RESOLUCION REGLAMENTARIA 027 RD 6144
| Número de Boletín | REGISTRO DISTRITAL 6144 28 AGOSTO 2017 |
| Emisor | Contraloria de Bogota |
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REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6144 • pP. 1-49 • 2017 • AGOSTO • 28
ARTÍCULO NOVENO. VIGENCIA: La presente Re-
solución rige a partir de la fecha de su expedición y
deroga las demás que le sean contrarías.
PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.
Dada en la ciudad de Bogotá, D.C., el dieciocho
(18) de agosto de dos mil diecisiete (2017).
MARTHA JANETH CARREÑO LIZARAZO
SUBDIRECTORA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
CONTRALORÍA DE BOGOTÁ, D.C.
Resolución Reglamentaria Número
027
(Agosto 25 de 2017)
“Por la cual se adopta la nueva versión de
un procedimiento del Proceso de Gestión
Documental en la Contraloría de Bogotá, D.C.”
EL CONTRALOR DE BOGOTÁ D. C.
En ejercicio de sus facultades constitucionales
y legales y en especial de las conferidas por
el Acuerdo No. 658 de 2016, modificado por el
Acuerdo 664 de 2017, expedidos por el Concejo
de Bogotá, D.C. y
CONSIDERANDO:
Que de conformidad con los literales b) y l) del artículo 4
de la Ley 87 de 1993 “Por la cual se establecen normas
para el ejercicio de control interno en las entidades y
organismos del Estado y se dictan otras disposiciones”,
se deben implementar como elementos del sistema de
control interno institucional los procedimientos para la
ejecución de procesos y la simplicación y actualiza-
ción de normas y procedimientos.
Que la Contraloría de Bogotá, D.C. mediante la Reso-
lución Reglamentaria No. 034 del 5 de noviembre de
2014 actualizó el Modelo Estándar de Control Interno
– MECI, cuyo objetivo general es proporcionar una
estructura que especique los elementos necesarios
para construir y fortalecer el Sistema de Control Inter-
no en las organizaciones obligadas por la Ley 87 de
1993, en virtud del cual se deben establecer políticas y
procedimientos, así como mecanismos de prevención,
vericación y evaluación en procura del mejoramiento
continuo de la Administración Pública.
Que el Concejo de Bogotá D.C., expidió el Acuerdo
658 de 2016, por el cual se dictan normas sobre orga-
nización y funcionamiento de la Contraloría de Bogotá,
D.C., estableciendo en el artículo 6º que: “En ejercicio
de su autonomía administrativa le corresponde a la
Contraloría de Bogotá, D.C., denir todos los aspectos
relacionados con el cumplimiento de sus funciones en
armonía con los principios consagrados en la Consti-
tución, las Leyes y en este Acuerdo”.
Que el numeral 9 del artículo 38 del precitado Acuerdo,
establece como una de las funciones de la Dirección de
Planeación: “Realizar estudios, propuestas e investi-
gaciones de carácter técnico sobre desarrollo adminis-
trativo, métodos de trabajo, simplicación, agilización y
modernización de trámites y procedimientos y demás
asuntos relacionados con la organización, tendientes
al mejoramiento de la gestión y de los demás sistemas
implementados en la Entidad.”
Que el 23 de septiembre de 2015 fue publicada la
Norma Internacional ISO 9001:2015, sustituyendo a
la NTC ISO 9001:2008, bajo la cual está certicado el
Sistema de Gestión de la Calidad de la Entidad; por
tanto, este se encuentra en proceso de transición hacia
la nueva norma.
Que mediante Circular 3-2017-16522 de Junio 27 de
2017, la Alta Dirección comunicó la actualización de la
estructura del mapa de procesos a la Entidad y estable-
ció la necesidad de ajustar todos los documentos del
Sistema Integrado de Gestión a este nuevo esquema.
Que mediante Resolución Reglamentaria No. 067
de diciembre 15 de 2015, se adoptó la versión 10.0
del Procedimiento para el control de documentos del
SIG, el cual requiere ser ajustado de acuerdo con la
normatividad vigente.
RESUELVE:
ARTÍCULO PRIMERO. Modicar el nombre del Proce-
dimiento para el Control de Documentos del Sistema
Integrado de Gestión – SIG por: Procedimiento para
mantener la información documentada del Sistema
Integrado de Gestión – SIG, el cual hará parte del
Proceso de Gestión Documental de la Contraloría de
Bogotá, D.C.
ARTÍCULO SEGUNDO. Adoptar la nueva versión
del siguiente procedimiento del Proceso de Gestión
Documental:
Nº PROCEDIMIENTO Versión Código
1Procedimiento para mantener la información documentada del Sistema
Integrado de Gestión - SIG. 11.0 PGD-02
REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6144 • pP. 1-50 • 2017 • AGOSTO • 28
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ARTÍCULO TERCERO. Es responsabilidad de los
Directores, Subdirectores, Jefes de Ocina y Gerentes
velar por la administración, divulgación y cumplimiento
del procedimiento adoptado.
ARTÍCULO CUARTO. La presente Resolución rige a
partir de la fecha de su publicación y deroga las dispo-
siciones que le sean contrarias en especial el numeral
1 del artículo primero de la Resolución Reglamentaria
No. 067 de diciembre 15 de 2015.
PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.
Dada en Bogotá, D.C., a los veinticinco (25) días
del mes de agosto de dos mil diecisiete (2017).
JUAN CARLOS GRANADOS BECERRA
Contralor de Bogotá D. C.
PROCEDIMIENTO PARA MANTENER LA INFORMACIÓN
DOCUMENTADA DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
- SIG
Código formato: PGD-02-05
Versión: 11.0
Código documento: PGD-02
Versión: 11.0
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Aprobación Revisión Técnica
Firma:
Nombre: María Margarita Forero Moreno Biviana Duque Toro
Cargo: Subdirectora Administrativa Directora Técnica
Dependencia: Subdirección de Servicios Generales Dirección de Planeación
R.R. No. 027 Fecha AGOSTO 25 DE 2017
1. OBJETIVO(S):
Establecer las actividades pertinentes para la creación,
actualización, eliminación y control de la información
documentada a mantener del Sistema Integrado de
Gestión - SIG, que permitan garantizar la identicación,
disponibilidad y conservación de la misma, a través
de: Creación, actualización, eliminación y control de la
información documentada a mantener que es adoptada
mediante Resolución Reglamentaria y aquella que es
aprobada en Comité u otra instancia.
2. ALCANCE:
Inicia con la identicación de la necesidad de crear,
actualizar o eliminar información documentada del
SIG y termina con la revisión de la publicación de la
información documentada del SIG.
3. BASE LEGAL:
NORMA FECHA DESCRIPCIÓN
Ley 57 05-jun-1985 Por la cual se ordena la publicidad de los actos y documentos ociales
Ley 87 29-nov-1993 Por la cual se establecen normas para el ejercicio del Control Interno en las entidades y
organismos del estado y se dictan otras disposiciones, artículo 4, literales a, b y c y artículo 8
Ley 527 18-ago-1999
Por medio de la cual se dene y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del
comercio electrónico y de las rmas digitales, y se establecen las entidades de certicación y se
dictan otras disposiciones
Ley 594 14-jul-2000 Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones
Ley 872 30-dic-2003 Por la cual se crea el Sistema de Gestión de la Calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público
y en otras entidades prestadoras de servicios.
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