Resolución número 6685 de 2021, por la cual se desarrollan 1os numerales 2 y 3 del articulo 3º de la Resolución número 4397 de 19 de junio de 2020, expedida por el Registrador Nacional del Estado Civil y se dictan disposiciones respecto a la Autoevaluación del Control y la Gestión en la Entidad
| Emisor | Varios - Registraduría Nacional del Estado Civil |
| Número de Boletín | 51734 |
El Registrador Nacional del Estado Civil, en uso de sus facultades legales, en especial las conferidas en el artículo 6º de la Ley 87 de 1993, y en el numeral 4 del artículo 25 del Decreto 1010 de 2000, y
CONSIDERANDO:
Que la Constitución Política de Colombia de 1991, en el inciso segundo del artículo 209 señala que: “Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado. “La Administración Pública, en todos sus órdenes, tendrá un Control Interno que se ejercerá en los términos que señale la Ley
Que de acuerdo con lo establecido en el artículo 269 de la Constitución Política: “En las entidades públicas, ¡as autoridades correspondientes están obligadas a diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de Control Interno, de conformidad con lo que disponga la Ley
Que, a su tumo, el numeral 31 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002, establece que es deber de todo servidor público de “Adoptar el Sistema de Control Interno y la función independiente de Auditoria Interna que trata la Ley 87 de 1993 y demás normas que la modifiquen o complementen
Que el artículo 1º de la Ley 87 de 1993 define el Control Interno como:
(...) el sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, asi como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos.
El ejercicio del control interno debe consultar los principios de igualdad, moralidad, eficiencia, economía, celeridad, imparcialidad, publicidad y valoración de costos ambientales. En consecuencia, deberá concebirse y organizarse de tal manera que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos existentes en la entidad, y en particular de las asignadas a aquellos que tengan responsabilidad del mando.
Parágrafo. El control interno se expresará a través de las políticas aprobadas por los niveles de dirección y administración de las respectivas entidades y se cumplirá en toda la escala de la estructura administrativa, mediante la elaboración y aplicación de técnicas de dirección, verificación y evaluación de regulaciones administrativas, de manuales de funciones y procedimientos, de sistemas de información y de programas de selección, inducción y capacitación de personal
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Que, asimismo, el artículo 2º de la Ley 87 de 1993, establece los objetivos del Sistema de Control Interno y el artículo 4º incorpora los elementos del Sistema, dentro de los cuales se encuentran la definición de políticas como guías de acción y procedimientos para la ejecución de procesos, así como, la simplificación y actualización de normas y procedimientos.
Que el artículo 6º de la Ley en cita prevé que:
El establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno será responsabilidad del representante legal o máximo directivo correspondiente. No obstante, la aplicación de los métodos y procedimientos al igual que la calidad, eficiencia y eficacia del control interno, también será de responsabilidad de los jefes de cada una de las distintas dependencias de las entidades y organismos
Que el artículo 2.2.21.2.2 Decreto 1083 de 20152, determinó como uno de los responsables obligados a diseñar y aplicar métodos y procedimientos de Control Interno, al Comité Institucional de Coordinación de Control Interno; y el artículo 2.2.21.2.5 ibidem establece que las Oficinas de Control Interno hacen parte del conjunto de las instancias evaluadoras del Sistema Nacional de Control Interno, encargadas de medir y evaluar la eficiencia, eficacia y economía de éste Sistema, con el fin de recomendar las mejoras pertinentes.
Que el artículo 2.2.21.3.7 del prenombrado Decreto establecen que los responsables del proceso de evaluación así:
a) El Nivel Directivo. Debe evaluar los avances y grado de cumplimiento del plan indicativo, toma las decisiones correspondientes y da las orientaciones y lincamientos a seguir por parte de las áreas de la organización para garantizar el logro de los resultados previstos.
b) Todos los niveles y áreas de la organización deben evaluar periódicamente los avances de sus planes de acción y reportarlos a la Oficina de Planeación, con el propósito de que ésta consolide y presente la información al nivel directivo junto con las propuestas de ajustes a que haya lugar
Realizar el seguimiento y control a su gestión particular, mediante la aplicación de los mecanismos e instrumentos de control diseñados y adoptados tanto en los planes como en los procesos y procedimientos.
c) La Oficina de Planeación debe consolidar la evaluación de los planes y discutir con las áreas involucradas la necesidad de ajustes para ser presentados al nivel directivo, en caso de que involucren cambios de las estrategias y actividades contenidas en los planes.
