Resolución número 8499 de 2021, por la cual se fijan los lineamientos para la baja, enajenación y/o eliminación de bienes muebles y material aprovechable en la Registraduría Nacional del Estado Civil, en el nivel central y desconcentrado, y se delegan unas funciones
| Emisor | Varios - Registraduría Nacional del Estado Civil |
| Número de Boletín | 51770 |
El Registrador Nacional del Estado Civil, en uso de sus facultades constitucionales y legales, especialmente las consagradas en el Decreto Ley 1010 de 2000, en la Ley 489 de 1998, el Decreto 1060 de 1986, y
CONSIDERANDO:
Que el numeral 2 del artículo 25 del Decreto 1010 de 2000, le asignó como función al Registrador Nacional del Estado Civil "Fijar las políticas, planes, programas y estrategias necesarias para el adecuado manejo administrativo y financiero de la Registraduría Nacional, en desarrollo de la autonomía administrativa y presupuestal dentro de los límites establecidos por la Constitución y la Ley".
Que, en el Título I, Capitulo 2, Sección 2, subsección 1, 2 y 4 del Decreto 1082 de 26 mayo de 20151, se reguló la enajenación de bienes muebles del Estado por las entidades públicas sometidas al Estatuto General de Contratación de la Administración Pública.
Que el artículo 2º, numeral 2, literal e) de la Ley 1150 de 2007, establece que "(...) en los procesos de enajenación de bienes del Estado se podrán utilizar instrumentos de subasta y en general de todos aquellos mecanismos autorizados por el derecho privado, siempre y cuando en desarrollo del proceso de enajenación se garantice la transparencia, eficiencia y la selección objetiva (...)".
Que, en desarrollo de las elecciones ordinarias, de los mecanismos de participación ciudadana y de las elecciones nuevas o complementarias (atípicas) que se llevan a cabo en diferentes periodos, se genera material electoral inservible y/o sobrante que no puede ser reutilizado y que por seguridad debe ser destruido. Asimismo, producto de las actividades diarias de la Entidad, se generan residuos de papel, revistas, cartón, cartulinas, carpetas, entre otros, que no pueden ser reutilizados y que deben ser eliminados.
Que, las Tabla de Retención Documental convalidadas por el Archivo General de la Nación incluyen, dentro de la disposición final de las series y subseries que ya cumplieron su tiempo de retención, el proceso de eliminación.
Que el artículo 29 del Decreto 948 de 5 de junio de 1995, en relación con los procesos de incineración, señaló: "Queda prohibido dentro del perímetro urbano de ciudades, pobladosy asentamientos humano, y en las zonas aledañas quefije la autoridad competente, la práctica de quemas abiertas". En similar sentido, la Subdirección de Gestión del Patrimonio Documental del AGN indicó que "(.) Por ningún motivo pueden incinerar documentos ya que esto va en contravía de las normas y disposiciones medioambientales.
(.)2".
Que, dentro del Plan Estratégico 2019-2023, se estableció como objetivo hacer de la Registraduría Nacional del Estado Civil una Entidad respetuosa del medio ambiente, que contribuya con la mitigación del cambio climático. Dentro de sus actividades se encuentra la disminución y disposición de los residuos como el papel, cartón, RAEE, entre otros elementos aprovechables.
Que el artículo 2.2.7A.4.3 del decreto 1076 de 2015, dispone que:
"En el marco de las obligaciones que les compete a las entidades públicas como usuarias o consumidoras de AEE, los bienes que correspondan a AEE dados de baja
1 "Por medio del cual se expide el decreto único reglamentario del sector administrativo de Planeación Nacional.
2 Tomado del enlace https://www.archivogehttps://www.archivogeneral.gov.co/sites/default/files/conceptostecnicos/2016/ SUBGPD/Radicado_%202-20 1 6- 00524.pdfneral.gov.co/sltes/default/flles/conceptostecnicos/2016/SUBGPD/ Radicado_%202-2016-00524.pdf
y que carecen de valor comercial en razón a su obsolescencia, deterioro, daño total o cualquier otro hecho que impida su venta, de acuerdo con la normativa vigente en materia de enajenación de bienes del Estado, deberán ser entregados en calidad de RAEE, a los sistemas de recolección y gestión de RAEE que establezcan los productores o terceros que actúen en su nombre, después de haber surtido los procedimientos internos de manejo y control administrativo de bienes de la respectiva entidad".
Que mediante Resolución número 13914 de 21 de septiembre de 2018, el Registrador Nacional del Estado Civil estableció el procedimiento para la baja y enajenación de bienes muebles de la Entidad.
Que así mismo, en Resolución número 3001 de 6 de abril de 2021, se fijaron los lineamientos para el manejo de cartón y papel en el nivel central y desconcentrado de la Entidad.
