Resolución número 7144 de 2014, por la cual se adopta el procedimiento para apostillar y legalizar documentos
| Emisor | Ministerio de Relaciones Exteriores |
| Número de Boletín | 49314 |
La Ministra de Relaciones Exteriores, en ejercicio de las facultades legales y en especial las que le confiere la Ley 489 de 1998, la Ley 455 de 1998, y el Decreto número 3355 de 2009, y
CONSIDERANDO:
Que tratándose de la validez de documentos públicos en el extranjero, esta debe concebirse desde una doble perspectiva, en la que los Estados, de una parte, son receptores de documentos públicos otorgados en el extranjero dirigidos a emplearse dentro de su territorio, y a su vez, emiten documentos que están destinados a producir efectos fuera de sus fronteras.
Que la Convención sobre la abolición del requisito de legalización para documentos públicos extranjeros, suscrita en La Haya el 5 de octubre de 1961, modificó para los países adherentes, la forma de acreditar la autenticidad de un documento público otorgado en el extranjero, eliminando la fase de legalizaciones realizada ante los agentes diplomáticos y consulares.
Que es así como, en la Convención Sobre la Abolición del Requisito de Legalización Para Documentos Públicos Extranjeros, cada Estado contratante exime de la legalización, a los documentos a los que se aplica la misma y que han de ser presentados en su territorio, entendido dicho requisito como el "trámite mediante el cual los agentes diplomáticos o consulares del país, en donde el documento ha de ser presentado, certifican la autenticidad de la firma, a qué título ha actuado la persona que firma el documento y, cuando proceda, la indicación del sello o estampilla que llevare". (Artículo 2º de la Convención Sobre la Abolición del Requisito de Legalización Para Documentos Públicos Extranjeros).
Que frente a los documentos eximidos de legalización, debe cumplirse únicamente el procedimiento de apostillaje, en el que cada Gobierno a través de la autoridad designada para el efecto, y notificada al Ministerio de Relaciones Exteriores de los países Bajos en el momento del depósito de su instrumento de ratificación o de adhesión, avala la autenticidad de la firma y el título con que ha actuado el correspondiente funcionario que suscribe, o certifica el documento, de acuerdo con el formato pre impreso establecido por la Convención.
Que en el artículo 1º ibídem, se delimita su aplicación a los documentos públicos que han sido ejecutados en el territorio de un Estado contratante, que deben ser exhibidos en el territorio de otro Estado acreditante, entendidos estos, como los documentos que emanan de una autoridad pública, los actos notariales, los certificados oficiales colocados en documentos firmados por personas a título personal, las autenticaciones oficiales y notariales de firmas.
Que en dicho artículo, se exime de apostilla a los documentos expedidos por agentes diplomáticos o consulares y a los documentos administrativos referentes directamente a una operación mercantil o aduanera.
Que en desarrollo de la citada convención, aprobada mediante la Ley 455 de 1998, y declarada exequible por la Corte Constitucional en Sentencia C-164 del 17 de marzo de 1999, fue expedida la Resolución número 4300 de 2012, a través de la cual se adoptó el procedimiento para apostillar y/o legalizar documentos.
Que, así mismo, y con fundamento en dicho instrumento internacional, la Ley General del Proceso a través de su artículo 251, señaló frente a los documentos públicos otorgados en el extranjero, por funcionario de este o con su intervención, el deber de aportarse apostillados, salvo que el país extranjero no haga parte de la Convención, evento en el cual los documentos deberán presentarse debidamente autenticados por el cónsul o agente diplomático de la República de Colombia en dicho país, y en su defecto por el de una nación amiga, en cuyo caso la firma del Cónsul o agente se abonará por el Ministerio de Relaciones Exteriores, se autenticará previamente por el funcionario competente del mismo y los de este por el cónsul colombiano.
Que a continuación se expedirá una nueva reglamentación en materia de apostilla y legalizaciones, dirigida a brindar una mayor claridad frente a los trámites que se adelantan ante esta Entidad, a la luz de la Convención Sobre la Abolición del Requisito de Legalización para Documentos Públicos Extranjeros y de la Ley 1564 de 2012, y a incorporar aspectos no incluidos en la anterior resolución, tales como el procedimiento para la legalización de documentos extranjeros dirigidos a surtir efectos en Colombia, bajo la figura del país amigo, la entrega de documentos a terceros, el trámite frente a documentos ilegibles, los documentos que requieren traducción, entre otros temas.
Que en mérito de lo expuesto, se
RESUELVE:
Adóptese a continuación el procedimiento que debe seguirse para el apostillaje y/o legalización de documentos extranjeros, para cuyos efectos deberá tenerse en cuenta las siguientes definiciones:
Documento. Se entiende por documento para los efectos de la presente resolución, y al tenor de lo dispuesto en la Convención sobre la Abolición del Requisito de Legalización para Documentos Públicos Extranjeros, los documentos emitidos, certificados o autenticados por las autoridades públicas colombianas o con su intervención, los actos notariales expedidos en ejercicio de la función notarial o las autenticaciones oficiales o notariales de firmas.
Tratándose de autenticaciones oficiales o notariales de firmas, éstas jamás pueden reemplazar el requisito de la autenticación del documento, por parte de la Entidad responsable del mismo.
Apostilla y legalizaciones. Para todos los fines inherentes a la presente resolución, se entiende por apostillaje y legalización, lo siguiente:
Legalización. El procedimiento que debe seguir un documento extranjero para verificar su autenticidad en el ámbito del derecho internacional, cuando el país en el cual surtirá efectos, no hace parte de la Convención sobre la Abolición del Requisito de Legalización para Documentos Públicos Extranjeros de La Haya de 1961, y consiste en la certificación efectuada por los agentes diplomáticos o consulares del país en donde este ha de ser presentado, sobre la autenticidad de la firma, y el título en el que ha actuado el funcionario o el notario que suscribe, certifica o autentica el documento y, cuando proceda, la indicación del sello o estampilla que llevare.
Apostilla. El trámite que debe seguir el documento extranjero de menor complejidad que la legalización, dirigido, así mismo, a verificar su autenticidad en el ámbito del derecho internacional, cuando el país en el cual surtirá efectos es parte de la Convención sobre la Abolición del Requisito de Legalización para Documentos Públicos Extranjeros de La Haya de 1961.
Según este trámite introducido por la Convención de La Haya, cada Gobierno a través de la autoridad designada para el efecto, y notificada al Ministerio de Relaciones Exteriores de los países Bajos en el momento del depósito de su instrumento de ratificación o de adhesión, avala la autenticidad de la firma y el título con que ha actuado el correspondiente funcionario o notario que suscribe, certifica o autentica el documento, de acuerdo con el formato pre impreso establecido por la Convención, a saber:
Apostille
(Convention de la Haye du 5 de octubre 1961)
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país.................................
El presente documento público
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Ha sido firmado por.............
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Actuando en calidad de........
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Lleva el sello/estampilla de .. Certificado
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En ..............
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El ...............
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Por ...................................
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Bajo el número....................
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Sello/estampilla. 10. Firma ....
En el caso de...
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