d) La Oficina de Control Interno, o quien haga sus veces, debe evaluar el sistema de control interno de la entidad, con énfasis en la existencia, funcionamiento y coherencia de los componentes y elementos que lo conforman y presentar informes a la Dirección y al Comité de Coordinación de Control Interno de la entidad, con el propósito de que allí se evalúen, decidan y adopten oportunamente las propuestas de mejoramiento del sistema
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Que el artículo 4º del Decreto 648 de 2017 adicionó el artículo 2.2.21.1.7 del Decreto 1083 de 2015, permitiendo la creación de Subcomités Centrales, Regionales o Locales de Coordinación del Sistema de Control Interno, precisando su composición y reportarán al Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno, los cuales tendrá su propio reglamento y funciones y objetivos similares a los señalados para los Comités de Coordinación del Sistema de C ontrol Interno”.
Que el artículo 2º de la Resolución 4397 de 19 de junio de 2020, expedida por el Registrador Nacional del Estado Civil2, establece dentro del ámbito de aplicación del Sistema de Control a las Delegaciones Departamentales, quienes deben acogerse a las directrices que en esta materia expida el nivel central.
Que, conforme el artículo 3º del anterior acto administrativo, “El Sistema Institucional de C ontrol Interno en la Entidad, deberá facilitar que el ejercicio del control se desarrolle dentro de los siguientes enfoques: (...) 2. En la forma total y permanente en todas las áreas 3. Que su ejercicio sea desconcentrado y descentralizado, pero que a su vez pueda integrarse mediante sistemas de información. (...)
Que de conformidad con el artículo 46 del Decreto 1010 de 2000, “las delegaciones departamentales y la Registraduría del Distrito Capital, sirven de apoyo al ejercicio de las funciones atribuidas a los Delegados del Registrador Nacional y a los registradores del Distrito Capital”, quienes ejercen entre otras funciones las siguientes:
(... ). 4. En lo administrativo, financiero y de personal.
(...)
c) Velar por el buen funcionamiento del sistema de control interno de la Registraduría Nacional en su organización desconcentrada en la circunscripción que corresponda y el Distrito Capital, según el caso;
d) Participar en la definición de las políticas, planes y programas de las áreas misionales de la Registraduría Nacional del Estado Civil en la circunscripción en la cual operan y el Distrito Capital, según el caso, y velar por su cumplida ejecución en los términos en que se aprueben;
(...)
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Que el artículo 19 del Decreto 1010 de 2000, indica que corresponde a los Delegados del Registrador Nacional en cada delegación departamental y a los Registradores Distritales en el Distrito Capital, además de las funciones de carácter misional, ejercer las administrativas que les señale la ley, contribuir a la orientación y conducción institucional, a la formación de los planes, programas y proyectos de la entidad, y ejercer las de control y coordinación respectivas. Asimismo, los numerales 7 y 18 del artículo 30 del Decreto 1010 de 2000, la Oficina de Control Interno debe: “evaluar los procesos misionales y de apoyo, adoptados y utilizados por la entidad con el fin de determinar su coherencia con los objetivos y resultados comunes e inherentes a la misión institucional” y “velar por el establecimiento y aplicación del sistema de control y evaluación de gestión en todas las dependencias y áreas de la Registraduría”.
Que mediante la Resolución número 3722 de 27 de abril de 2021 de la Registraduría Nacional del Estado Civil se actualizó el Sistema de Informes, Reportes y Actas de Seguimiento y Evaluación del nivel desconcentrado de la Entidad, orientado al cumplimiento de las funciones misionales, administrativas y técnicas, de acuerdo con la constitución y la ley, y con el objeto de establecer un sistema eficiente de evaluación que permita verificar la gestión y los resultados por parte de los responsables de los procesos.
Que el artículo 3º de la Resolución número 2772 de 26 de marzo de 2021 de la Registraduría Nacional del Estado Civil establece que las dependencias del nivel central, la Registraduría Distrital, las delegaciones departamentales, las registradurías especiales, auxiliares y municipales, podrán establecer autoevaluaciones de la gestión y resultados.
Que, en desarrollo de las funciones asignadas en el artículo 15 de la Resolución número 4397 de 2020 de la Entidad, el Comité Institucional de Coordinación de Control Interno aprobó la implementación del Sistema Institucional de Control Interno en el nivel desconcentrado y la actualización de la Autoevaluación del Control y la Gestión en los niveles central y desconcentrado, derogando las decisiones contenidas en las Circulares 092 de 15 de junio de 2016 y 067 de 2...
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