Que a su turno, el artículo 22 del Decreto Ley 1010 de 2000, faculta al Registrador Nacional del Estado Civil para delegar en los servidores públicos de los niveles directivo y asesor vinculados a la Entidad las facultades de ejecución presupuestal, ordenación del gasto, ordenación del pago, contratación y otras competencias administrativas, técnicas o jurídicas, en los términos de los actos de delegación y las disposiciones legales sobre la materia.
Que del mismo modo, el artículo 12 de la Ley 80 de 1993, permite a los jefes o representantes legales de las entidades públicas la delegación total o parcial de las competencias para celebrar contratos y adelantar los procesos de selección respectivos en los servidores públicos del nivel directivo, ejecutivo o sus equivalentes.
Que, de conformidad con lo dispuesto en el numeral 5, artículo 43 del Decreto Ley 1010 de 2000, es función de la Dirección Administrativa, administrar los bienes muebles e inmuebles de propiedad de la Registraduría Nacional del Estado Civil.
Que, con fundamento en el artículo 19 del Decreto Ley 1010 de 2000, en concordancia con el artículo 46, numeral 4, literal a) de la misma disposición legal, los delegados del Registrador Nacional en cada departamento y los registradores distritales, además de las funciones de carácter misional, ejercen la "Dirección Administrativa y Financiera de la organización administrativa desconcentrada de la Registraduría Nacional del Estado Civil, en los términos de ley y de la delegación que en esta materia les conceda el Registrador Nacional".
Que en consideración al Plan Estratégico 2019-2023 de la Registraduría Nacional del Estado Civil y al objetivo estratégico número 5, resulta conveniente la unificación de los lineamientos de baja, enajenación y/o eliminación de bienes muebles y material aprovechable de la Entidad, con el fin de establecer mecanismos de disposición final idóneos y amigables con el medio ambiente, propendiendo por alternativas que reduzcan, reutilicen y reciclen los residuos que se producen en el desarrollo de las funciones legales de la Entidad.
Que la Registraduría Nacional del Estado Civil cuenta con sedes en el territorio nacional y está organizada en dos niveles: central y desconcentrado; por lo que resulta conveniente la delegación de la ordenación de baja de bienes, así como la celebración de contratos y/o convenios para la enajenación y/o eliminación de los bienes muebles y material aprovechable en el Gerente Administrativo y Financiero, en los Delegados Departamentales y los Registradores Distritales. La delegación de funciones en el nivel desconcentrado incluye la facultad para ordenar la baja, enajenar y/o eliminar los bienes y materiales aprovéchales de las registradurías especiales, municipales o auxiliares de cada jurisdicción.
En mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
Objeto y definiciones
Este acto administrativo tiene por objeto fijar lineamientos para la baja de bienes muebles, y la enajenación y disposición final de estos, junto con el papel y cartón, que se produce en la Registraduría Nacional del Estado Civil con ocasión del desarrollo de las funciones asignadas y certámenes electorales, propendiendo por una destinación final de residuos amigable con el medio ambiente, mediante la reducción, reutilización y reciclaje. Así mismo, se delegan funciones para tal fin.
Para todos los efectos de este acto administrativo, se deberán tener en cuenta las siguientes definiciones:
Baja: Es el retiro definitivo de los bienes muebles del inventario y estados financieros de la Entidad que por su desgaste, daño, deterioro u obsolescencia no sean susceptibles de reparación o adaptación; que requieran un mantenimiento que resulte antieconómico; que no sean útiles o adecuados para el servicio al cual hayan sido destinados, o cuando los bienes hayan sido objeto de pérdida, hurto o daños por siniestros.
Bienes servibles no utili/ables. Son aquellos bienes que se encuentran en condiciones de seguir prestando un servicio pero que la Entidad no los requiere para el normal desarrollo de sus actividades o han perdido utilidad para la misma, bien sea por obsolescencia o renovación.
Bienes inservibles. Son aquellos bienes que no pueden ser reparados, reconstruidos o mejorados tecnológicamente debido a su mal estado físico o mecánico y por lo tanto no les permite cumplir la función para la que fueron adquiridos, o que de realizarse tal inversión resultaría ineficiente y antieconómica para la Entidad. Las razones por las cuales un bien se convierte en inservible, se originan en una o varias de las siguientes circunstancias:
-
Daño total o parcial: En este grupo se consideran aquellos elementos que, ante su daño o destrucción parcial o total, su reparación o reconstrucción resulta en extremo onerosa para la Entidad.
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Deterioro histórico: Son aquellos bienes que ya han cumplido su ciclo de vida útil, y debido a su desgaste, deterioro y mal estado físico originado por su uso, no le...
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