Resolución número 15908 de 2021, por la cual se actualiza la organización del Comité Interno de Archivo del nivel central y los Subcomités de Archivos en las Delegaciones Departamentales y Registraduría del Distrito Capital y se definen sus funciones
| Emisor | Varios - Registraduría Nacional del Estado Civil |
| Número de Boletín | 51883 |
El Registrador Nacional del Estado Civil, en uso de sus facultades constitucionales y legales especialmente en las consagradas en el numeral 2 del artículo 25 del Decreto ley
1010 de 2000 y,
CONSIDERANDO:
Que la Registraduría Nacional del Estado Civil es un órgano autónomo de creación constitucional, que hace parte de la Organización Electoral según lo dispuesto en el artículo 120 Superior.
Que el numeral 2 del artículo 25 del Decreto 1010 de 2000, le asignó como función al Registrador Nacional del Estado Civil "Fijar las políticas, planes, programas y estrategias necesarias para el adecuado manejo administrativo y financiero de la Registraduría Nacional, en desarrollo de la autonomía administrativa y presupuestal dentro de los límites establecidos por la Constitución y la Ley".
Que, de conformidad con lo dispuesto en el numeral 18 del artículo 43 del Decreto 1010 de 2000, es función de la Dirección Administrativa "Ejercer todas las funciones de naturaleza administrativa en el manejo, organización y gestión de los recursos físicos, materiales, de contratación, de archivo y correspondencia, almacén e inventarios, respecto de las labores que deban cumplir los fondos de que trata el presente decreto a los cuales no se les asigne planta de personal propia" .
Que, así mismo, los delegados del Registrador Nacional en cada departamento y los Registradores del Distrito Capital, ejercen la "Dirección Administrativa y financiera de la organización administrativa desconcentrada de la Registraduría Nacional en los términos de ley y de la delegación que en esta materia les conceda el Registrador Nacional" , según lo dispuesto en el artículo 46 numeral 4 literal A, ibídem.
Que la Ley 594 de 20002 define las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado, y tiene como ámbito de aplicación a las entidades que cumplen funciones públicas y los demás organismos regulados por esa ley, disposiciones que son imperativas para la Registraduría Nacional del Estado Civil.
Que el Decreto 2578 de 20123 dispone que mediante acto administrativo se debe crear el Comité Interno de Archivo "(...) cuya función es asesorar a la alta dirección de la entidad en materia archivística y de gestión documental, definir las políticas, los programas de trabajo y los planes relativos a la función archivística institucional.4
Que, mediante Resolución número 1332 de 1996, se creó el Comité de Archivo de la Organización Electoral, acto administrativo que fue modificado, inicialmente, por la Resolución número 2464 de 2001, en lo relativo a la denominación de los cargos que integran el Comité de Archivo de la Registraduría Nacional del Estado Civil, y posteriormente, se realizaron cambios en la integración del cuerpo colegiado y sus funciones, según lo consignado en la Resolución número 8758 de 2013.
Que la Resolución número 2366 de 2009 creó los Subcomités de Archivos en las Delegaciones Departamentales y Registraduría Distrital, y mediante Resolución número 16993 de 2018 se modificó el artículo 3 del prenombrado acto en cuanto a delegar funciones a los Subcomités de Archivo creados en las Delegaciones Departamentales y la Registraduría Distrital.
Que por medio de la Resolución número 4115 de 2016 se adoptó la Política de Gestión Documental para la Registraduría Nacional del Estado Civil.
Que mediante Resolución número 2252 de 2009 se adoptaron las tablas de retención documental de la Registraduría Nacional del Estado Civil, y se actualizaron mediante resoluciones número 7109 de 2012 y 16992 de 2018.
Que, mediante el Acuerdo 004 del 30 de abril de 2019 expedido por el Archivo General de la Nación, se reglamentó el procedimiento para la elaboración, aprobación, evaluación y convalidación, implementación, publicación e inscripción en el Registro Único de Series Documental (RUSD) de las Tablas de Retención Documental (TRD) y Tablas de Valoración Documental (TVD).
Que la Registraduría Nacional del Estado Civil tiene sedes a nivel nacional y está organizada en dos niveles: Central y Desconcentrado, contando con archivos centrales en cada circunscripción electoral y en la sede central, para administración de la documentación producida, por lo que resulta necesario la conformación de los Subcomités de Archivo que garanticen la conservación y preservación de la memoria histórica documental de la Entidad en cada departamento.
Que, así mismo, contar en la Registraduría Nacional del estado Civil con subcomités de archivos en el nivel desconcentrado, simplifica la gestión administrativa frente a la conservación de documentos, reduciendo costos, esfuerzos y recursos que favorecen a la Entidad y, además, agiliza los tiempos de respuesta y expectativas frente a la atención oportuna de las consultas o requerimientos de los ciudadanos.
Que adicional a lo anterior, resulta procedente organizar el funcionamiento y la eliminación documental conforme a los términos de conservación descritos en las TRD, cumpliendo con las disposiciones que para el fin establezca la Entidad, así como la medición, control, seguimiento y análisis de los formatos utilizados en el Plan de Conservación del Sistema Integrado de Conservación (SIC).
En consecuencia, se hace necesario actualizar la organización tanto del Comité Interno de Archivo como de los subcomités, y las funciones para el seguimiento a la aplicación de las Tablas de Retención Documental, organización y manejo de los archivos de la Entidad.
En mérito de lo expuesto,
RESUELVE: TÍTULO 1 DISPOSICIONES GENERALES
Este acto administrativo tiene por objeto actualizar la organización y el funcionamiento del Comité Interno de Archivo en el Nivel Central y de los Subcomités de Archivos en las Delegaciones Departamentales y la Registraduría del Distrito Capital.
2 "Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones".
3 "Por el cual...
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