). Se excluyeron trabajos que no presentaban aportes conceptuales ni metodológicos. Se realizó la búsqueda en la base de datos Scopus (título, resumen y palabras clave) y en Google Académico; en esta última con la finalidad de complementar la búsqueda sobre todo de tesis doctorales y libros. Los demás trabajos que no se encontraban bajo los parámetros mencionados fueron excluidos de esta SLR.
2.2 Fuentes de información y criterios de búsqueda
En esta investigación se usó la base de datos científica Scopus--pues esta agrupa publicaciones reconocidas por su alto rigor científico como IEEE Xplore, ACM Digital Library, Science Direct de Elsevier, Springer, entre otras--y Google Académico, para la búsqueda de tesis doctorales y libros. A continuación, se muestran las cadenas de búsqueda que llevaron a recopilar los documentos y posteriormente a responder las preguntas de investigación planteadas. Estas cadenas de búsqueda fueron construidas tomando como base estudios relacionados con las preguntas de investigación, que formaron un grupo de control, y fueron depuradas hasta llegar a las siguientes:
* Cadena de búsqueda para la base de datos científica Scopus: TITLE'ABS'KEY ((estándar OR standard OR modelo OR model OR metodología OR methodology) AND ("Preservación digital" OR "Digital preservation") AND (LIMIT-TO (DOCTYPE, "or") OR LIMIT-TO (DOCTYPE, "cp") OR LIMIT-TO (DOCTYPE, "re" OR LIMIT-TO (DOCTYPE, "ch") OR LIMIT-TO (DOCTYPE, "bk") OR LIMIT-TO (DOCTYPE, "cr") OR LIMIT-TO (DOCTYPE, 11 ed") AND (LIMTT-TO (PUBYEAR, 2020) OR LIMIT-TO (PUBYEAR, 2019) OR LIMIT-TO (PUBYEAR, 2018) OR LIMIT-TO (PUBYEAR, 2011) OR LIMIT-TO (PUBYEAR, 2016) OR LIMIT-TO (PUBYEAR, 2015) AND (LIMIT-TO LANGUAGE, "English") OR LIMIT-TO (LANGUAGE, "Spanish").
* Cadena de búsqueda para la base de datos científica de Google Académico: (estándar OR standard OR model ORmodel ORmetodologíaORmethodology) + ("Preservación digital" OR "Digital preservation") + (doctoral thesis or tesis doctoral or book or libro).
Para la búsqueda en la base de datos de Google Académico, además, se indicó en la plataforma el "intervalo específico", que corresponde al periodo comprendido entre 2015 y 2020, ordenado por relevancia. Al no poder especificarse mediante la cadena de búsqueda, el idioma y el tipo de documento se descartaron posteriormente en la revisión individual, para cumplir con los criterios de inclusión y exclusión.
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Resultados
Una vez ejecutadas las cadenas de búsqueda al 7 de julio de 2020, se presentaron en la base de datos Seopus un total de 249 documentos, que correspondieron a los estudios candidatos. Estos fueron revisados a partir del título, el resumen y las palabras clave para obtener los estudios seleccionados. La búsqueda en Google Académico dio como resultado 60 documentos. Sumados los estudios de las dos bases de datos científicas se obtuvo un total de 309 trabajos de investigación para revisión.
3.1 Búsqueda y depuración de estudios candidatos
Lina vez revisado el título, el resumen y las palabras clave, tal y como lo estipula el protocolo de...
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