RESOLUCION REGLAMENTARIA 041 RD 6227
| Número de Boletín | REGISTRO DISTRITAL 6227 2 ENERO 2018 |
| Emisor | Contraloria de Bogota |
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REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-101 • 2018 • ENERO • 2
CONTRALORIA DE BOGOTA, D.C.
Resolución Reglamentaria
Número 041
(Diciembre 28 de 2017)
“Por la cual se adoptan Procedimientos del
Proceso Gestión Documental de la Contraloría
de Bogotá D.C.”
EL CONTRALOR DE BOGOTÁ D. C.
En ejercicio de sus facultades constitucionales
y legales y en especial de las conferidas por
el Acuerdo No. 658 de 2016, modificado por el
Acuerdo 664 de 2017, expedidos por el Concejo
de Bogotá, D.C. y
CONSIDERANDO
Que de conformidad con los literales b) y l) del artículo 4
de la Ley 87 de 1993 “Por la cual se establecen normas
para el ejercicio de control interno en las entidades y
organismos del Estado y se dictan otras disposiciones”,
se deben implementar como elementos del sistema de
control interno institucional los procedimientos para la
ejecución de procesos y la simplicación y actualiza-
ción de normas y procedimientos.
Que el Modelo Estándar de Control Interno - MECI, es-
tablecido por el Decreto 943 de 2014, fue adoptado en
la Contraloría de Bogotá, D.C., mediante la Resolución
Reglamentaria 034 de 2014, implementando un modelo
de operación por procesos que asegure la generación
de productos o servicios con las características previa-
mente especicadas y evidenciando la forma de realizar
los procesos a través de procedimientos, entendidos
estos como el conjunto de especicaciones, relaciones y
ordenamiento de las tareas requeridas para cumplir con
las actividades, controlando las acciones que requiere
la operación de la Entidad.
Que el Concejo de Bogotá D.C., expidió el Acuerdo
658 de 2016, por el cual se dictan normas sobre orga-
nización y funcionamiento de la Contraloría de Bogotá,
D.C., estableciendo en el artículo 6º que: “En ejercicio
de su autonomía administrativa le corresponde a la
Contraloría de Bogotá, D.C., denir todos los aspectos
relacionados con el cumplimiento de sus funciones en
armonía con los principios consagrados en la Consti-
tución, las Leyes y en este Acuerdo”.
Que el numeral 9 del artículo 38 del precitado Acuerdo,
establece como una de las funciones de la Dirección de
Planeación: “Realizar estudios, propuestas e investi-
gaciones de carácter técnico sobre desarrollo adminis-
trativo, métodos de trabajo, simplicación, agilización y
modernización de trámites y procedimientos y demás
asuntos relacionados con la organización, tendientes
al mejoramiento de la gestión y de los demás sistemas
implementados en la Entidad.”
Que el 23 de septiembre de 2015 fue publicada la
Norma Internacional ISO 9001:2015, sustituyendo a
la NTC ISO 9001:2008, bajo la cual está certicado el
Sistema de Gestión de la Calidad de la Entidad; por
tanto, este se encuentra en proceso de transición hacia
la nueva norma.
Que mediante Resolución Reglamentaria No. 053
de diciembre 6 de 2013 se adoptó la versión 4.0 de
los siguientes Procedimientos: “Procedimiento para
la Conservación, Seguridad y Recuperación de los
Registros en Archivos de Gestión y Archivo Central”,
“Procedimiento para la Proyección, Envió y Recepción
de Comunicaciones ociales Internas”, “Procedimiento
para la recepción de las Comunicaciones Ociales
Externas” y versión 5.0 “Procedimiento para el Envío
de las Comunicaciones Ociales Externas”, los cuales
requieren ser ajustados de acuerdo con la normativi-
dad vigente y las recomendaciones efectuadas por el
Archivo de Bogotá D.C.
Que mediante Resolución Reglamentaria No. 067 de
diciembre 15 de 2015, se adoptó la versión 2.0 del
“Procedimiento para la elaboración y control de reso-
luciones” y la versión 5.0 del “Procedimiento para con-
sulta o préstamo de documentos”, los cuales requieren
ser ajustados de acuerdo con la normatividad vigente.
Que mediante Resolución Reglamentaria No. 024 de
agosto 4 de 2016, se adoptó la versión 1.0 del “proce-
dimiento para la actualización de los instrumentos de
gestión de información pública”, el cual requiere ser
ajustado conforme a la normatividad vigente.
Que mediante Resolución Reglamentaria No. 038 de
noviembre 2 de 2016 se adoptó la versión 6.0 de los
Procedimientos: “Procedimiento para la actualización
y aplicación de las Tablas de Retención Documental”,
“Procedimiento para la organización y transferencias
documentales” y la versión 1.0 del “Procedimiento
para gestión de documentos electrónicos de archivo”,
los cuales requieren ser ajustados de acuerdo con la
normatividad vigente.
Que mediante Resolución Reglamentaria No. 027 de
25 de agosto de 2017, se adoptó el Procedimiento
para mantener la información documentada del sis-
tema integrado de gestión – SIG y con la Resolución
Reglamentaria No. 030 de 25 de septiembre de 2017,
se actualizó el Manual del SIG y se adoptó la nueva
versión de las caracterizaciones de los procesos del
SIG entre ellas la del Proceso Gestión Documental.
REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-102 • 2018 • ENERO • 2
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Que conforme a lo anterior y teniendo en cuenta el
concepto de mejora y la actualización establecida por
la Alta Dirección, se hace necesario unicar los pro-
cedimientos para la proyección, envío y recepción de
comunicaciones ociales internas, para el envío de las
comunicaciones ociales externas y para la Recepción
de las Comunicaciones Ociales externas; de igual
forma se requiere actualizar y simplicar los demás
procedimientos del Proceso Gestión Documental
mencionados anteriormente.
RESUELVE:
ARTÍCULO PRIMERO. Unicar los Procedimientos:
para la Proyección, Envío y Recepción de Comu-
nicaciones Ociales Internas; para el Envío de las
Comunicaciones Ociales Externas y para la Recep-
ción de las Comunicaciones Ociales Externas en el
Procedimiento Gestión de Comunicaciones Ociales
el cual hará parte del Proceso Gestión Documental de
la Contraloría de Bogotá, D.C.
ARTÍCULO SEGUNDO. Modicar el nombre del Pro-
cedimiento para la conservación, seguridad y recupe-
ración de los registros en archivos de gestión y archivo
central por el de procedimiento para la conservación,
seguridad y recuperación de los documentos en archi-
vos de gestión y archivo central.
ARTÍCULO TERCERO. Adoptar y codicar la nueva
versión de los siguientes procedimientos dentro del
Proceso Gestión Documental PGD:
No Documento Código Versión
1Procedimiento para la actualización y aplicación de las tablas de retención do-
cumental PGD-03 7.0
2Procedimiento para la conservación, seguridad y recuperación de los documentos
en archivo de gestión y archivo central PGD-04 5.0
3Procedimiento para la organización y transferencias documentales PGD-05 7.0
4 Procedimiento para consulta o préstamo de documentos PGD-06 6.0
5Procedimiento gestión de comunicaciones ociales PGD-07 6.0
6Procedimiento para la actualización de los instrumentos de gestión de información
pública. PGD-08 2.0
7 Procedimiento para gestión de documentos electrónicos de archivo PGD-09 2.0
8 Procedimiento para la elaboración y control de resoluciones PGD-10 3.0
ARTÍCULO CUARTO. Es responsabilidad de los Di-
rectores, Subdirectores, Jefes de Ocina y Gerentes
velar por la divulgación y cumplimiento de los proce-
dimientos adoptados.
ARTÍCULO QUINTO. La presente Resolución rige
a partir de la fecha de su publicación y deroga las
disposiciones que le sean contrarias en especial los
numerales 3, 6, 7 y 8 del artículo segundo de la Reso-
lución Reglamentaria No. 053 de diciembre 6 de 2013,
los numerales 1, 2 y 3 del artículo 3 de la Resolución
Reglamentaria No. 038 de noviembre 2 de 2016, la
Resolución Reglamentaria No. 067 de diciembre 15
de 2015 y la Resolución Reglamentaria No. 024 de
agosto 4 de 2016.
PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE
Dada en Bogotá, D.C., a los veintiocho (28) días
del mes de diciembre de dos mil diecisiete (2017).
ANDRÉS CASTRO FRANCO
Contralor de Bogotá D. C. (E.F)
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REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 51 • Número 6227 • pP. 1-103 • 2018 • ENERO • 2
PROCEDIMIENTO PARA LA
ACTUALIZACIO N Y APLICACIO N DE
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
TRD
Código formato: PGD-02-05
Versión: 11.0
Código documento: PGD-03
Versión: 7.0
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Aprobación Revisión Técnica
Firma:
Nombre: Maria Margarita Forero Moreno Grace Smith Rodado Yate
Cargo: Subdirectora Administrativa Directora Técnica
Dependencia:
Subdirección de Servicios Generales
Dirección de Planeación
R.R. Nº 041 Fecha 28 DE DICIEMBRE DE 2017
1. OBJETIVO(S):
Definir las directrices técnicas y administrativas para la continua actualización e implementación
del instrumento Archivístico “Tablas de Retención Documental - TRD”, así como el mecanismos
de verificación y seguimiento a su aplicación, con el fin de racionalizar la producción documental
de los Archivos de Gestión y Central, como parte integral del Programa de Gestión Documental
de la Contraloría de Bogotá, D.C.
2. ALCANCE:
Inicia con la identificación del cambio estructural o funcional que afecta la TRD, dando origen a la
necesidad de actualizar este instrumento y finalizando con la elaboración del informe dirigido a la
Oficina Asesora de Control Interno, en caso de incumplimiento en la aplicación de las TRD para
tomar acciones.
3. BASE LEGAL:
NORMA FECHA DESCRIPCIÓN
Ley Nº 594 14-Jul-2000
Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan
otras disposiciones.
Decreto
Nº 514 20-Dic-2006
Por el cual se establece que toda entidad pública a nivel Distrital debe
tener un Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos (SIGA)
como parte del Sistema de Información
Administrativa del Sector
Público.
Decreto
Nº 1080 26-May-2015
Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del sector
cultura artículo
2.8.2.5.8. Instrumentos archivísticos para la gestión
documental.
Acuerdo
Nº 42 AGN 31-Oct-2002
Por el cual se establecen los criterios para la organización de los
archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que
cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y
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